Sa tuwing ang isang tao ay nag-aaplay para sa isang trabaho, pautang o pag-upa, maaari nilang asahan na magkaroon ng kanilang status sa trabaho na napatunayan ng prospective employer, tagapagpahiram o may-ari. Ang pagpadala ng isang sulat ng kahilingan para sa isang sertipiko ng pagtatrabaho ay nagbibigay ng isang plataporma para sa tatanggap na tumugon sa impormasyong totoo at ibinigay sa mabuting pananampalataya, at pinapayagan din nito na ipasadya ang kahilingan. Halimbawa, maaaring kailanganin ng isang kasero na i-verify ang trabaho at kasalukuyang sahod ng isang prospective na nangungupahan, ang isang nagpapahiram ay maaaring interesado sa pagtaas ng sahod sa hinaharap, at maaaring mangailangan ng isang mas maagang impormasyon tungkol sa petsa ng trabaho ng aplikante, posisyon at kasaysayan ng sahod.
Kumuha ng Pahintulot at Mahalagang Impormasyon
Kailangan mo munang kumuha ng nakasulat na pahintulot mula sa aplikante dahil ang karamihan sa mga kumpanya ay hindi maglalabas ng impormasyon tungkol sa isang kasalukuyang o dating empleyado nang walang pahintulot na nakasulat. Ang isang paraan upang gawin ito ay ang pag-sign ng aplikante ng isang form ng pahintulot. Ang isa pang paraan ay upang isama ang isang seksyon ng pahintulot sa sulat ng kahilingan sa sertipiko ng trabaho. Dapat mong hilingin sa aplikante na magbigay ng tamang pangalan at mailing address para sa tatanggap. Ang impormasyon na ito ay maaaring mag-iba nang malaki, depende sa employer. Halimbawa, ang contact ay maaaring ang departamento ng human resources sa isang malaking kumpanya o may-ari ng negosyo sa isang mas maliit na kumpanya.
Gamitin ang Format ng Liham ng Negosyo
Ang ilang mga tagapag-empleyo ay gumagamit ng isang standard na form para sa mga kahilingan sa pagpapatunay ng trabaho. Gayunpaman, iniiwan ng iba ang format at pagsasalita ng kahilingan sa iyo. Kung sinusulat mo ang sulat nang walang opisyal na patnubay, gumamit ng isang karaniwang format ng sulat ng negosyo at panatilihin ang kahilingan na maikli at to-point.
Kumuha ng Straight to the Point
Gamitin ang pambungad na talata ng sulat upang sabihin ang layunin ng pahintulot ng sulat at address. Halimbawa, buksan ang isang pahayag gaya ng "Nagsusumite ako ng isang kahilingan para sa pagpapatunay sa pag-empleyo." Sundin ito sa pamamagitan ng pagtukoy sa nakumpletong pagsang-ayon ng pahintulot. Bilang alternatibo, ipasok ang dalawang linya bago ang pagbati kung saan nagbibigay ang aplikante ng nakasulat na pahintulot. Ang isang simpleng pahayag tulad ng "Pinapahintulutan ko ang pagpapalabas ng impormasyon sa aking trabaho sa (kumpanya o indibidwal)," kasunod ng pirma ng aplikante sa isang hiwalay na linya ay sapat.
Tukuyin ang Mga Kinakailangan sa Pag-verify mo
Susunod, tukuyin ang kinakailangang impormasyon sa pangalawang talata gamit ang isang listahan o format ng bullet point. Kahit na ang mga partikular na kinakailangan sa seksyon na ito ay mag-iiba ayon sa iyong mga pangangailangan at kung nakikipag-ugnay ka sa isang kasalukuyang o dating tagapag-empleyo, karaniwan ito ay kinabibilangan ng:
- Buong pangalan ng aplikante
- Posisyon sa Trabaho
- Mga petsa ng pagtatrabaho
- Pay rate o taunang suweldo
- Para sa kasalukuyang empleyado, hilingin sa employer na ipahiwatig kung ang posisyon ay pansamantala o permanenteng
- Para sa isang kasalukuyang empleyado, hilingin sa employer na ipahiwatig kung ang bayad ng aplikante ay inaasahan na manatiling pareho o magbago sa loob ng susunod na 12 buwan
Tapusin ang Sulat
Matapos tukuyin ang mga kinakailangan sa pag-verify, ibigay ang iyong pangalan at impormasyon ng contact sa ikatlong talata. Pinapayagan nito ang kumpanya na makipag-ugnay sa iyo kung kailangan nilang makipag-usap sa iyo sa telepono. Magdagdag ng pagsasara sa sulat tulad ng "Taos-puso" o "Nang gumagalang." Panghuli, isara ang sulat sa pamamagitan ng pag-print at pag-sign sa iyong pangalan, at pagpasok sa petsa ng kahilingan.
