Ang pagpili mo upang ayusin ang iyong mga file sa opisina ay may mahalagang epekto sa kahusayan at pagiging produktibo. Ang isang sistema ng paghaharap ay dapat na batay sa kung paano ginagamit ang mga file sa opisina, anong mga tampok ng file ang madalas na tinutukoy at kung paano hiniling ang mga file sa salita. Ang pagsagot sa mga tanong na ito ay tutulong sa iyo na matukoy ang pinakamahusay na sistema para sa pag-aayos ng iyong mga file.
Mga bagay na kakailanganin mo
-
Filing cabinet
-
Mga folder ng file
-
Mga label ng file
Tukuyin kung gagawin mo ang mga file ayon sa alpabeto ayon sa paksa, ayon sa numerong gumagamit ng isang paunang natukoy na sistema ng pag-numero o kronolohikal sa pamamagitan ng alinman sa petsa na nilikha o takdang petsa. Lumikha ng mga pansamantalang at permanenteng mga file. Ang mga pansamantalang file ay kasalukuyang aktibong mga file na may petsa ng pagtatapos na itinalaga sa oras na ang file ay maaaring wasakin o mailagay sa mga naka-archive na file. Kasama sa mga halimbawa ng mga pansamantalang file ang mga kasalukuyang proyekto, mga item na aksyon at mga materyales na mabasa. Ang mga permanenteng file ay ang mga hindi naa-access nang madalas ngunit kailangang maitago sa mga archive para sa sanggunian sa hinaharap.
Isulat ang iyong mga pamagat ng label at mga kahulugan sa isang dokumento na maaaring ma-reference. Halimbawa, kung gumamit ka ng numerical na sistema ng pag-file, isulat ang paksa na ang bawat numero ay tumutugma sa at ilista ang mga halimbawa ng mga dokumento na isasama sa paksa na iyon. Tinutulungan nito na mapanatili ang pagkakapare-pareho kapag nag-file ng mga dokumento.
Gumawa ng mga piles para sa mga pansamantalang dokumento, mga permanenteng dokumento at basura. Pagbukud-bukurin ang mga dokumento bago isama ang mga ito sa sistema ng paghaharap. Huwag mag-file kung ano ang hindi kailangang mai-save.
Pumili ng lokasyon ng imbakan ng file. Maaari kang magpasya na ang mga pansamantalang aktibong mga file ay kailangang ma-file sa iyong desk drawer kung saan madali itong mapuntahan. Ang mga file na ibinahagi sa mga kawani ay dapat na matatagpuan sa opisina. Kung nagtatrabaho ka sa mga file na kailangang protektado, tulad ng mga file na naglalaman ng personal na impormasyon ng mga kliyente, gumamit ng locking file cabinet at alamin kung sino ang nasa opisina ay magkakaroon ng access.
Lumikha ng iyong mga file. Mag-label ng mga file gamit ang iyong alphabetic, numeric o chronological system. Tandaan na habang gusto mong maging tiyak sa iyong mga pamagat ng label, gusto mo rin ang mga pamagat na maging sapat na malawak upang mapalitan ang ilang mga uri ng mga dokumento. Halimbawa, sa halip na mag-label ng isang file na may isang tukoy na pangalan ng pulong ay lumikha ng isang file para sa mga pagpupulong na dumalo sa isang taon at iimbak ang lahat ng may-katuturang mga dokumento dito. Ito ay nagpapanatili sa iyo mula sa paglikha ng maraming mga file na kung saan lamang ng isa o dalawang mga dokumento ay kailanman ay naka-imbak.
Mga Tip
-
Tandaan simple ay laging mas mahusay. Subukan upang maiwasan ang mga kumplikadong mga sistema ng pag-file na magiging mahirap para sa iyo at sa mga kawani na matandaan. Gumamit ng tickler file para sa mga tukoy na gawain ng petsa tulad ng pagbabayad ng bill o pag-invoice. Ayusin ang iyong tickler file sa pamamagitan ng buwan o araw depende sa mga gawain at linisin ang file bilang mga gawain ay nakumpleto sa pamamagitan ng alinman sa pagkahagis ng mga dokumento ang layo o paglipat ng mga ito sa isang permanenteng file.
