Ang mga pagpupulong ng komite ay may mahalagang papel sa pagtakbo ng mga di-nagtutubong at para sa mga negosyo. Habang ang ilang mga komite ay nagpapatakbo sa isang impormal na batayan, sa pagpupulong ng mga miyembro kung kinakailangan upang magawa ang mga tiyak na gawain, ang iba pang mga komite ay mas pormal. Ang ilan ay may mga legal na pananagutan para sa mga bagay tulad ng pinansiyal na pag-audit, pagpili ng ehekutibo, mga handog sa stock, mga pag-apruba sa pagiging miyembro at pangangasiwa sa kaligtasan. Ang mga komiteng ito ay mas malamang na magpatibay ng isang pormal na pulong na istraktura gamit ang mga protocol tulad ng Mga Batas ng Order ni Robert o katulad na mga patakaran.
Mga bagay na kakailanganin mo
-
Agenda
-
Mga minuto
Maghanda at magpadala ng nakasulat na agenda kahit isang linggo bago ang pulong ng komite. Ang bawat tao sa komite ay nangangailangan ng panahon upang repasuhin ang agenda at maghanda para sa mga paksa na tatalakayin sa pulong.
Tawagan ang pulong upang mag-order sa oras. Karaniwang ginagawa ito ng chairman ng komite. Ang sekretarya ay tatalakayin sa lahat na naroroon sa pulong habang kumukuha ng mga minuto. Ang pagtawag sa pagpupulong upang mag-utos sa oras ay naghihikayat sa mga tao na magpakita ng oras at nagpapakita ng paggalang sa lahat ng mga miyembro ng komite at ng kanilang oras.
Ipamahagi ang mga kopya ng adyenda at anumang mga ulat na ihaharap sa pulong. Kung ang komite ay nakakatugon sa isang patuloy na batayan, ipamahagi ang mga kopya ng mga minuto ng nakaraang pulong. Pahintulutan ang oras para sa mga miyembro ng komite na suriin ang mga minuto, adyenda at iba pang mga ulat. Tanungin kung mayroong anumang mga puna tungkol sa mga minuto ng nakaraang pulong at pagkatapos ay tanungin kung may paggalaw at isang pangalawang upang tanggapin ang mga minuto.
Sundin ang pagkakasunud-sunod ng agenda upang masakop ang bawat item sa panahon ng pulong. Payagan ang mga galaw na gagawin na may kaugnayan sa item sa agenda na pinag-uusapan. Kilalanin ang bawat miyembro na nais magsalita sa isang kilos. Hayaan ang isang tao na magsalita sa isang pagkakataon at bigyan ang bawat tao ng isang pagkakataon na marinig, kung magagawa. Tumawag para sa isang boto sa paggalaw kapag nakumpleto ang talakayan. Sa ilang mga kaso, ang mga miyembro ay magpapanukala ng mga susog at ang tagapangulo ng komite ay tatawag para sa isang boto sa mga susog bago ang paggalaw.
Tapusin ang pulong kapag natapos ang adyenda o kapag dumating ang naka-iskedyul na dulo ng oras ng pagpupulong. Ang tagapangulo ng komite ay maaaring magtaguyod ng isang pagpupulong na walang paggalaw, pangalawang o boto. Itatala ng sekretarya ang anumang hindi kumpletong negosyo upang maipasok ito sa agenda ng susunod na pagpupulong.
Mga Tip
-
Karamihan sa mga pormal na pagpupulong sa komite ay nangangailangan ng isang korum ng mga miyembro na naroroon para sa pulong na maging wasto. Itinatama ng mga batas sa organisasyon kung paano nakamit ang isang korum. Ito ay karaniwang hindi bababa sa kalahati ng mga miyembro.
