Upang maisaayos ang matagumpay na hapunan ng fundraiser kailangan mong magplano ng mabuti, at alamin ang iyong donor base at ang komunidad ang mga benepisyaryo sa huli ay mga benepisyo. Ang paggawa ng isang mahusay na halaga ng mga footwork maagang ng panahon ay maaaring i-save ang lahat ng sakit ng ulo. Kung ikaw ay isang kaganapan coordinator para sa isang hindi pangkalakal o isang masigasig na boluntaryo, may ilang mga hakbang na maaari mong gawin upang makatulong sa pull off ng isang kumikitang venture.
Itaguyod ang iyong badyet. Ang pag-unawa sa mga pondo na mayroon ka ay magpapasiya kung anong uri ng hapunan ng fundraiser ang maaari mong hawakan. Ang isang bagay na mag-iisip tungkol sa kapag nagpapakonsulta sa pera ay magtanong kung ang isang mahuhusay na high-end (at mataas na gastos) na fundraiser ay sa katapusan ay makikinabang sa samahan. Minsan ang isang scrappy, katutubo kapakanan ay maaaring dalhin tulad ng maraming pera na walang lahat ng mga paunang gastos. Ang pagkamalikhain ay susi.
Humingi ng tulong. Ang mga pangyayaring ito, kahit na tila sila ay maliit sa pasimula, ay may isang paraan ng pagiging mas malaki kaysa sa aming naisip. Subukan na huwag gawin ang masyadong maraming sa iyong sarili; humingi ng mga boluntaryo upang tumulong sa listahan ng bisita, paglilinis, kagamitan sa pagmamaneho o kung ano ang mayroon ka. Ang pagkuha ng iba pang mga tao sa board ay nagpapahintulot din sa mga tao na mag-ambag sa isang dahilan na pinaniniwalaan nila.
Kilalanin ang lugar sa lalong madaling panahon upang magreserba ito. Saan gaganapin ang hapong ito? Magiging maliit ba ang pangyayari na maaaring gawin sa bahay ng isang tao o hinahanap mo bang lumikha ng isang mas malaking kaganapan? Subukan na tingnan ang mga opsyon na mas mababa ang gastos bago magsama ng isang bulwagan; maaari kang magkaroon ng isang pilantropo sa iyong komunidad na pinapaboran ang iyong layunin at magiging handang ipaalam sa iyo ang kanyang tahanan bilang isang paraan ng donasyon. Gayundin, magtanong pagkatapos ng mga sentrong pangkomunidad, mga simbahan at paaralang elementarya na ang mga pasilidad ay maaaring magamit nang kaunti o walang gastos.
Tukuyin kung sino ang ihahanda ang hapunan at kung paano. Ang pangyayaring ito ay magiging karapat-dapat sa propesyonal o ang pagkain ay gagawin ng mga miyembro ng samahan? Halimbawa, ang isang hapunan ng fundraiser ay maaaring lutuin ng mga batang elementarya. Ang isang pangkat ng mga bata ay maaaring nais na itaas ang pera para sa isang lokal na dahilan at maaari silang makatulong na lumikha ng isang simpleng pagkain na niluluto at pinaglilingkuran nila ang kanilang sarili.
Anyayahan ang mga bisita. Kumuha ng isang buong listahan ng mga nakalipas at kasalukuyang mga donor, at ipamahagi ang mga imbitasyon. Kung ikaw ay isang boluntaryo at walang agarang access sa database na ito, tawagan ang kawanggawa at hilingin na makipag-usap sa isang direktor o kinatawan ng media upang makakuha ng isang kasalukuyang listahan. Maraming mga organisasyon ang gumagamit ng mga site ng email at social networking upang makuha ang salita tungkol sa kanilang mga kaganapan. Ito ay nagse-save ng isang napakalaking halaga ng pera sa mga gastos sa papel at pagpapadala.
Magtalaga ng entertainment. Magandang ideya na magkaroon ng isang bagay maliban sa hapunan upang aliwin ang iyong mga donor. Kung ito ay isang fundraiser para sa isang musika o paaralan ng sayaw, isang pagsasalaysay ay magkakasunod. Maaaring hilingin ng fundraiser ng kabataan sports ang mga lokal na cheerleaders upang magsagawa ng ilang mga gawain, o marahil hilingin sa mga bata na maghanda ng maikli at nakakatawa na skit kung bakit kailangan nila ng pera upang magpatuloy sa kanilang mga aktibidad. Ang pagpapakita ng isang maikling pelikula tungkol sa iyong dahilan ay maaaring maging isang malakas na paraan upang ilarawan kung gaano kahalaga ang sanhi sa iyong komunidad.
Regular na sundin bago ang kaganapan. Maaari kang magpaplano ng kaganapang ito para sa anim na buwan sa kalsada, kaya magandang ideya na mag-check mula sa oras-oras upang matiyak na ang mga bagay ay nasa track pa rin. Ito ay hindi kailangang maging isang lingguhang tawag sa telepono sa tagapagtustos, ngunit dapat kang hindi bababa sa isang tawag sa loob ng ilang linggo bago bungkalin ang anumang mga huling minuto na mga detalye na maaaring kailanganing isagawa.
