Ang pangunahing pag-andar ng accounting ay hindi lamang mahalagang mga kasanayan sa buhay; ang mga ito ay kritikal sa tamang pamamahala ng isang negosyo. Mahalaga ang pag-record ng maingat na rekord upang matiyak ang pagsunod, na maipakita ang paglago at pag-unlad sa paglipas ng panahon at pagiging nananagot sa mga namumuhunan ng kumpanya o mga institusyong nagpapautang. Laging mahalaga na malaman kung magkano ang pera na ginugol, para sa kung ano at kailan. Ang pagkakaroon ng impormasyon na ito sa kamay at naka-imbak sa isang organisadong paraan ay ginagawang madali para sa mga kumpanya at grupo upang malaman kung ano ang nagtatrabaho sa pananalapi at kung ano ang maaaring kailangan upang baguhin upang matiyak ang pagpapabuti sa hinaharap.
Pangkalahatang-ideya ng Mga Pag-andar ng Accounting
Ang tatlong pangunahing tungkulin ng accounting ay:
- Ang koleksyon at imbakan ng data tungkol sa mga aktibidad sa pananalapi ng isang negosyo. Ang impormasyon ay natipon mula sa mga dokumento ng pinagmulan, na naitala muna sa mga journal na nai-post sa mga ledger, alinman sa mano-mano o sa software ng accounting.
- Upang magbigay ng impormasyon na maaaring magamit para sa mga ulat sa pangangasiwa, mga pahayag sa pananalapi, pagpaplano ng estratehiya at paggawa ng desisyon.
- Upang magbigay ng mga kontrol na epektibo, mahusay at tumpak na nag-record at nagpoproseso ng data.
Papel ng Accounting sa Negosyo
Ang papel ng accounting ay isang mahalagang papel sa negosyo. Tinitiyak ng komprehensibong pag-record ng rekord ang kakayahang magbigay ng tumpak na mga ulat sa pananalapi, na maaaring kinakailangan sa panahon ng pag-audit, para sa mga quarterly na ulat sa mga namumuhunan o mga institusyong nagpapautang. Ang lahat mula sa taunang o quarterly filing ng buwis sa mga pag-audit at mga aplikasyon para sa credit ay malamang na nangangailangan ng detalyadong mga pahayag sa pananalapi. Sa pamamagitan lamang ng pagpapanatili ng maingat na mga rekord ng accounting na maaaring madaling magagamit ang impormasyong ito kung kinakailangan.
Ang pag-aralan ang mga aspeto ng pinansyal na kalusugan ng isang negosyo tulad ng daloy ng salapi, kakayahang kumita at natitirang mga pautang ay isang mahalagang bahagi ng pagpapatakbo ng isang kumpanya. Sa pamamagitan ng impormasyong ito, maaaring matukoy ng mga tagapamahala o mga may-ari kung ano ang nagtatrabaho para sa kanilang negosyo at kung ano ang hindi, pati na rin kung ano ang mga lugar na maaari nilang gawin upang mapabuti ang pangkalahatang pangkabuhayan ng kalusugan ng kumpanya.
Ang isang espesyal na uri ng accounting na tinatawag na pamamahala ng accounting ay partikular na kapaki-pakinabang para sa mga lider ng kumpanya. Para sa accounting sa pamamahala, ang mga accountant ay partikular na may katungkulan sa paghahanda ng mga ulat sa pananalapi na tutulong sa mga tagapamahala sa paggawa ng mga mahahalagang desisyon upang gabayan ang kinabukasan ng kumpanya. Ito ay naiiba sa pinansiyal na accounting sa mga accountant sa pamamahala na nagbibigay ng patnubay tungkol sa kung paano magpatakbo ng isang negosyo. Sa kabilang banda, ang mga accountant sa pananalapi ay nagbibigay ng mga ulat na nagpapahiwatig kung gaano kahusay ang pagpapatakbo ng negosyo. Sa pangkalahatan, ang parehong mga accountant sa pamamahala at pananalapi ay sumusunod sa parehong ginintuang alituntunin ng accounting at dapat sumunod sa parehong mga pamantayan sa industriya at mga pangkalahatang prinsipyo ng accounting.
Ano ang Mga Pangunahing Pag-andar ng isang Accountant
Kung interesado ka sa isang karera sa larangan ng accounting, maaaring ikaw ay nagtataka, ano ang mga pangunahing tungkulin ng isang accountant? Mahalaga ang mga accountant sa mga negosyo ng lahat ng laki at uri dahil responsable sila sa pagkolekta, katumpakan, pagtatala, pag-aaral at pag-uulat ng impormasyon sa pananalapi ng isang kumpanya. Minsan, ang mga accountant ay naglilingkod sa isang malaking bahagi ng pangangasiwa, pagkuha ng impormasyon mula sa mga dokumento sa pananalapi at pag-input nito sa mga journal o software ng accounting. Sa ibang mga pagkakataon, ang mga accountant ay nagsisilbi bilang tagapayo sa kumpanya, sinusuri ang mga rekord sa pananalapi at nagmumungkahi ng mga diskarte na maaaring gawin ng negosyo upang makatipid ng pera o upang hikayatin ang paglago. Ang mga mas malaking kumpanya ay maaaring magkaroon ng buong mga kagawaran ng accounting, na may mga empleyado na pumupuno sa bawat isa sa mga tungkulin na ito. Sa ilang mga pagkakataon, ang mga maliliit na kumpanya ay maaaring mag-outsource sa kanilang mga accountant. Ito ay posible dahil ang mga pangunahing patakaran ng accounting ay hindi naiiba mula sa industry-to-industry o sa mga kumpanya.
Anuman ang negosyo, ang mga accountant ay kadalasang sinisingil sa pagkolekta, pag-organisa at pagpapanatili ng mga rekord sa pananalapi ng kumpanya. Ang isang mahalagang bahagi ng gawaing ito ay tinitiyak na ang mga talaan ay pinagsama sa loob ng mga limitasyon ng batas at anumang mga regulasyon sa industriya. Para sa mga kumpanya na may maraming mga sangay at accountants sa bawat isa, ito rin ay nanunungkulan sa accountant upang matiyak na ang corporate accounting system at mga pamantayan ng accounting ay pinarangalan, pati na rin. Mahalaga para sa kapakanan ng pare-pareho na pinanatili ng buong kumpanya ang mga tala nito sa parehong paraan.
Ang mga accountant ay maaaring kinakailangan upang maghanda ng mga form ng buwis sa isang quarterly o taunang batayan, depende sa mga pangangailangan ng negosyo. Depende sa laki ng kumpanya, ang isang tao sa papel na ito ay maaari ring tumagal sa mga tungkulin ng tao na mapagkukunan, at haharapin ang pamamahagi ng mga dokumento sa buwis ng taon sa mga empleyado. Maraming mga kagawaran ng accounting ang may pananagutan din para sa paghahanda ng mga paycheck ng kawani.
Kung ang isang kumpanya ay gumagamit ng mga panlabas na Certified Public Accountant, mga propesyonal sa buwis o mga tagapayo sa pananalapi, maaaring ito ang papel ng accountant ng negosyo upang mag-interface sa mga kontratista. Ang tauhan accountant ay maaaring mapanatili ang karagdagang mga talaan, ayusin ang mga kinakailangang mga pinansiyal na pahayag bago ang mga pulong o kumilos bilang kinatawan ng kumpanya sa mga pulong sa mga kontratista. Tumutulong din ang mga accountant sa paggawa ng mga mahalagang desisyon sa pananalapi.
Golden Rules of Accounting
Ang bawat kurso ng pag-aaral sa accounting ay hilingin sa mga mag-aaral na sagutin ang pangunahing tanong, ano ang mga ginintuang tuntunin ng accounting? May tatlong pangunahing mga alituntuning itinuturo at itinuturing na mga ginintuang panuntunan. Nangangahulugan ito na ang mga ito ay pare-pareho sa mga kumpanya at industriya. Hindi nagbabago ang mga ito, anuman ang mga detalye ng isang negosyo.
Upang maunawaan ang mga ginintuang tuntunin ng accounting, kailangan mo munang maunawaan ang double-entry system ng bookkeeping. Ang bawat pinansiyal na transaksyon ay, sa ilalim ng sistemang ito, sa pamamagitan ng pangangailangan na epekto ng hindi bababa sa dalawang mga account mula sa tsart ng mga account. Halimbawa, kung ang isang customer ay binabayaran para sa isang malaking order ng mga T-shirt na nagkakahalaga ng $ 1,000, itatapon mo ang kategorya ng kita sa pamamagitan ng $ 1,000. Gayunpaman, ang dating natitirang halaga para sa mga kamiseta ay nakalista rin sa ilalim ng mga account na maaaring tanggapin. Samakatuwid, kailangang isaalang-alang ng isang accountant ang kategoryang iyon ng $ 1,000.
Ang unang ginintuang tuntunin ng accounting ay sumusunod sa prinsipyong ito at nagsasabi na palagi mong i-debit ang receiver at kredito ang nagbigay sa anumang transaksyon.Ito ay totoo sa kaso ng mga personal na account, na maaaring tinukoy bilang mga account na may kaugnayan sa isang indibidwal, kumpanya o institusyon. Sa pamamagitan ng patuloy na pagsunod sa prinsipyong ito, dapat kang gumawa ng dalawang entry para sa bawat transaksyong pinansyal.
Ang pangalawang ginintuang patakaran ng accounting ay nagsasabi na dapat mong i-debit kung ano ang lumalabas at ipahiram ang napupunta. Ito ay, sa kakanyahan, kapareho ng patakaran bilang isa, ngunit hindi ito ginagamit para sa personal na mga account. Sa halip, ang patakaran na ito ay may bisa sa kaso ng mga tunay na account na nagsisimula sa isang debit balance. Ang mga tunay na account ay mga account sa balanse na kabilang ang mga asset tulad ng cash, mga account na maaaring tanggapin at mga gusali, mga account sa pananagutan tulad ng mga account na pwedeng bayaran at mga suweldo na babayaran at mga equity account ng stockholder tulad ng karaniwang stock at mga natipong kita. Kaya sa mas naunang halimbawa, ang accountant ay mag-debit ng papasok na cash. Kung, sa kabilang banda, ang kumpanya ay gumugol ng pera upang bumili ng mga supply, ang transaksyon ay kinakatawan bilang isang kredito sa kumpanya.
Ang ikatlong ginawang tuntunin ng accounting ay nalalapat sa mga nominal na account tulad ng mga may kinalaman sa kapital. Maaari nilang isama ang anumang bagay na may kinalaman sa kita at gastos tulad ng bayad na rent, diskwento, masamang utang at mga komisyon. Ang ikatlong panuntunan ay nagsasaad na dapat mong i-debit ang lahat ng gastos at pagkalugi, at kredito ang lahat ng kita at kita.
Ang Mga Pangunahing Kaalaman ng Accounting
Kung ikaw ay umaasa na malaman ang tungkol sa accounting, o kung nais mong mag-set up ng isang pangunahing sistema ng accounting para sa iyong maliit na negosyo, mayroong ilang mga mahahalaga na kailangan mong pamilyar sa iyong sarili. Ayon sa kaugalian, ang pinansiyal na pag-record ng rekord ay tapos nang manu-mano. Ang aklat na ginagamit upang subaybayan ang mga transaksyong pinansyal ay tinatawag na isang journal. Ngayon, mas gusto mong gumamit ng accounting software, ngunit ang terminong "journal" ay lilitaw nang madalas, kahit na sa electronic accounting. Higit pa rito, ang mga pangunahing prinsipyo ay pareho.
Ang isang transaksyon ay isang pinansiyal na pangyayari na kailangang dokumentado. Sinusubaybayan mo ang halaga ng transaksyon kasama ang petsa na naganap, isang paglalarawan at ang account na ito ay pag-debit o pag-kredito.
Kung minsan, ang isang negosyo ay maaaring gumamit ng maramihang mga journal upang subaybayan ang mga transaksyon na may kaugnayan sa iba't ibang mga account. Halimbawa, maaaring magamit ang isang journal na resibo ng cash upang maisaayos ang iyong listahan ng mga pera na nanggagaling, habang ang isang cash disbursement journal ay maaaring gamitin upang i-record ang mga pondo na lumalabas. Ang isang cash disbursement journal ay kapareho ng rehistro ng checkbook.
Upang maghanda para sa isang potensiyal na pag-audit at upang mapanatili ang malinis na mga libro, dapat mong laging gumamit ng magkakahiwalay na checking account o credit card para sa mga transaksyon sa negosyo. Ang paghahalo ng mga personal at corporate account ay hindi lamang gumagawa ng masalimuot na rekord sa pagpapanatili ngunit maaari ring magtaas ng mga pulang bandila sa panahon ng pag-audit.
Ang pagsasaayos ay umaasa sa isang tsart ng mga account para sa balangkas nito. Kabilang dito ang listahan ng mga kategorya ng kita at paggasta, halimbawa, mga asset, pananagutan, katarungan ng may-ari, kita, gastos ng mga kalakal na ibinebenta (hindi naaangkop sa isang kumpanya ng serbisyo) at mga gastos sa pagpapatakbo. Ang iba pang mga account ng kita at gastos ay idinagdag ayon sa kinakailangan.
Kapag sinusubaybayan ang mga transaksyong pinansyal, ang bawat transaksyon ay dapat na ikategorya ayon sa uri nito. Ang karaniwang mga pahayag ng pananalapi ay karaniwang kasama lamang ang kabuuang ng bawat kategorya ng account, kaysa sa mga indibidwal na transaksyon. Halimbawa, ang isang buwanang, quarterly o taunang ulat sa pananalapi tulad ng balanse ay kabilang ang kabuuang asset, kabuuang pananagutan at ang nagresultang katarungan.
Kapag inihanda ang mga ulat sa pananalapi, ang estado ng kumpanya ay kinakatawan sa isang balanse. Ito ay tulad ng isang snapshot ng pinansiyal na kalusugan ng isang kumpanya sa isang partikular na punto sa oras. Ang mga ari-arian ay alinman sa mahihirap o hindi mahihirap na mga bagay na nagmamay-ari ng negosyo tulad ng cash, mga account na maaaring tanggapin (pera na inutang sa negosyo ng mga customer), mga pamumuhunan, mga gusali, lupain, kagamitan o iba pang gamit. Sa kabilang tabi, ang mga pananagutan ay kung ano ang utang ng kumpanya sa iba tulad ng mga pautang, mga bill ng credit card o mga mortgage. Ang ekwity o kabisera, ang ikatlong kategorya sa isang balanse ay nagpapakita ng mga pamumuhunan ng kumpanya sa negosyo at anumang kita o pagkalugi para sa negosyo mula noong nagsimula ito. Ang tatlong mga kategorya ay dapat na balansehin, kaya ang mga ari-arian ay dapat na katumbas ng equity plus liability ng may-ari.
Ang iba pang mga kategorya ng accounting ay karaniwang hindi kasama sa malakihan na pag-uulat. Gayunman, ang kita, gastos ng mga kalakal na nabenta at mga gastos sa pagpapatakbo ay naitala sa pangkalahatang ledger ng negosyo, na binubuo ng balanse ng bawat account na sinusubaybayan ng kumpanya. Ang kita o kita ang mga pondo na nakuha ng negosyo mula sa pagbebenta ng mga kalakal o serbisyo. Kung ang kumpanya ay gumagawa ng mga kalakal sa halip na nagbebenta ng mga serbisyo, ang halaga ng produkto ay naitala at kilala bilang ang halaga ng mga kalakal na nabili. Ang mga gastos sa pagpapatakbo, ang mga gastos sa pagpapatakbo ng negosyo mula sa araw-araw, ay naitala rin at kasama ang mga kagamitan tulad ng init at hydro para sa opisina, mga serbisyo sa internet o upa, at iba pa.
Bilang karagdagan sa sheet na balanse, ang pahayag ng kita o pahayag ng kita at pagkawala (P & L) ay isang mahahalagang pananalapi na pahayag na nagpapakita ng kita ng minus na mga gastos sa mga nagresultang netong kita o pagkawala.
Mahalagang magkaroon ng isang dalubhasang accountant kahit na anong uri ng negosyo na nasa iyo o kung anong industriya. Mula sa mga bagay na may pagsunod at regulasyon sa pang-araw-araw at pangmatagalang patnubay, tinatasa ng mga accountant ang pinaka-kumplikadong aspeto ng pananalapi ng isang negosyo at nagbibigay ng mahalagang payo. Maaaring sabihin sa iyo ng mga accountant kung ano ang mahusay sa iyong negosyo at alertuhan ka sa kung ano ang dapat baguhin upang matiyak ang maximum na paglago. Dapat unahin ng lahat ng mga kumpanya ang accounting, kung mayroon lamang silang isang dedikadong miyembro ng kawani, isang kontratista o isang buong pangkat ng pamamahala at mga accountant sa pananalapi.
