Ang diksyunaryo ng Webster ay tumutukoy sa isang sulat bilang nakasulat o naka-print na mensahe sa isang indibidwal o isang grupo, na kadalasang ipinadala sa pamamagitan ng koreo. Siyempre, sa aming elektronikong edad, maraming mga titik ang ipinapadala sa pamamagitan ng email, alinman sa loob ng katawan ng email o bilang isang attachment. Ang trend na ito sa kabila, ang mga titik ng negosyo ay patuloy na may mga tradisyunal na function. Kaya, mahalaga na ang mga nasa mundo ng negosyo ay alam ang mga function na ito upang makagawa ng tamang impression sa mga kasosyo sa negosyo.
Pagbebenta
Sa kabila ng trend na magsagawa ng negosyo sa elektronikong paraan, ang "tradisyonal na mga titik sa pagbebenta ay mananatiling isang mahalagang kasangkapan ng modernong negosyo," estado Kenneth Zimmer, Propesor Emeritus sa Paaralan ng Negosyo at Economics ng California State University at Sue C. Camp, Associate Professor sa Gardner-Webb College's Broyhill School of Management. Bukod dito, pinanatili ni Zimmer at Camp na ang karamihan sa mga liham ng negosyo ay talagang mga titik sa pagbebenta dahil ang kanilang layunin ay upang itaguyod ang pagbebenta ng alinman sa mga kalakal o serbisyo sa mga tatanggap. May limang pangunahing layunin ng mga titik sa pagbebenta:
- Upang maakit ang pansin ng tatanggap.
- Upang makapagtatag ng mabuting pakikitungo sa tatanggap.
- Upang mag-apela sa mga motibo sa pagbili ng tatanggap.
- Upang hikayatin ang tatanggap na kumilos.
- Upang mabigyan ang tagatanggap ng pagkakataon na kumilos.
Mga Relasyong Pampubliko
Ang layunin ng anumang gawaing pampublikong pakikipag-ugnayan ay ang impluwensyahan ang mga paniniwala, saloobin o kilos ng target na madla. Ganito ang kaso ng isang pampublikong relasyon na sulat, ipaliwanag Melvin L. DeFleur at Everette E. Dennis, mga coauthors ng "Pag-unawa sa Mass Communication: Isang Perspektibo ng Liberal Arts." Ang pangunahing layunin ng PR letter ay ang positibong impluwensiyahan ang impresyon ng madla sa kumpanya o organisasyon.
Ang ilang mga halimbawa ng mga pampublikong relasyon ay ang mga nagsisikap na magawa ang mga sumusunod na layunin:
- Itaguyod ang isang bagong negosyo.
- Anyayahan ang mga customer na magbukas ng mga account sa pagsingil.
- Salamat sa mga customer para sa kanilang negosyo.
- Maligayang pagdating sa mga potensyal na customer sa komunidad.
- Ipahayag ang isang espesyal na pagbebenta o serbisyo.
- Mag-aalok ng mga insentibo upang gamitin ang mga serbisyo ng kumpanya.
Mga Kahilingan at Tugon
Ang pinaka-regular na mga liham ng negosyo ay maaaring gumawa ng isang kahilingan o tumugon sa isa, estado ng Zimmer at Camp. Kabilang sa mga halimbawa ng mga sulat na kahilingan ang pagsasaayos ng isang meeting room, humihiling ng isang presyo quote, humihiling para sa mga pahayag sa pagsingil, at pag-set up ng mga appointment. Gayunpaman, pinapayuhan ni Zimmer at Camp na ang mga karaniwang titik na ito ay "hindi dapat gamutin nang regular." Samakatuwid, dapat mong sundin ang ilang mga alituntunin kapag nagsumite ng isang kahilingan o pagtugon sa isa:
- Magbigay ng kumpletong impormasyon.
- Huwag kailanman gumawa ng hindi makatwiran na mga kahilingan.
- Maging tumpak at tumpak.
- Huwag kailanman maging kawalang-sigla.
Mga Klaim at Mga Pagsasaayos
Ang mga kostumer ay minsan magreklamo tungkol sa may mali na serbisyo o mga produkto. Kapag lumitaw ang mga okasyong ito, dapat tumugon ang mga negosyo sa pamamagitan ng pakikipag-ayos sa mga customer upang makagawa ng pagsasaayos. Bukod pa rito, ang mga negosyo ay nagsusulat rin ng mga titik ng pag-aangkin, tulad ng kung ang isang supplier ay hindi nagpapadala ng tamang produkto o hindi nagpapadala nito. Gayunpaman, sinasabi ni Zimmer at Camp na ang pagtugon sa o pagsumite ng isang paghahabol o pagsasaayos, dapat mong alalahanin ang mga sumusunod na alituntunin:
- Tiyakin na mayroon ka ng lahat ng mga katotohanan.
- Maging tumpak at kumpleto kapag naglalarawan ng claim.
- Iwasan ang pagiging accusatory, pagbabanta o hinihingi..
- Maging magalang.
- Magmungkahi ng makatwirang solusyon na magiging kaaya-aya sa lahat ng mga nauukol na partido.
Social Communications
Ang mga bumabati na mga manggagawa sa negosyo sa mga espesyal na okasyon ay isang "karaniwang paggalang at tradisyon," isinulat ni Zimmer at Camp. Ang mga nagpapatrabaho ay dapat ding magpadala ng mga titik ng pakikiramay kapag ang isang kasamahan ay nakakaranas ng pagkawala o trahedya, agad na tumugon sa mga pormal na imbitasyon, kilalanin ang mga retirement at ipahayag ang pasasalamat para sa mga regalo, pagkamagiliw o espesyal na paggamot. Ang hindi pagkilala sa gayong mga kalagayan ay naglalarawan ng kumpanya sa isang masamang liwanag.
Tiyaking tama ang format ng mga titik:
- Gumamit ng letterhead ng kumpanya.
- Align ang petsa ng pagkakasunud-sunod sa kanan ng pahina.
- Ilagay ang pangalan ng tatanggap, opisyal na pamagat, at address sa ibaba ng pahina, nakahanay sa kaliwa.
- Sundin ang pagbati na may kuwit, hindi isang colon, halimbawa: Mahal na G. Jones,
- Double puwang sa pagitan ng pagbati at ang unang talata ng sulat at sa pagitan ng bawat talata. Gayunpaman, isang solong espasyo ang katawan ng bawat talata.
- Huwag isama ang mga inisyal na sanggunian, mga kopya ng notasyon, atbp.
