Kung nagsisimula ka ng isang call center, isang tanggapan ng seguro o isa pang uri ng negosyo, ang iyong opisina sa harap ng opisina ay malamang na ang unang impresyon ay makukuha ng iyong mga customer at kliyente ng iyong kumpanya. Karaniwang sinusuportahan ng mga tanggapan ng front office ang departamento ng pagbebenta at iba pang mga kagawaran sa isang kumpanya. Ang laki ng departamento ay maaaring mula sa dalawang tao sa isang buong pangkat ng mga tao. Ang isang maayos na pagpapatakbo ng front office department ay maaaring makatulong sa natitirang operasyon ng kumpanya.
Ilista ang mga tungkulin na kailangang gawin ng departamento ng front office. Iwaksi ang listahang ito sa araw-araw, lingguhan at buwanang tungkulin. Isama ang anumang tulong na iyong inaasahan sa kagawaran na ito na mag-alok sa iba pang mga kagawaran.
Isama ang magkatulad na mga tungkulin sa ibang listahan. Tinutulungan ka nitong matukoy kung gaano karaming mga posisyon ang kailangan para sa bawat pangkat ng mga tungkulin. Halimbawa, ang pagsagot ng mga telepono, pagbubukas ng koreo at pagbati sa mga kostumer o mga kliyente ay maaaring isang grupo, na kadalasang magiging posisyon ng receptionist. Ang pagpasok ng mga invoice at pagbabayad sa mga invoice ay magiging isa pang pangkat ng mga tungkulin, na magiging isang account na pwedeng bayaran na posisyon.
Isulat ang uri ng mga taong nais mong kumatawan sa kumpanya sa departamento ng front office. Halimbawa, gusto mo ba ang mga kabataan, may bula na mga personalidad o propesyonal, nakalaan na mga personalidad? Nais mo ba ang mga tao na may isang tiyak na halaga ng karanasan o edukasyon? Sa pag-abot sa impormasyong ito, magkakaroon ka ng mas mahusay na ideya kung ano ang iyong hinahanap kapag isinulat mo ang iyong mga ad sa pagbubukas ng trabaho at mga potensyal na empleyado sa pakikipanayam.
