Ang memo - maikli para sa memorandum - ay isang nakasulat na komunikasyon na nagtatala ng impormasyong ibabahagi sa isang pangkat ng mga tao sa isang propesyonal na setting. Kahit na ang mga memo ay maaaring naka-format sa iba't ibang mga template, mahalaga na isama ang mga makabuluhang bahagi ng isang memo upang ang iyong memo ay maglingkod bilang isang epektibong tool sa komunikasyon.
Pamagat
Ang isang memo ay dapat magkaroon ng isang heading na tumutukoy sa nagpadala, ang addressee, ang petsa at ang paksa. Kapag isinama mo ang pangalan ng isang indibidwal sa memo, isulat ang kanyang pamagat ng trabaho pagkatapos nito. Isama ang iyong sariling pamagat ng trabaho pagkatapos ng iyong pangalan sa patlang na "Mula". Ang heading ay papunta sa tuktok ng memo, nauuna ang teksto. Kung ang memo ay kagyat, maaari itong maging karaniwan sa iyong opisina upang isulat ang salitang "Urgent" sa itaas ng heading.
Ang pangkalahatang-ideya, na kung saan ay pagkatapos ng heading, ipaliwanag nang maikli ang nilalaman ng memo. Sa pangkalahatang ideya, ipakilala ang layunin ng memo, tulad ng pagpapakita ng ideya o pagtugon sa isang takdang-aralin na ibinigay sa iyo. Ang pangkalahatang-ideya ay nagbibigay sa mambabasa ng isang pangunahing ideya kung ano ang memo ay tungkol sa upang siya ay maaaring magpasiya kung basahin ang memo kaagad o mamaya.
Konteksto
Ang seksyon ng konteksto ng memo ay nagbibigay ng background sa impormasyong ipinakita. Tinutulungan nito ang mambabasa na maunawaan ang koneksyon ng memo sa mga pakikitungo sa negosyo. Halimbawa, maaari mong isulat, "Dahil sa mga advanced na protocol ng teknolohiya …" Ang pariralang ito, at iba pa na tulad nito, tulungan ang mambabasa na ilagay ang memo sa konteksto sa kung ano pa ang nangyayari sa negosyo.
Mga Gawain at Resolusyon
Kung ang layunin ng iyong memo ay upang ipaliwanag ang mga gawain na gagawin mo bilang tugon sa konteksto, maaari mong sabihin ito sa susunod na bahagi ng memo. Halimbawa, maaari mong sabihin, "Pagtingin ko sa pananaliksik sa merkado para sa teknolohiya …" Binibigyan nito ang mambabasa ng isang ideya ng mga susunod na hakbang na iyong kinukuha. Kung ang iyong memo ay magpakita ng resolusyon, maaari mong isulat, "Ang aking mga napag-alaman na ang bagong teknolohiya ay hindi makikinabang sa aming kumpanya dahil …"
Mga Detalye
Ang ilang mga memo ay tumawag para sa pagsasama ng mga detalye. Kung kailangan mong isama ang mga istatistika, data o impormasyon sa pananaliksik sa merkado, ibigay ang mga detalye sa isang bagong talata. Ang mga sumusuportang ideya ay kilala bilang bahagi ng talakayan ng memo.
Konklusyon
I-wrap ang iyong memo sa isang maikling konklusyon na nagsasabi sa mambabasa kung ano ang inaasahan mong nakuha niya mula sa pagbabasa nito. Ang pagsasara ng segment ay dapat ding ipaalam sa mambabasa na tinatanggap mo ang mga tanong o komento para sa talakayan.
Mga Attachment
Kung sumangguni ka sa mga graph, chart, mga patakaran, mga ulat, minuto o iba pang mga dokumento ng negosyo sa iyong memo, ilakip ang mga ito sa likod ng memo. Isama sa pahina ng memo ang isang tala sa ibaba na ang isa o higit pang mga dokumento ay nakalakip.
