Kapag nagsisimula ng isang bagong organisasyon, pagbuo ng isang koponan o pagtukoy ng isang proyekto, mahalaga na malaman kung ano ang layunin at saklaw ay nilayong maging. Ang dokumentong ginamit para sa paglilinaw na ito ay tinatawag na isang charter document.
Ano ang isang Dokumento ng Charter?
Ang isang charter ay isang pormal na dokumento na tulad ng isang mapa ng daan para sa kung ano ang isang organisasyon, pangkat o proyekto ay inilaan upang maging at tuparin. Kabilang dito ang kasangkot, kung ano ang mga layunin, sino ang may awtoridad at higit sa kung ano at kung sino at kung may siklo ng buhay sa grupo o proyekto kapag ito ay kumpleto.
Isang Makasaysayang Pagsasanay
Ang mga dokumento ng karta ay umiiral mula nang Middle Ages. Ang Magna Carta, na nagsimula sa 1215, ay naglilinaw ng papel ng Hari ng Inglatera habang nagtatatag ng mga karapatan para sa mga baron, iba pang may-ari ng ari-arian at ng Simbahan.
Sa buong kasaysayan, ang mga charters ay pinahahalagahan na mga dokumento na nagpapahiwatig ng mga karapatan sa organisasyon at proyekto, pati na rin kung ano ang kinakailangan upang maganap. Mula sa mga chartered na kumpanya na pinagkalooban ng mga kapangyarihang hari sa kanilang itinakda upang matuklasan ang bagong mundo sa pamamagitan ng mga dokumentong nagdidikta sa mga kolonyal na karapatan, ang mga charters ng kahapon ay katulad sa balangkas sa mga organisasyong dokumento ngayon.
Ano ang Charter ng Proyekto?
Ang isang charter ng proyekto ay hindi lamang tumutukoy sa mga ambisyon at manlalaro sa isang proyekto; pinoprotektahan nito ang koponan mula sa dreaded "scope creep" na nakikita ang maraming mga proyekto na nagiging matigas ang ulo.
Ang isang charter ay nakuha bago ang plano ng proyekto; Detalye ng mga layunin at layunin ng proyekto. Kasama rin dito ang background ng proyekto, na nagpapaliwanag ng layunin nito at kung ano ang kailangan nito upang magawa. Ang charter ay nagbabalangkas sa saklaw ng proyekto at nagsasaad kung ano ang mga paghahatid, ang mga gawain na responsibilidad ng koponan at mga trabaho ay hindi inaasahang gumanap din ng pangkat. Ang huli ay napakahalaga sa pag-iwas sa "scope creep" na maaaring humantong sa patuloy na pagpapalawak ng mga responsibilidad, na sa huli ay nagbabanta sa mga deadline.
Ang charter ay dapat ding magdikta ng pamumuno, mga stakeholder at mga miyembro ng koponan. Ito ay naglalabas ng mga kritikal na petsa sa proyekto at ang badyet, kasama ang mga panganib at pagpapalagay, pati na rin ang dependency at mga hadlang. Dapat itong linawin ang antas ng awtoridad ng tagapamahala ng proyekto, kabilang ang kung maaari silang umupa o mag-apoy ng mga kawani. Sa wakas, dapat itong magtatag ng isang plano sa pakikipag-usap sa laro, kabilang ang mga parameter kung gaano kabilis ang inaasahan sa mga query.
Ang isang charter ng proyekto ay nilayon upang mai-sign off sa pamamagitan ng mga stakeholder at pamamahala ng prinsipyo. Dapat itong bawasan ang miscommunication at magbigay ng isang malakas na gabay na ilaw sa buhay ng proyekto. Ito ay itinuturing na isang paraan upang 'ibenta' ang isang proyekto sa pamamahala para sa pag-apruba.
Nagsusulat ng isang Magandang Kopya ng Magandang Koponan
Tulad ng isang charter ng proyekto, ang isang charter ng koponan ay dapat magawa ang parehong mga bagay para sa anumang koponan. Ang mga bahagi nito ay katulad ngunit inilapat sa pangkat kaysa sa isang proyekto.
Ipapaliwanag nito kung bakit nililikha ang koponan at kung anong mga uri ng mga proyekto ang gagampanan nito habang binabalangkas ang mga layunin para sa hinaharap ng koponan at nagpapaliwanag ng mga parameter para sa pagsukat ng tagumpay ng koponan.
Ang charter ay malinaw na nagsasaad ng mga tungkulin - sino ang namamahala, kung ano ang kinukuha ng kanilang awtoridad, kung sino ang mga miyembro ng koponan, kung ano ang mga kasanayan na kanilang dinala sa talahanayan at kung paano ang mga kasanayang ito ay pinakamahusay na gagamitin. Susuriin ng dokumento ang badyet na inilalaan sa koponan pati na rin ang mga mapagkukunan sa kanilang pagtatapon. Gayundin, itinatatag nito kung paano gagawin ang panloob na mga pag-audit at mga pag-review sa pag-unlad sa mga proyekto ng koponan, kasama ang pagpapatupad ng mga pagsusuri ng koponan at ang dalas nito. Ang mga pamamaraan at inaasahan ng komunikasyon ay dapat na nakabalangkas din.
Ang isang mahusay na charter ng koponan ay dapat makatulong na panatilihin ang miscommunication sa isang minimum at panatilihin ang isang pangkat na nakatutok sa mga layunin nito.
Charters bilang Guiding Forces
Tinutukoy ng dokumento ng charter ang mga istrukturang kapangyarihan, nagtatatag ng mga plano sa komunikasyon at naglilingkod bilang isang magaspang na gabay sa mga badyet at mga laang-gugulin. Ang lahat ng ito ay maaaring makita bilang hamstringing bagay bago sila kahit na makapagsimula. Ngunit ang charter ay tumutulong na protektahan ang mga proyekto at mga koponan sa pamamagitan ng pagtatakda ng mga alituntunin at malinaw na mga hangarin pati na rin ang mga limitasyon sa mga inaasahan at tungkulin. Ang isang mahusay na nakasulat na dokumento ng charter ay magbibigay at protektahan ang saklaw para sa mga koponan, mga proyekto at mga organisasyon.
