Ang seasonality, 24 na oras na inaasahan sa serbisyo at ang kakayahang umangkop sa isang patuloy na pagbabago ng kapaligiran ay gumagawa ng mga organisadong workflows na mahalaga sa mahusay na pagpapatakbo ng hotel. Kahit na ang mga gawain sa trabaho ay minsan ay dumadaloy sa isang maayos na pagkakasunud-sunod, sa panahon ng mga oras na abala ang parehong mga aktibidad na ito ay maaaring magkasingkahulugan. Ginagawa nito ang mahusay na sistema ng komunikasyon ng isang mahalagang bahagi ng mga patakaran, ruta at mga tungkulin na pumupunta sa isang organisadong daloy ng trabaho sa hotel.
Planuhin ang Workflow
Gumawa ng isang vertical na diagram ng workflow na tumutukoy sa bawat kagawaran o lugar at inilalarawan ang pagkakasunud-sunod ng mga gawain gamit ang mga kahon ng teksto, pagkonekta ng mga arrow at mga numero upang makilala ang direksyon ng daloy ng trabaho. Para sa isang maliit na hotel, maaaring kasama sa mga ito ang mga customer, ang front desk at ang housekeeping department. Halimbawa, ang diagram ay magbubukas ng booking sa isang kuwarto sa bawat isa sa mga hakbang na bahagi nito: ang isang panauhin ay gumagawa ng reserbasyon, tumatanggap ng kumpirmasyon at dumating sa front desk, kung saan ipinaproseso ng mga empleyado ng front desk ang check-in. Kapag ang bisita ay nag-check out, ang front desk ay nagpoproseso ng checkout at nagpapaalam sa housekeeping.
Pag-aralan ang Mga Gawain
Sa isang kapaligiran sa trabaho sa hotel, may mga pagkakataon na kailangang mag-overlap ang mga gawain at responsibilidad. Paggamit ng diagram ng workflow bilang sanggunian, pag-aralan ang mga gawain na ginagawa sa bawat paglilipat upang mas mahusay na mahulaan ang mga pangangailangan ng mga kawani. Halimbawa, maaaring magawa ng mga empleyado sa front desk ng third-shift ang mga light housekeeping duty at karagdagang mga gawain sa pamamahala tulad ng pag-update ng reservation database o pagsagot ng mga email. Maaaring maalis nito ang pangangailangan na mag-iskedyul ng magdamag na housekeeping at libreng oras para sa mga first- at second-shift na empleyado.
Scheduling Employees
Ang parehong pag-iiskedyul ng empleyado at mga deadline ng gawain ay dapat na kakayahang umangkop Halimbawa, kung ang iyong normal na oras ng pag-check-in ay tanghali., Kailangang may malinis at handa na ang mga kuwarto sa oras na iyon. Gayunpaman, kakailanganin mong ayusin ang mga iskedyul o mag-hire ng mga pansamantalang empleyado sa mga abala. Totoo rin ito para sa mga tauhan ng front desk. Kung karaniwang naka-iskedyul ka ng dalawang tao sa araw at isang tao sa isang gabi, maaaring kailangan mong ayusin ang mga iskedyul ng trabaho - kung minsan ay may kaunting paunang paunawa - upang magkaloob ng pagsasailalim sa coverage sa mga abalang oras.
Pagpaplano sa Komunikasyon
Ang isang magandang plano sa komunikasyon ay mahalaga sa isang organisadong daloy ng trabaho sa hotel. Suriin ang diagram ng workflow at tukuyin ang mga kritikal na puntos sa komunikasyon. Kasama sa mga halimbawa ang mga pagpupulong sa pagbabago ng palitan, mga pamamaraan sa pagtawag, mga emergency na paglilingkod sa bahay at mga pamamaraan para sa pag-update ng mga pagbili ng sinasabing mga bisita sa panahon ng kanilang pamamalagi. Halimbawa, dapat ipagbigay-alam ng mga empleyado sa bahay ang front desk kapag ang isang bisita ay nag-aalis ng mga item mula sa refrigerator ng kuwarto. Isama ang mga pamamaraan para sa pagpapahiwatig ng mga pagbabago sa workflow upang matiyak na walang nakaligtaan. Maaaring kailanganin din nito ang pagbili ng mga karagdagang kagamitan tulad ng dalawang-daan na radyo o mga cell phone para sa mga empleyado sa pagtawag.
