Kasama sa isang contingency letter ang mga plano at pamamaraan ng isang departamento ng negosyo ay susundan kung may nangyari na maaaring makaapekto sa operasyon ng kumpanya sa positibo o negatibo. Ipapaliwanag ng liham kung paano tumugon sa isang sunog o pagkawala ng data - o sa hindi inaasahang magandang kapalaran, tulad ng isang malaking order. Habang ang isang komprehensibong plano ng contingency para sa buong negosyo ay maaaring sumaklaw sa maraming mga kagawaran, ang isang contingency letter ay nakatutok sa mga problema na maaaring makaharap ng isang indibidwal na departamento at binabalangkas ang isang plano para sa pagtatrabaho sa paligid ng mga problemang iyon.
Mga Proseso at Mga Gawain
Ang bawat department supervisor ay dapat maghanda ng isang contingency letter na nagdedetalye sa mga proseso ng negosyo na pinangangasiwaan nito at ang mga gawain na pinangangasiwaan nito. Ang sulat na ito ay dapat isama ang lahat ng ginagawa ng kagawaran, ang bawat tao na kung saan ito nakikipag-usap, kung ano ang mga paghahatid na ibinibigay nito at kapag nagpapakita ito ng mga naghahatid. Halimbawa, dapat na ipakita sa sulat ng contingency para sa isang departamento ng accounting kung paano nakikipag-ugnayan ang departamento ng accounting sa departamento ng pagbebenta upang i-record ang mga account na maaaring tanggapin at ang mga pamamaraan ng komunikasyon nito sa departamento ng pagbili upang subaybayan ang mga account na pwedeng bayaran, at kung paano ang departamento ay naghahatid ng buwanang mga pahayag ng kita at quarterly nagbabalik ng buwis.
Pagkabigo Mga Puntos
Dapat na isama ng sulat ng contingency ang mga puntos ng kabiguan sa bawat proseso. Ito ang mga kaganapan na maaaring makagambala sa pagkumpleto ng isang proseso o gawain. Ang mga puntos ng kabiguan ay maaaring mula sa natural na kalamidad sa pagkawala ng data ng sakuna sa simpleng miscommunications sa pagitan ng mga katrabaho. Ang isang contingency letter na nagbabalangkas sa mga puntos ng kabiguan ng departamento ng accounting ay maaaring isama ang pagkukulang ng halaga ng isang linggo ng mga invoice sa benta o ng isang hard drive crash na wipes out mahalagang pinansiyal na mga pahayag.
Probability and Impact
Ang susunod na bahagi ng mga posibleng sulat sa mga detalye ay posibilidad na ang mga punto ng kabiguan ay maaaring mangyari at ang epekto na may tulad na mga punto ng kabiguan sa mga operasyon. Ang sulat ay maaaring magpakita kung paano ang ilang mga punto ng kabiguan ay may mataas na posibilidad ngunit kumakatawan sa minimal na pagbabanta, habang ang iba pang mga punto ng kabiguan ay maaaring maging lubhang malamang na hindi ngunit naghahatid ng mga nagwawasak na mga kahihinatnan. Ang posibleng liham para sa automated record keeping system ng departamento ng accounting ay maaaring magpakita ng mababang posibilidad ng pagkabigo upang mapanatili ang mga talaan ng kumpanya hanggang sa petsa, ngunit maaari ring ipakita ang sulat kung paano ang kabiguan sa sistemang ito ay maaaring magkaroon ng malubhang epekto sa mga operasyon ng departamento.
Plano sa Pagkilos ng Contingency
Ang sulat ng contingency ay maglalaman ng isang planong aksyon na nagbabalangkas sa mga hakbang na gagawin ng departamento kung ang isang kabiguan ay nangyayari upang ang departamento ay makapagtrabaho sa paligid ng kabiguan habang ginagawa ang isang kinakailangang gawain. Habang ang mga pagkilos na nakabalangkas sa lahi ng contingency ay maaaring hindi ang pinaka mahusay o maginhawang pamamaraan ng pagkumpleto ng gawain, nakuha nila ang trabaho. Ang plano ng pagkilos sa sulat ng contingency letter ng departamento ay maaaring magsama ng mga hakbang upang magamit ang mga libro ng libro at calculator sa kaganapan ng pagkawala ng data mula sa isang nag-crash na hard drive.
