Mahirap isulat ang mga titik ng patakaran dahil hindi karaniwan ang pagbabago ay hindi pinapaboran ang kliyente o empleyado, kahit na kinakailangan ito. Ang mga titik sa pagbabagong patakaran, tulad ng anumang mga liham na nagdadala ng negatibong balita, ay nangangailangan ng maingat na paghahanda at pagsasaalang-alang. Kung isinulat mo nang maingat ang sulat, maaari itong ipaliwanag ang rationale para sa pagbabago at panatilihin pa rin ang tapat na kalooban ng mga kliyente o empleyado.
Gamitin ang letterhead ng iyong kumpanya. Dahil ang liham na ito ay isang legal na abiso ng pagbabago ng patakaran, dapat itong tumingin opisyal at pormal.
I-type ang buong petsa. Laktawan ang isang puwang ng linya.
I-type ang pangalan, samahan, at address ng tatanggap. Kung ang liham na ito ay isang pagpapadala ng masa sa lahat ng empleyado o lahat ng kliyente, maaari mong iwanan ang pangalan at address o gamitin ang tampok na mail merge sa iyong programa sa pagpoproseso ng salita upang awtomatikong ipasok ang pangalan at address para sa bawat letra. Laktawan ang isa pang puwang ng linya.
Type "Dear Mr./Ms (Name)" na sinusundan ng colon. Kung ito ay isang liham ng masa, gumamit ng isang generic na pagbati tulad ng "Minamahal na Pinahahalagahang Kostumer" o "Minamahal na Kawani" sa halip. Laktawan ang isa pang puwang ng linya.
Simulan ang sulat sa pamamagitan ng pagpapaliwanag sa problema na humantong sa pagbabago ng patakaran. Gumamit ng anumang mga katotohanan o istatistika na makakatulong sa kumbinsihin ang tatanggap. Laging talakayin ang problema sa unang negatibong mensahe - kung naiintindihan ng tumatanggap ang problema, malamang na tanggapin niya ang iyong solusyon.
Ipaliwanag ang pagbabago ng patakaran sa partikular, malinaw na wika. Ipaliwanag kung kailan magkakabisa ang bagong patakaran, ang mga kahihinatnan ng hindi pagsunod sa patakaran, at anumang mga detalye na kailangan ng empleyado o kliyente upang isagawa ang pagbabago.
Salamat sa kliyente o empleyado para sa kanyang oras at kooperasyon. Magbigay ng impormasyon sa pakikipag-ugnay para sa kanya upang gamitin kung mayroon siyang anumang mga katanungan tungkol sa patakaran.
I-type ang "Taos-puso," at laktawan ang tatlong linya ng linya. I-type ang iyong buong pangalan at pamagat. Lagdaan ang iyong pangalan sa itaas ng iyong nai-type na pangalan.
Gumawa ng isang kopya ng sulat para sa iyong mga rekord, at magbigay ng isa pang kopya para sa iyong legal department. Ipadala ang orihinal na mga titik. Kung ang pagbabago ng patakaran ay mahalaga o mga resulta mula sa isang pagbabago sa isang batas, ipadala ang mga titik sa pamamagitan ng sertipikadong koreo upang magkaroon ka ng rekord kung kailan natanggap ng bawat tatanggap ang kanilang sulat.
Mga Tip
-
Panatilihing maikli at magalang ang sulat. Huwag labis na ipaliwanag ang mga negatibong balita, na maaaring lumikha ng mga hindi pinalalang mga butas sa pagbabago ng patakaran.
