Paano Mag-set up ng isang Virtual Office. Sa isang pandaigdigang kapaligiran, ang mga lugar ng trabaho ay halos walang mga hangganan na may mga empleyado na matatagpuan sa buong mundo. Sa patuloy na pagtaas ng mga presyo ng real estate, ang virtual office ay naging isang kaakit-akit na kababalaghan sa maraming mga tao sa negosyo. Ang mga kumpanya ay matatagpuan sa isang partikular na lugar ngunit ang mga empleyado ay nagsasagawa ng kanilang mga pang-araw-araw na gawain sa opisina mula sa iba't ibang mga lokasyon tulad ng isang hotel, cafe o bahay.
Magpasya sa isang address ng negosyo para sa iyong virtual office. Maaaring ito ay isang mailbox number o maaari kang gumamit ng serbisyo ng mailbox ng CMRA (Commercial Mail Receiving Agency) para sa pagkuha ng isang corporate-sounding address.
Tingnan ang iyong mga opsyon sa pagkakakonekta. Maraming pumili mula sa mga email, cell phone, online forum, instant messenger, VOIP at iba pa.
Gawin ang iyong napiling lokasyon para sa virtual office na handa para sa setup. Ibigay ang lugar at lumikha ng isang gumaganang kapaligiran sa paraang nais mo. Tiyaking may sapat na silid para sa pag-install ng mga kinakailangang elektronika tulad ng mga computer, fax machine at mga linya ng telepono.
I-install ang kinakailangang software sa iyong mga computer depende sa iyong mga pangangailangan. Ang ilang mga programa ay partikular na dinisenyo para sa Web conferencing, mga presentasyon, pag-iiskedyul ng pulong at iba pa. Isa ring magandang ideya na pumili ng isang maaasahang programa ng anti-virus upang maprotektahan ang iyong PC mula sa online na pag-atake.
Makipag-ugnay sa isang tagapagkaloob ng serbisyo sa telepono at kumuha ng isang modernong sistema ng telepono na may isang interactive na tugon na tugon ng boses (IVR) upang makatulong na pamahalaan ang mga tawag nang hindi ka kinakailangang maging onsite. Ang kanilang built-in na teknolohiya ay dumating sa isang makatwirang presyo at singil lamang para sa aktwal na paggamit.
Mag-set up ng intranet facility na sinasadya lamang ma-access ng mga employer ng kumpanya upang ipasa ang impormasyon, mahahalagang komunikasyon, mga file at dokumento o pumunta sa Virtual Private Network (VPN) upang lubos na kumpidensyal ang inilipat na materyal. Subaybayan kung sino ang nag-a-access sa database ng iyong organisasyon sa pamamagitan ng pagsunod sa mga log ng entry, exit at access information.
Iskedyul ang iyong mga opisyal na pagpupulong sa mga katrabaho, kliyente o iba pa sa isang tasa ng kape sa isang lokasyon na mabuti para sa lahat. Kung ang lahat ng iyong mga contact ay hindi maaaring pisikal na naroon, maaari mong ayusin ang pagkakakonekta sa pamamagitan ng paggamit ng mga Web cams, cell phone at instant messenger.
Tiyaking regular na isinumite ng iyong mga empleyado ang mga timeheets upang itala ang bilang ng kanilang mga oras ng pagtatrabaho. Systematically tumingin sa mga timesheets na ito batay sa tinatayang oras na kinakailangan para sa mga tiyak na gawain upang mapanatili ang di-produktibong oras na ginugol sa tseke.
Mga Tip
-
Ang ilang mga application ng negosyo ay nagmumula sa anyo ng mga "suite" na kinabibilangan ng karamihan sa mga program na kinakailangan upang mag-set up ng isang virtual office at higit pa. Ang ilan sa mga sikat na suite ay ang Microsoft Office, Lotus, Corel at AppleWorks. Kung mayroon kang badyet, bigyan ang iyong mga empleyado ng mga kinakailangang gamit tulad ng laptop, Wi-Fi cell phone, VoIP at iba pang kagamitan. Kung magkagayon ikaw at ang iyong workforce ay maaaring konektado nang mahusay.
Babala
I-back up ang iyong data nang regular upang maiwasan ang isang kumpletong pagkasira ng iyong pang-araw-araw na negosyo kung nag-crash ang system. Ito ay maaaring maging isang nakamamanghang sitwasyon talaga.
