Ang isang sistema ng pamamahala ng mapagkukunan ng tao ay maaaring tumagal ng anyo ng isang sistema ng pamamahala ng impormasyon. Ang isang organisasyon ay gumagamit ng isang HRMS upang pamahalaan ang impormasyon tungkol sa lakas ng trabaho nito. Ang impormasyon na ito ay tumutulong sa mga tagapamahala at mga propesyonal sa HR na gumawa ng mga desisyon tungkol sa mga empleyado Kung wala ang tamang impormasyon na magagamit sa mga gumagawa ng desisyon, ang isang HRMS ay may ilang mga application na lampas sa pag-iingat at pag-uulat ng record.
Di-awtorisadong Pag-access
Kapag ang isang organisasyon ay nangongolekta ng personal na data tungkol sa mga empleyado nito sa isang HRMS, ang ilang mga panganib sa seguridad ay maaaring lumitaw. Ang isang organisasyon ay gumugol ng mga pondo upang mapanatiling ligtas ang pribadong impormasyon ng empleyado laban sa panloob at panlabas na pagbabanta. Ang isang kawalan ng elektronikong HRMS ay dapat mangolekta ang isang organisasyon ng impormasyon tungkol sa kung sino ang nag-access ng pribadong impormasyon ng empleyado. Ang data na ito ay nangangailangan ng pag-follow up sa isang proseso ng pag-audit, na maaaring magresulta sa pagdisiplina o pag-uusig ng isang empleyado na nag-access ng data ng empleyado nang walang pahintulot o walang opisyal na layunin.
Espesyal na Kaalaman
Ang pangangailangan para sa kontrol ng data ay isa pang potensyal na kawalan ng isang HRMS. Ang kontrol ng data na ito ay umaabot nang lampas sa hindi awtorisadong pag-access ng pribadong impormasyon ng empleyado. Ang isang organisasyon na gumagamit ng isang HRMS tulad ng PeopleSoft ay dapat gumamit ng sariling hanay ng mga teknikal na kawani sa programa, i-troubleshoot, i-update at suportahan ang sistema. Habang ang isang HRMS ay maaaring makatulong sa isang samahan mabawasan ang gastos ng mga tauhan ng HR, maaari itong taasan ang mga kinakailangan para sa mga teknikal na kawani na may kaalaman na tiyak sa HRMS solusyon.
Mga Error sa Data Entry
Ang isang HRMS ay isa lamang kasing ganda ng mga taong programmer nito at mga end user. Ang mga taong may mataas na antas ng pag-access, tulad ng mga taong nag-a-update ng isang HR file ng master, ay maaaring makapasok sa maling impormasyon nang sadya o sa error. Kung ang data ay hindi wasto na na-update, nagbago o nawala, ang isang organisasyon ay maaaring harapin ang mga multa ng pamahalaan at iba pang mga gastos na nauugnay sa pinsala sa HR master file. Pumili ng isang sistema na may maraming mga panloob na kontrol upang ang isang empleyado ay hindi maaaring gumawa ng mga pagbabago sa master file ng iyong kumpanya.
