Kapag nagsimula ka ng pagmamanupaktura o tingian negosyo, ang isa sa iyong mga tungkulin ay pangangasiwa ng imbentaryo at pagsubaybay. Kung hindi mo maayos na sinusubaybayan ang iyong imbentaryo, maaari mong mahanap ang iyong sarili sa isang sitwasyon kung saan ang isang customer ay gustong bumili ng iyong produkto nang mapilit ngunit hindi ito magagamit. Huwag panganib na mawalan ng mahalagang benta-maghanap ng pare-pareho, maaasahan at madaling paraan ng pagsubaybay sa iyong imbentaryo.
Lumikha ng isang bagong file ng spreadsheet gamit ang isang spreadsheet program (tulad ng Microsoft Excel, Quattro Pro o OpenOffice Calc). Ipasok ang pangalan at SKU o numero ng item para sa produkto na nais mong subaybayan sa tuktok na hilera ng spreadsheet.
Magpasok ng mga heading ng hanay sa susunod na magagamit na hilera ng spreadsheet (dapat na hilera 2 sa dokumento). Isulat ang "Petsa" sa cell A2 (intersection ng haligi A at hilera 2) ng spreadsheet, "Inventory In" (B2), "Inventory Out" (C2), "Paglalarawan" (D2) at "Total" (E2) bilang mga heading ng hanay.
I-type ang unang transaksiyong imbentaryo sa susunod na linya ng sheet (hilera 3). Ito ang halaga ng produkto na iyong idinadagdag sa imbentaryo upang simulan ang proseso ng pagsubaybay. Punan ang bawat haligi ng hanay na iyon sa bawat hanay ng iyong hanay. Halimbawa, ang iyong unang entry ay maaaring basahin 11/2/2010, 50 (imbentaryo sa), 0 (imbentaryo out), Natanggap Bagong Order (ang paglalarawan), at 50 (kabuuan sa imbentaryo ngayon).
Bumaba sa susunod na hilera ng sheet (hilera 4) at tab sa ibabaw sa column na "Kabuuang". Magpasok ng formula sa cell na ito upang awtomatikong kalkulahin ang bagong halaga ng imbentaryo para sa susunod na transaksyon. Ang formula sa halimbawang ito ay dapat basahin ang "= E3 + (B4-C4)" (walang marka ng panipi). Kinakalkula ng simpleng formula na ito ang bagong imbentaryo para sa susunod na transaksyon na ipinasok mo sa hilera 4.
Ipasok ang parehong pormula sa bawat kasunod na hanay sa ilalim ng column na "Kabuuang". Sa ilang mga programa ng spreadsheet maaari mong i-click at pindutin nang matagal ang kanang sulok sa ibaba ng cell na naglalaman ng formula at i-drag ang iyong mouse pababa upang awtomatikong kopyahin ang formula.
Magpatuloy upang magpasok ng mga bagong transaksyon sa iyong bagong spreadsheet sa pagsubaybay ng imbentaryo. Pagkatapos ay maaari kang lumikha ng isang bagong worksheet para sa bawat produkto sa iyong imbentaryo.
