Ang human resources system (HRS) ay isang sistema ng impormasyon sa teknolohiya na kumukuha, nag-iimbak at namamahagi ng impormasyon na may kaugnayan sa mga kasanayan, patakaran at pamamahala ng mga human resources sa isang samahan. Ito ay kilala rin bilang isang human resources management system (HRMS), human resources information system (HRIS), human capital management system (HCMS) at human resources information technology (HRIT). Ang isang HRS ay tumutulong sa isang samahan na pamahalaan ang lahat ng mga kumplikado at interconnected aspeto ng mga mapagkukunan ng tao, kabilang ang pagsunod sa mga batas sa pagtatrabaho ng pederal at estado.
HMS Structure
Ang isang HRS ay nagtutulak ng mga pag-andar ng pamamahala ng mga mahalagang tao, tulad ng pamamahala ng empleyado, kabayaran at benepisyo, at suporta sa desisyon. Ito ay binubuo ng isang hanay ng mga pinagsama-samang mga database na naka-link sa functional yunit ng pagpoproseso, tulad ng pagkuha, oras at pagdalo, pagbabayad, mga benepisyo at pensiyon, mga kasanayan sa empleyado at pagsasanay. Dahil ang mga database ay isinama, ang pangunahing impormasyon, tulad ng pangalan ng empleyado, address at numero ng Social Security, kailangan lamang na ipasok nang isang beses, pagkatapos na ang lahat ng mga yunit ng pagpoproseso ng pagganap ay maaaring kunin at gamitin ang impormasyon.
Pamamahala ng Empleyado
Kinukuha ng HRS ang lahat ng impormasyon tungkol sa mga empleyado mula sa kanilang unang aplikasyon para sa trabaho sa kanilang huling suweldo. Nakukuha nito ang pangunahing impormasyon sa pagkilala, mga takdang-trabaho, impormasyon sa pagganap, rate ng pagbabayad, imbentaryo ng kasanayan sa empleyado at kasaysayan ng pagsasanay. Ang impormasyon na nakuha sa database ng empleyado ng empleyado ay ginagamit din para sa kinakailangang pag-uulat ng pagsunod para sa Equal Employment Opportunity Commission (EEOC), tulad ng edad, kasarian, bansang pinagmulan, lahi at kapansanan.
Compensation and Benefits
Ang mga kompensasyon at mga benepisyo ng HRS ay nagtitipon ng impormasyon sa mga oras na nagtrabaho at ginagamit ito upang makalkula ang mga sahod, halaga ng mga buwis sa pederal at estado at iba pang mga pagbabawas, tulad ng mga health insurance at mga pagreretiro sa pagreretiro. Ang sistema ay bumubuo ng mga paycheck o deposito nang direkta magbayad sa mga bank account ng empleyado. Kinakalkula din nito ang nakuha bakasyon at sick leave na may pay-period at taun-taon na mga kabuuan.
Suporta sa Desisyon
Pinapasimple ng HRS ang mga aktibidad sa pag-uulat at pagdedesisyon sa pamamagitan ng pagbuo ng karaniwang mga ulat ng human resources, tulad ng suweldo, bagong hires at paglilipat ng empleyado. Ginagamit ang impormasyong ito upang pamahalaan ang negosyo, sukatin ang pagganap at plano ng organisasyon para sa hinaharap. Pinahihintulutan din ng isang HRS ang mga user na bumuo ng mga espesyal na ulat upang pag-aralan ang ilang mga sitwasyon at tukuyin ang mga uso, tulad ng nadagdagang paglilipat ng empleyado sa isang lugar ng samahan.
Pagbabahagi ng Impormasyon
Ang mga sistema ng human resources ay nagpapabilis sa pagbabahagi ng impormasyon at pagsasama sa iba pang mga mahahalagang sistema ng negosyo ng organisasyon, kabilang ang pinansya, accounting at supply chain. Pinapayagan din nila ang pagbabahagi ng data sa mga third party, tulad ng mga ulat para sa mga regulatory agency at paglipat ng data patungo sa at mula sa mga health insurance at administrator ng pagreretiro.
Employee Self-Service
Kasama sa maraming mga mapagkukunan ng sistema ng isang empleyado self-service function na nagpapatakbo sa pamamagitan ng isang intranet link - isang kumpanya na pag-aari secure at pribadong website. Gamit ang website na ito, maaaring i-update ng mga empleyado ang kanilang personal na impormasyon, ipasok ang kanilang mga oras na nagtrabaho, magparehistro para sa pagsasanay at tingnan ang kanilang naipon na bakasyon at sick leave nang hindi kinakailangang makipag-ugnay sa isang kinatawan ng human resources. Maaaring hanapin ng mga empleyado ang kanilang impormasyon mula sa computer sa kanilang mga mesa, isang laptop computer o mula sa isang kiosk sa computer na matatagpuan sa sahig ng pabrika o sa bodega.
