Kapag nagpapaalam sa isang empleyado, tagapagtustos o may-hawak ng patakaran na ang kanilang kontrata ay hindi na-renew, kakailanganin mong magpadala ng isang hindi-renewal na sulat. Ang pagsusulat ng liham na ito na may taktika at propesyonalismo ay maaaring mapadali ang isang mabuting paghihiwalay, hindi upang mailakip ang pag-save ng oras at pighati. Ito ay isang medyo nakakalito mapaglalangan; ang di-pag-renew na sulat ay dapat na balanse sa pagitan ng isang matatag na nakasaad na posisyon at pagiging sensitibo sa emosyon ng tatanggap.
Malinaw na Iyong Layunin
Malinaw na ipahayag ang iyong layunin. Maaaring buksan ng kapintasan ang pinto para sa pagkalito mamaya. Matapos ihayag ang pangalan ng negosyo o organisasyon na pinag-uusapan, ipaliwanag na hindi binago ang mambabasa. Para sa higit pang mga sensitibong usapin, tulad ng isang posisyon sa trabaho, dapat sundin ng sulat ang isang tawag sa telepono o personal na pagpupulong na nagpapaliwanag sa maikli ang mga dahilan para sa di-pagpapanibago.
Halimbawa:
Natatanggap mo ang liham na ito dahil sa kasalukuyan ay nagbibigay kami ng isang buwanang serbisyo sa kape para sa aming opisina na dapat naming kanselahin ang epektibong susunod na buwan.
Ibigay ang Backstory
Magbigay ng tapat na dahilan para sa hindi pag-renew. Ang iyong tatanggap ay nararapat ng isang wastong paliwanag para sa desisyon. Sa maraming mga kaso, ang dahilan ay maaaring maging kasing simple ng isang pagbabago sa patakaran, pagbawas ng badyet, o regular na pagwawakas ng posisyon. Kung ang desisyon ay batay sa mahinang pagganap, sabihin ito sa isang halimbawa. Iwasan ang cattiness o overly accusatory statements; sa halip, manatiling kalmado at propesyonal. Tiyaking mayroon kang tiyak na mga ulat sa insidente upang i-back up ang anumang mga pahayag ng maling gawain o hindi magandang pagganap kung ang desisyon ay may katanungan.
Halimbawa:
Ikaw ay hindi na-renew dahil sa iyong pagganap sa kapasidad sa trabaho, lalo na sa mga tuntunin ng kauntat sa panahon at pangako sa trabaho.
Talakayin ang Mga Magagamit na Opsyon
Ipaliwanag ang mga opsyon na magagamit sa tatanggap. Para sa isang pagbabago ng patakaran, magbigay ng mga alternatibo at isang tiyak na petsa ng pagwawakas. Sa isang kontrata sa lugar ng pinagtatrabahuhan o supplier na hindi na-renew, kritikal na hindi lamang magbigay ng time frame, ngunit mga tagubilin patungkol sa natitirang oras ng bakasyon at mga responsibilidad. Ito rin ay isang pagkakataon, kung pipiliin mo, upang ipaalam sa tatanggap ang tungkol sa proseso ng pag-apila sa di-pagpapanibago. Magbigay ng impormasyon ng contact para sa taong namamahala sa prosesong iyon o isang link sa naaangkop na website para sa karagdagang impormasyon.
Halimbawa:
Pakitandaan na ang iyong serbisyo sa amin ay magwawakas ng epektibong Pebrero 1. Habang hindi kami kasalukuyang nangangailangan ng iyong mga serbisyo, maaari naming sa hinaharap habang lumalawak ang aming badyet, kaya't siguraduhing bumalik sa amin mamaya sa taon habang muling sinusuri namin ang aming mga pangangailangan.
Ibinaba ang pagiging politiko
Maging magalang. Sa maraming mga kaso, ang isang di-pagpapanibago ay isang sorpresa sa tatanggap, at ito ay maaaring maging isang matigas na sulat upang mabasa na kadalasang kumakatawan sa isang pangunahing buhay o pagbabagong kita. Salamat sa empleyado, may-hawak ng patakaran o tagapagtustos para sa kanilang oras at kontribusyon sa negosyo at, kung naaangkop, hilingin sa kanila ang kapalaran sa kanilang mga pagsisikap sa hinaharap. Gayunpaman, hindi mo sinasadya ang anumang mga pagdududa o pagdududa tungkol sa desisyon, dahil ito ay maaaring magmungkahi sa tatanggap na dapat niyang kontrahin ang desisyon, o kahit na dalhin ito sa korte.
Halimbawa:
Salamat sa mahalagang kontribusyon na ginawa mo sa aming negosyo. Nais naming luck sa mga pagsisikap sa hinaharap.
Ang Wastong Format
Lagdaan ang titik sa iyong pangalan at posisyon. Bigyan ang iyong pamagat at impormasyon ng contact upang maunawaan ng tatanggap ang iyong awtoridad sa desisyon at makakabalik sa iyo ng mga tanong. Kung nag-uulat ka lamang ng isang pagbabago sa patakaran, idagdag na ang di-pagpapanibago ay alinsunod sa patakarang iyon, at ilakip ito para sa sanggunian.
Maging Sigurado na Basahin ang Maliit na Print
Kung mayroon kang isang nakasulat na kontrata sa tao o serbisyo na iyong pinipili na huwag mag-renew, siguraduhing mabasa ang mahusay na pag-print. Maaaring may mga detalye tungkol sa kung paano at kung kailan maaari mong wakasan ang kontrata na dapat mong sundin upang hindi ka tumakbo sa isang paglabag sa sitwasyon ng kontrata. Kung ito ay isang awtomatikong renew ng kontrata, tulad ng na para sa isang buwanang serbisyo, ilagay sa pagsusulat ng iyong kahilingan upang wakasan at ipadala ito sa naaangkop na departamento. Tiyaking isama ang petsa na nais mong wakasan ang serbisyo. Nasa sa iyo kung nais mong isama ang dahilan kung bakit. Kung hindi ka kanselahin bago ang panahon ng pag-renew, maaaring natigil ka sa isang bayad sa pagwawakas, kaya tandaan ang anumang mga deadline upang kanselahin kapag nagpasok ka sa isang kontrata ng awtomatikong pag-renew.
