Maraming mga may-ari ng negosyo ang nangangamba sa pagsusulat ng mga titik ng pagkolekta at pormal na pasensiya dahil sa takot sa pag-alienate o higit pang pagkakasakit sa kanilang mga customer. Sa parehong mga kaso, dapat mong tugunan ang isang mahalagang pag-aalala at sa parehong oras mapanatili ang mabuting pakikitungo sa customer. Sa sandaling naintindihan mo ang ilang mga saligang prinsipyo tungkol sa pagsusulat ng mga titik ng solusyon sa problema, matututunan mo kung paano maaaring maisulat ang mga uri ng mga titik sa isang paraan na bumubuo ng mabuting kalooban.
Format at Estilo
Maaaring maging kapaki-pakinabang ang pag-isip ng isang liham-solusyon na solusyon bilang isang pinaliit na sanaysay na nakasulat sa isang format ng negosyo. Sundin ang parehong format, gamitin ang parehong estilo at gamitin ang parehong 12-point Times New Roman na font tulad ng gagawin mo sa anumang sulat ng negosyo. Ang tanging mga pagbabago na dapat mong gawin ay ang mga salitang ginamit sa katawan at pagsasara ng mga seksyon. Kasama rin sa karamihan ng mga problema-solusyon na mga titik ang mga enclosures. Ipahiwatig ito sa pamamagitan ng pag-type ng "Enclosures" isang linya sa ibaba ng pagsasara at pagkatapos ay ilista ang pangalan ng bawat dokumento na kasama mo sa sulat.
Bigyang-diin ang mga Positibong Salita
Ang maikli, direktang at isinapersonal na mga titik ay nagbabawas ng pagkakataon para sa mga hindi pagkakaunawaan at madalas ay ang pinaka-epektibo. Bilang karagdagan, ang mga salita na may positibong pag-ikot ay mas malamang na makagawa ng positibong tugon. Ang Purdue University Online Writing Lab ay nagpapahiwatig na maiwasan mo ang mga salita at parirala tulad ng "sa kasamaang-palad," "hindi," "problema" at "kabiguan," na nagdudulot ng hindi kasiya-siyang mga katotohanan. Sa halip, bigyang diin kung ano ang maaari o nais mong gawin kaysa sa kung ano ang hindi mo magagawa o hindi gagawin.
Pagbukas at Pagsara ng Mga Pahayag
Buksan at isara ang sulat na may simple, direktang pahayag. Isang pambungad na pahayag tulad ng "Salamat sa paglalaan ng oras upang ipaliwanag ang iyong pag-aalala tungkol sa …" at tumutukoy sa problema. Isara ang isang pahayag na nagpapahiwatig ng iyong pagnanais na mapanatili ang relasyon. Ang mga pahayag tulad ng "Pinahahalagahan namin ang iyong negosyo" o "Kami ay muling nag-uutos sa pagbibigay ng mataas na kalidad na serbisyo sa customer na inaasahan mo mula sa aming kumpanya" ay dalawang karaniwang halimbawa.
Ang katawan
Sa unang talata ng katawan, sanggunian ang kaugnay na impormasyon sa background at anumang mga nakaraang komunikasyon upang ipakita na nauunawaan mo ang pag-aalala ng customer. Mag-alok ng malinaw, partikular na solusyon sa problema - kabilang ang mga kilos ng kalooban at mga aksyon na kinuha mo o plano na gawin - sa ikatlong talata.Halimbawa, kung nagsusulat ka ng isang sulat na koleksyon ng unang kahilingan, tandaan ang nakaraang mahusay na rekord ng pagbabayad ng customer, ngunit paalalahanan ang customer tungkol sa mga takdang petsa ng pagbabayad. Bilang isang solusyon, mag-alok na magtrabaho kasama ang kostumer upang mag-set up ng mga alternatibong kasunduan sa pagbabayad o pahabain ang petsa ng pagbabayad bilang kapalit ng isang bumalik na tawag sa telepono.
