Ang taunang pangkalahatang pulong (AGM) ay isang pulong sa mga miyembro ng board, shareholder, mamumuhunan at senior management upang repasuhin ang impormasyon sa pananalapi at masakop ang mga pangunahing desisyon at pagbabago na ginawa sa nakaraang taon. Ang mga minuto ng AGM ay naipon bilang talaan ng pulong, at naglalaman ng mga tiyak na detalye tungkol sa anumang mga pangunahing desisyon na ginawa sa pulong at mga tala tungkol sa mga inihalal na opisyal. Ang mga minuto ay karaniwang naka-attach sa isang apendiks ng mga ulat na tinalakay o iniharap sa panahon ng pulong.
I-type ang pangalan ng iyong samahan, na sinusundan ng "Mga Taunang Taunang Pangkalahatang Pagpupulong." Pagkatapos ay i-type ang buong petsa at oras ng pagsimula ng pulong, at ang lokasyon ng pulong. Ang lokasyon ay kailangang isama ang pangalan ng silid ng pagpupulong at ang lugar kung saan gaganapin ang pulong.
Isulat ang Preamble. Gamitin ang Roman numeral na "I" na sinusundan ng terminong PREAMBLE upang ipakilala ang mga dadalo. Ilista ang lahat ng miyembro na dumalo sa pulong, simula sa pangulo. Pagkatapos ay ilista ang kasalukuyan ng vice president, treasurer, secretary at executive executive. Maaaring gamitin ang buong mga pangalan o unang unang pangalan at huling pangalan para sa seksyon na ito.
Maglista ng mga tagamasid at pasensiya. Kung mayroong naroroon ang mga dumalo sa pulong na hindi mga opisyal o mga miyembro ng komite, maaari silang maitala bilang isang tagamasid o isang paghingi ng tawad. Kung walang bumaba sa alinmang kategorya, ipahiwatig ang "Nil" para sa bawat isa.
Ipakilala ang mga minuto ng nakaraang pulong. Gamitin ang Roman numeral na "II" na sinusundan ng MGA MINUTES NG MGA PREVIOUS MEETING para sa seksyon na ito. Ipahiwatig ang anumang mga galaw na inilipat, pinalapit at dinadala sa kasalukuyang pulong.
Ipakilala ang mga ulat ng pulong. Simulan ang seksyong ito gamit ang Roman numeral "III" na sinusundan ng MGA REPORTA. Ilista ang mga ulat nang isa-isa bilang mga bagay na apendiks.
Itala ang proseso ng halalan. Gamitin ang Roman numeral "IV" upang ipahiwatig ang mga halalan para sa mga bumabalik na opisyal, presidente, bise presidente, kalihim, ingat-yaman at iba pang mga inihalal na opisyal. Para sa bawat kandidato, kakailanganin mong isama: ang taong hinirang; sino sila ay hinirang ng; na pinalitan ang nominasyon; at kung tinanggihan o tinanggap ng nominado ang nominasyon. Pagkatapos ay ipahiwatig ang nasabing opisyal sa loob ng ilang minuto.
Itala ang halalan ng pampublikong opisyal. Kung pinili mo ang mga pampublikong pankers, kailangan mong ilista ang pangalan ng nominado, at ang mga indibidwal na hinirang at pinalitan ang opisyal.
Ilista ang anumang mga galaw na ipinasa o ipinakita sa pulong. Ang isang kilos ay isang boto para sa o laban sa isang tiyak na patakaran o desisyon, at maaaring iharap sa panahon ng pulong. Ilista ang alinman sa mga talakayang ito sa mga minuto, at ipahiwatig kung ang kilos ay naipasa o na-dismiss.
Mag-record ng mga item na "Iba Pang Negosyo". Sa ilalim ng Roman numeral na "V," ilista at ibuklod ang anumang mga talakayan o pangyayari na naganap sa pulong sa labas ng halalan at pagpapakilala. Ang isang bullet list o 2 hanggang 3 pangungusap tungkol sa bawat item ay kadalasang sapat para sa pagsusuri sa susunod na pagpupulong.
Maglista ng impormasyon sa apendiks at data sa pananalapi. Ang huling seksyon ng mga minuto ng AGM ay kailangang maglista ng mga apendise na isinangguni nang mas maaga sa mga minuto, at magtapos ng isang buod ng data sa pananalapi gaya ng itinatadhana ng ingat-yaman.
Mga Tip
-
Ang AGM ay kadalasang gaganapin bawat taon upang ipaalam sa mga miyembro ng mga aktibidad sa nakaraang taon, at hinirang ang mga opisyal at pampublikong opisyal para sa darating na taon. Ang mga kopya ng AGM Minutes ay maaaring ipamahagi sa lahat ng mga dumalo sa ilang sandali pagkatapos ng pulong. Maaaring kailanganin ng sekretarya na magbigay ng isang kopya ng mga minuto ng AGM sa susunod na pagpupulong para sa pagsusuri.
