Kapag nagpaplano ng isang pulong sa isang hotel, gugustuhin mong matiyak na ang benta ng departamento ay nakukuha nang tama ang mga pangangailangan ng iyong grupo upang hindi ka mabigyan ng sobra. Ang iyong contact sa hotel ay lilikha ng resume ng grupo para sa iyong pagpupulong upang ibahagi sa iba pang mga kagawaran at masiguro ang anumang kailangan mo sa hotel ay ipagkakaloob. Ang isang resume ng pangkat ay isang profile na kinabibilangan ng layunin ng iyong samahan para sa pagpupulong sa hotel, bilang ng mga taong pumapasok, ang bilang ng mga sleeping room at mga puwang ng paradahan na kinakailangan, pagtutustos ng pagkain at iba pang mga functional na pangangailangan na ang hotel ay magiging instrumental sa pagbibigay. Ang profile na ito ay dapat na nilikha tungkol sa 14 araw bago ang iyong kaganapan upang gawin ang iyong timeline magkasya nang naaayon.
Isulat ang lahat ng kailangan mo para sa pagpupulong at ibigay ito sa iyong mga contact sa benta ng hotel upang matiyak na ang hotel ay may mga mapagkukunan upang matugunan ang iyong mga pangangailangan. Ang mga pagkain, meryenda, mga puwang sa paradahan, mga kuwarto sa paglalakad at mga silid sa magdamag ay mga halimbawa ng mga bagay na dapat mong ibahagi sa mga kontak sa pagbebenta. Ito ay magbibigay sa kanya ng isang paunang ideya para sa iyong pangitain ng pulong at ang papel ng hotel sa pagpapatakbo nito nang maayos. Siya ay maaaring magbigay ng isang standard na form para sa iyo upang punan upang makuha ang impormasyon na ito.
Gumawa ng mga takdang petsa para sa mga pagrerehistro ng pulong ng kalahok na may paggalang sa timeline na kinakailangan ng iyong mga contact sa benta sa hotel upang ipaalam sa mga kawani ng iyong mga pangangailangan sa pagpupulong. Gumamit ng mga insentibo upang hikayatin ang maagang rehistrasyon, kabilang ang mga diskwento sa pagpaparehistro ng diskwento o mga perks sa pagpupulong Tiyakin na alam ng mga kalahok kung anong magagamit para sa paggamit sa hotel at isaalang-alang ang pagsama ng pagpaparehistro para sa mga karagdagang gawain sa iyong form. Ang mga spa treatment, non-meeting dinners at excursion activities ay mga item na maaari mong isama kung ang hotel ay may mga mapagkukunan upang bigyan sila at natutugunan nila ang saklaw ng iyong pagpupulong.
Makipagkomunika sa iyong mga contact sa benta sa sandaling lumalampas ka sa iyong huling takdang petsa upang matiyak na mayroon siyang bilang ng mga taong pumapasok at kung ano ang kakailanganin mula sa hotel. Base anumang karagdagang mga numero sa komunikasyon na natanggap mo mula sa mga potensyal na kalahok na nais na dumalo ngunit nagnanais na magparehistro sa site, at makasaysayang mga numero para sa on-site registration.
Humiling ng pagrerepaso ng iyong grupo na ipagpatuloy ang dalawang linggo bago ang iyong pagpupulong. Sa panahong ito, ang resume ng grupo ay nilikha at magiging handa na maibahagi sa natitirang bahagi ng hotel. Gusto mong tiyakin na ang mga numero at aktibidad na nakuha ng contact sa mga benta ay tumutugma sa iyong mga numero at mga aktibidad na pinlano para sa pulong. Magtanong ng mga katanungan upang matiyak na nauunawaan mo ang bawat line item na sinusuri mo. Dalhin ang anumang mga pagkakaiba sa pansin ng iyong mga contact sa benta kaagad.
Suriin ang iyong invoice mula sa hotel at itugma ito laban sa impormasyon na iyong nasuri sa resume ng iyong grupo at impormasyon sa pagpaparehistro ng iyong organisasyon sa sandaling matapos ang pulong. Suriin ang mga kamalian at mga overcharging. Kung makakita ka ng anumang, makipag-ugnay sa iyong mga contact sa benta at ang sales manager upang maitama sila nang naaayon.
Mga Tip
-
Humiling ng isang pisikal na kopya ng iyong grupo na ipagpatuloy bago ang iyong pagpupulong upang mapanatili sa iyong mga rekord. Suriin ang mga pormularyo ng resume ng sample na grupo upang magkaroon ng ideya kung ano ang kailangan ng departamento sa pagbebenta ng hotel nang maaga. Makipagkomunika sa anumang mga pangunahing pagbabago na makakaapekto sa iyong pagdalo sa pagpupulong sa lalong madaling panahon.
