Ang pagsulat ng mga titik ng koleksyon sa mga di-nagbabayad na kliyente ay isang hindi maiwasan na gawain ng bawat may-ari ng negosyo. Upang madagdagan ang iyong mga posibilidad na mabayaran ang iyong utang, mag-craft ng isang detalyadong patakaran sa pagbabayad nang maaga sa pag-isyu ng kredito at paggamit ng taktika at propesyonalismo kapag sinusubukang mangolekta sa mga nakaraang account na dapat bayaran.
Lumikha ng Patakaran sa Pagbabayad
Bago mo payagan ang isang customer o kliyente na ipagpaliban ang pagbabayad, magbayad sa credit o magbayad pagkatapos ng paghahatid ng mga produkto o serbisyo, bumuo ng isang patakaran sa pagbabayad na binabalangkas ang iyong mga tuntunin. Dapat itong magsama ng mga detalye kung kailan mo isinasaalang-alang ang isang pagbabayad na nakalipas, tulad ng 10 araw o 30 araw pagkatapos maibigay ang isang invoice. Dapat din itong isama ang mga detalye tungkol sa kung ano ang mangyayari kung patuloy na hindi nagpapatuloy, tulad ng pagbibigay ng mga parusa at late fees, pagtigil ng mga serbisyo o pagkuha ng legal na pagkilos.
Talakayin ang Mga Specifics
Sumangguni sa iyong kasunduan sa kontrata sa customer sa pagbalangkas ng iyong koleksyon sulat. I-reference ang pagkakasunud-sunod, ang numero ng invoice, ang petsa ng serbisyo o pagbili at ang petsa ng orihinal na kabayaran. Kung may mga naunang pagtatangka na mangolekta, banggitin din ang mga ito, at bigyan ang customer ng kabuuan na kasama ang mga parusa. Halimbawa, "Ang iyong order ng 1,000 bote ng tubig ay naihatid noong Oktubre 1 at ang isang invoice para sa $ 250 ay ibinibigay sa pamamagitan ng email Oktubre 3 sa isang petsa ng pagbabayad ng Nobyembre 3. Ang iyong account ay 30 araw na nakalipas na dahil at ang iyong account ay tinasa ng isang $ 25 na bayad, ginagawa ang iyong natitirang balanse ng $ 275, kaagad na babayaran."
Magkaroon ng Mapagmamalasakit, Gayunpaman
Habang ang ilang mga di-nagbabayad na mga customer ay maaaring dodging ang kanilang mga bill, ang iba ay maaaring nakalimutan ang kanilang petsa ng pagbabayad o may malubhang mga daloy ng cash isyu. Bigyan ang mga customer ng benepisyo ng pag-aalinlangan kapag nagsulat ng mga titik ng koleksyon upang maiwasan ang paglalagay ng mga ito sa nagtatanggol. Halimbawa, "Nauunawaan namin na ang mga hindi inaasahang pangyayari ay maaaring lumitaw at kami ay nakatuon sa pakikipagtulungan sa iyo upang malutas ang bagay na ito." Ang diskarte na ito ay hindi insulto ang customer, ngunit ginagawang malinaw na ang pagbabayad ay dapat gawin nang walang anuman ang mga pangyayari.
Maglakip ng mga Dokumento ng Pag-verify
Maglakip sa iyong mga kopya ng koleksyon ng mga naunang inisyu na mga invoice, nakaraang pagsusulatan sa isyu, isang kopya ng anumang naka-sign na kontrata o nakasulat na kasunduan at mga sipi mula sa iyong patakaran sa pagbabayad. Kung handa kang makipag-ayos sa balanse o kumuha ng mga pagbabayad sa bahagyang, balangkasin ang mga partikular na tuntunin ng iyong alok. Magbigay ng isang numero upang tawagan kung ang customer ay may mga katanungan at isama ang isang pre-paid, self-address na sobre para sa madaling pagbabayad.
Gumamit ng Abugado
Kung ang mga paulit-ulit na pagtatangka na mangolekta sa mga nakaraang account ay hindi mabunga, maaari kang magpasyang magpadala ng isang abogado sa sulat ng koleksyon para sa iyo. Ang iyong abugado ay maaaring magrekomenda ng mga banta ng maliit na claim court, isang referral sa isang ahensiya ng koleksyon, pag-uulat ng kredito o iba pang mga legal na pagkilos. Timbangin ang gastos-benepisyo ng kung ano ang aabutin upang magsasaka ang iyong mga pagsisikap sa pagkolekta sa isang legal na propesyonal kumpara sa halagang maaari mong potensyal na mangolekta mula sa iyong kostumer. Halimbawa, ang paggamit ng isang abugado na magsulat ng isang koleksyon na sulat para sa isang $ 50 na bayarin ay maaaring hindi mabisa, ngunit ang paggamit ng propesyonal na tulong para sa koleksyon sa isang $ 10,000 na account ay halos tiyak na nagkakahalaga ng gastos.
