Kapag nakatuon sa layunin ng pag-aayos ng isang kagawaran ng administratibo, pinakamahusay na mag-focus sa pinaka-epektibong paraan upang mapabuti ang kahusayan, i-minimize ang basura at i-maximize ang mga indibidwal na talento ng mga miyembro ng kawani ng administrasyon. Habang ang ilang mga proseso ay mag-iiba depende sa mga pangangailangan ng top management at ang laki ng iyong opisina, maaari mong ipatupad ang mga pangunahing pamamaraan para sa pagkakaroon ng mas malinaw na pagpapatakbo at mas mahusay na opisina.
Palakihin ang kahusayan. Ipatupad ang isang diskarte sa pagganap-sentrik sa mga aktibidad. Ayusin ang pang-araw-araw at lingguhang mga gawain na may pagtuon sa mataas na pagganap kaysa sa pagkumpleto ng mahahabang listahan ng mga gawain.
Istraktura at isama ang pinaka mahalagang gawain ng iyong opisina sa mga senior staff. Task senior staff sa pamamahala ng mga ulat ng gastos at nag-aalok ng suporta sa administratibo sa isa o higit pang mga miyembro ng pamamahala, sa halip na sa buong tanggapan.
Magbigay ng mga gawain sa pamamahala, tulad ng pagbubukas ng mail, pagsagot ng mga telepono at pag-type, sa mga kawani ng administratibong antas ng entry, kasama ang mga assistant ng administrasyon, mga kalihim at mga intern.
Magdulot ng mga aktibidad na hindi makikinabang sa buong samahan.Iwasan ang mga aktibidad na hindi tumutugma sa mga layuning itinakda ng mga nangungunang tauhan ng pamamahala. Halimbawa, i-out-place ang pagsasanay ng pag-iiskedyul ng huling minuto ng personal na kaayusan sa paglalakbay o italaga ang gawain sa isang mas mababang antas na miyembro ng kawani na maaaring pumili at mag-drop ng mga gawain nang hindi ito nakakaapekto sa daloy ng trabaho.
Ipatupad ang pagnanais ng pamamahala para sa pagbabago. Kadalasan, ang pagbabawas ay isang kinakailangang sangkap para sa pagbabago sa isang tanggapan ng administrasyon, lalo na kung ang isang kagawaran ng administrasyon ay hindi nagtatrabaho nang magkakasama upang makinabang sa buong organisasyon. Ang isang tanggapan na puno ng mga executive assistant na nagtatrabaho nang isa-isa upang matugunan ang mga hinihingi ng mga nangungunang tauhan ng pamamahala nang hindi isinasaalang-alang ang mga pangangailangan sa organisasyon ay isang halimbawa.
2016 Salary Information for Secretaries and Administrative Assistants
Ang mga secretary at administratibong assistant ay nakakuha ng median taunang suweldo na $ 38,730 sa 2016, ayon sa U.S. Bureau of Labor Statistics. Sa mababang pagtatapos, ang mga sekretarya at mga assistant ng administrasyon ay nakakuha ng 25 porsyento na suweldo na $ 30,500, ibig sabihin ay 75 porsiyento ang nakuha ng higit sa halagang ito. Ang 75 porsyento na sahod ay $ 48,680, ibig sabihin ay 25 porsiyento ang kumita. Noong 2016, 3,990,400 katao ang nagtatrabaho sa U.S. bilang mga kalihim at mga katulong na administratibo.
