Para sa iba't ibang mga kadahilanan, ang ilang mga empleyado ay maaaring hindi tulad ng pagpuno out timesheets. Maaari nilang tingnan ito bilang nakakapagod at nakakalipas ng panahon, o sa kaso ng mga suweldo o mga exempt na manggagawa, maaaring makita nila ito bilang hindi kailangan. Hinihiling ka ng pederal na batas sa paggawa na subaybayan ang oras ng walang takdang empleyado; ang mga account na ito para sa karamihan ng oras-oras na manggagawa. Ibinigay mong mapanatili ang tumpak na mga tala, maaari mong gamitin ang anumang sistema ng timekeeping na gusto mo. Mayroong ilang mga bagay na maaari mong gawin upang matiyak ang pagsunod at upang makakuha ng mga nag-aatubiling empleyado upang maayos na punan ang kanilang mga time sheet.
Magtatag ng isang madaling-gamitin na sistema ng timekeeping batay sa laki ng iyong payroll. Halimbawa, kung mayroon kang mas mababa sa 10 empleyado, maaari kang bumili ng standard time sheet mula sa isang tanggapan ng tanggapan at ang mga empleyado ay kumpletuhin ang mga ito linggu-linggo. Upang madagdagan ang katumpakan, maaaring bumili ka ng isang standard na punch clock at blangko ang mga time card. Kung ang iyong payroll ay malaki, isaalang-alang ang isang awtomatikong sistema na nangangailangan ng mga empleyado upang orasan sa pamamagitan ng mga card ng swipe o daliri o palm print.
Isama ang mga pamamaraan ng timekeeping sa iyong handbook ng empleyado. Kabilang dito ang kapag ang mga sheet ng oras ay dapat at kung kanino dapat silang isumite. Malinaw na ipahayag ang mga kahihinatnan ng paglabag sa ilang mga panuntunan ng timesheet, tulad ng pagwawakas para sa mga palsipikadong timesheets. Bigyan ang lahat ng empleyado ng isang kopya ng handbook.
Gumawa ng kalendaryo sa payroll at ipamahagi ito sa lahat ng empleyado. Ito ay madaling gamitin kapag nagbago ang mga paydays, tulad ng sa mga linggo ng bakasyon. Ipinapakita ng kalendaryo ang mga petsa ng pagsisimula at pagtatapos ng panahon ng pay, mga petsa ng pagsumite ng timesheet at mga kaukulang petsa ng pay sa buong taon.
Italaga ang mga tagapamahala at superbisor upang sanayin ang mga bago at kasalukuyang mga empleyado kung paano punan ang mga timesheets. Kung mayroon kang isang awtomatikong sistema, kung kinakailangan, tanungin ang vendor na magpadala ng isang tao upang sanayin ang mga tagapamahala at superbisor na dapat sanayin ang kanilang mga empleyado.
Pasimplehin ang pagkalkula ng timesheet sa pamamagitan ng pag-aatas sa mga empleyado na i-round up at pababa sa pinakamalapit na oras ng isang oras. Bilugan ang oras mula sa isa hanggang pitong minuto pababa at oras mula sa walong hanggang 14 minuto. Halimbawa, kung ang empleyado ay dumating sa trabaho sa 8:11 a.m., inilalagay niya 8:15 a.m. sa time sheet. Kung siya ay umaasa sa 5:21 p.m., siya ay nagsusulat 5:15 p.m. Sa maraming mga kaso, ang mga awtomatikong sistemang timekeeping ay nagsasagawa ng rounding.
Limitahan ang mga entry sa timekeeping kung ano lamang ang binibilang. Halimbawa, limitahan ang mga entry sa regular, overtime, vacation, sick at personal na oras at bayad na mga pagkuha na kinuha. Kinakailangan ang mga nakapirming suweldo na manggagawa upang mapunan lamang ang mga sheet ng oras, kung kinakailangan.
Ipaliwanag sa mga empleyado kung ano ang nasa kanila para sa kanila. Halimbawa, sabihin na ang wastong pagkumpleto ay nagpapabilis sa pagpoproseso ng payroll, sinisiguro ang napapanahong mga paycheck, pinabilis ang ikot ng pagsingil at nagdaragdag ng cash flow. Magkaroon ng mga tagapamahala o tagapangasiwa ang mga benepisyo sa kanilang mga subordinates.
Hikayatin ang patakaran ng isang bukas na pinto upang mapalapit ng mga empleyado ang kanilang mga superyor kapag mayroon silang mga isyu sa orasan.
Iwasan ang paggamit ng sistema ng parusa upang makakuha ng mga empleyado upang punan ang kanilang oras ng talahanayan nang naaangkop. Halimbawa, ang pag-iingat ng mga suweldo hanggang sa isumite ng mga empleyado ang kanilang time-sheet ay maaaring ipinagbabawal sa ilalim ng batas ng estado at maaaring lumikha ng isang kapaligiran ng kawalan ng tiwala sa pagitan ng mga tagapamahala at empleyado.
Mga Tip
-
Bago ipatupad ang mga patakaran ng timekeeping, suriin sa departamento ng paggawa ng estado para sa mga naaangkop na patakaran. Halimbawa, ang estado ay maaaring magkaroon ng mga tiyak na regulasyon para sa rounding, recordkeeping at paggamit ng biometric time clocks.
