Ang pagsulat ng isang invoice para sa mga oras na nagtrabaho, o isang partikular na serbisyo na ibinigay sa ibang negosyo o indibidwal, ay nangangailangan ng isang bahagyang iba't ibang diskarte kaysa sa ginagamit para sa pagbebenta ng isang tiyak na produkto. Kaysa sa pagkolekta ng isang itinatag na tingi o pakyawan presyo, ikaw ay pagsingil alinman para sa oras na nagtrabaho sa isang napagkasunduan rate, o isang partikular na serbisyo na isinagawa para sa isang napagkasunduang presyo. Ang pag-invoice para sa mga serbisyo na ibinigay ay nangangailangan ng pansin sa detalye.
Makipagkomunika sa iyong mga kliyente kung kailan at kung papaano mo i-invoice ang mga ito para sa iyong trabaho. Kung nag-invoice ka ng isang bahagi upfront bago simula ng isang proyekto, kailangan mong ipaalam sa iyong mga kliyente. Kung nag-uukol ka ng trabaho sa halip na maghintay hanggang sa makumpleto ang kontrata, siguraduhin na ang iyong kliyente ay may kasunduan. Maraming mga maliliit na negosyo invoice sa elektronikong paraan. Ipaalam sa iyong mga kliyente na makatatanggap sila ng mga invoice sa email lamang upang hindi nila sinasadyang tanggalin ang mga ito.
Panatilihin ang mahusay na mga tala. Pagsamahin ang mga talaan ng mga petsa at oras na nagtrabaho at ang likas na katangian ng mga serbisyong ibinigay. Suriin ang iyong kasunduan sa proyekto o kontrata ng serbisyo upang i-refresh ang iyong memorya tungkol sa mga tukoy na termino. I-verify ang pangalan at address. Isama ang numero ng sanggunian ng billing client, kung mayroong isa.Isama ang iyong sariling file reference number, kung naaangkop.
Gumamit ng isang simpleng format. Ginagawa nitong mas mahusay ang proseso ng pag-invoice. Maaari ka ring gumamit ng program ng software upang ilagay sa pamantayan ang iyong format ng invoice. Ang iyong invoice ay dapat magsama ng mga patlang para sa mga numero ng sanggunian sa invoice, petsa ng pagsingil, pangalan at address ng negosyo, at ang pangalan ng tagapangasiwa ng korte na ipinadala ang invoice. Mag-iwan ng sapat na espasyo upang i-itemize ang mga serbisyong nai-render kasama ng naaangkop na proyekto o mga code ng produkto.
Tukuyin ang halaga ng invoice. Ang mga oras ay maaaring ang aktwal na oras ng serbisyo na iyong ibinigay sa isang napagkasunduan sa oras-oras na rate, o sa mga partikular na serbisyo na iyong ibinigay para sa halaga ng invoice. Halimbawa, kung nagtatayo ka ng isang balkonahe, maaari mong iguhit ang plano, pinili ang kahoy at inilagay ang pundasyon para sa frame sa panahon ng isang panahon ng pagsingil. Maaari mong ilista ang mga aktibidad at tukuyin ang isang halaga ng lump-sum invoice. O, maaari mong ilista ang bawat aktibidad nang magkahiwalay, ipahiwatig ang mga oras na nagtrabaho para sa bawat isa, at pagkatapos ay kalkulahin ang halaga ng invoice sa pamamagitan ng pagpaparami ng mga oras na nagtrabaho at ang oras-oras na rate.
Isama ang mga sumusuportang dokumento kung naaangkop. Halimbawa, kung kailangan mong gumamit ng mga serbisyo ng courier o pagdaragdag ng mga serbisyo upang makumpleto ang mga gawain, ilakip ang mga kopya ng mga resibo.
