Hinihiling ng board of directors na mag-ulat ng pamamahala sa lahat ng nauugnay na impormasyon ng isang organisasyon sa isang madaling maintindihan, madaling sundin ang format. Kakailanganin mong mag-ulat sa kalusugan ng pananalapi ng samahan at ibahagi ang iyong mga plano sa board.
Maghanda ng lahat ng kinakailangang dokumento at magbigay ng isang kopya sa bawat miyembro ng lupon. Sa pinakamaliit, dapat mong ibigay sa board ang isang financial statement at isang ulat sa pamamahala ng pag-nota ng anumang hindi karaniwan na nangyari. Ang pinansiyal na pahayag ay dapat na hindi na kaysa sa isang pahina.
Repasuhin ang mga minuto mula sa huling pulong ng board. Kung mayroong anumang mga item mula sa huling pulong ng board na naghihintay ng resolusyon, tawagan sila sa oras na ito. Kung hindi man, dapat kang gumastos ng napakakaunting oras sa pagsusuri ng mga minuto mula sa huling pagpupulong.
Bigyan ang isang pangkalahatang-ideya ng kung ano ang nangyari sa samahan mula sa huling oras na nakamit ang lupon o ang huling oras na iyong iniulat sa board. Huwag ilaan ang hindi kinakailangang oras sa mga aspeto ng samahan na kumikilos nang normal. Dapat ka lamang gumastos ng isang pangungusap o dalawa sa pagpapatakbo ng organisasyon na hindi pambihirang sa anumang paraan.
Ihambing kung ano ang pinlano sa kung ano talaga ang nangyari. Banggitin ang anumang pagkuha ng ari-arian o mga bagong asset, mga isyu sa empleyado, kabilang ang mga kaugnay na bagong hires o terminasyon, at mga bagong programa, serbisyo o produkto. Huwag iwanan ang mga negatibong resulta.
Ipamahagi at suriin ang mga financial statement. Ituro sa mga miyembro ng board ang pangkalahatang kita o pagkawala ng iyong organisasyon. Kung mayroong anumang makabuluhang pag-alis mula sa mga pagpapakitang ito, nag-aalok ng isang maikling pagpapaliwanag.
Balangkasin ang iyong mga plano para sa kinabukasan ng samahan, kabilang ang isang malawak na pangkalahatang ideya ng inaasahang paglago, kita, mga bagong proyekto at pag-unlad ng empleyado.
Pakinggan ang mga komento ng board sa pamamagitan ng sesyon ng tanong at sagot. Tanungin ang mga miyembro ng lupon kung nauunawaan nila ang inaasahang paglago ng organisasyon at kung ano ang mga rekomendasyon nito. Sa oras na ito, dapat mo ring itakda ang isang petsa para sa susunod na pulong ng board, kung maaari.
