Ang isang sulat ng negosyo ay nagtatakda ng tono para sa mga pakikipag-ugnayan sa hinaharap. Kapag ang isang prospective na client ay tumatanggap ng isang liham ng negosyo, agad siyang bumubuo ng isang impression ng manunulat at sa kanyang organisasyon. Kung ang sulat ay masyadong kaswal, ang manunulat ay maaaring lumitaw na hindi tapat o hindi propesyonal. Ang pagsulat na masyadong pormal ay maaaring takutin o pahiwalayin ang mambabasa. Isang mahusay na organisado at mahusay na nakasulat na sulat ay lumikha ng isang positibong unang impression.
Well Organized
Ang bawat sulat ng negosyo ay tumutukoy sa isang partikular na layunin o gawain. Maaaring ito ay isang kahilingan para sa impormasyon, pagtugon sa isang pagtatanong o pagsumite ng isang panukala. Ang unang talata ay nagsasaad ng layunin ng liham. Sinasagot nito ang mga tanong ng mamamahayag: sino, ano, kailan, saan at bakit. Ang natitirang mga talata ay sumusuporta sa layuning ito sa iba't ibang mga punto - mga kwalipikasyon, mga katangian, mga tampok. Inuulit ng huling talata ang layuning ito at malinaw na binabalangkas ang mga inaasahan ng manunulat. Gumagamit ang manunulat ng naaangkop na mga pariralang paglipat upang matiyak na ang lahat ng bahagi ng sulat ay daloy nang magkasama.
Maaliwalas at Perpekto
Ang isang mahusay na sulat ng negosyo ay nagbibigay ng lahat ng mahalagang impormasyon sa isang malinaw at madaling paraan. Gumagamit ang manunulat ng angkop na tono at wika. Pinapanatili niya ang bokabularyo simple at nag-iwas gamit ang teknikal o abstract na wika upang mapabilib ang mambabasa. Nag-iiba-iba ang haba ng mga pangungusap, pinupuntahan ang layo mula sa mahaba, mahalay na mga pangungusap na may labis na mga detalye. Gayunpaman, hindi niya nililimitahan ang kanyang sarili sa maikli, pabagu-bago ng mga pangungusap. Hangga't maaari, ginagamit niya ang aktibong tinig sa halip na ang tinig na tinig.
Well Nakabalangkas
Ang bawat sulat ng negosyo ay sumusunod sa mga kinakailangan ng format at font ng kumpanya.Sa isang format ng bloke, ang buong titik ay iniwan na makatwiran at nag-iisa, maliban sa isang double space sa pagitan ng mga talata. Ang binagong format ng block ay sumusunod sa estilo ng bloke, ngunit itinatakda ang petsa at pagsasara sa sentro. Kasama sa karamihan ng mga sulat sa negosyo ang petsa, address sa loob, pagbati, linya ng paksa, komplimentadong pagsasara, lagda at enclosures. Kung ang titik ay mas maikli o mas mahaba kaysa sa average, ang manunulat ay gumagawa ng kinakailangang mga pagsasaayos sa vertical spacing.
Error Free
Bago magpadala ng anumang sulat, binabasa ng manunulat ang unang draft nang malakas. Ito ay isang mahusay na paraan upang suriin para sa wika na tunog awkward o hindi natural. Gumagamit siya ng dictionarybook at istilo ng pagsulat upang suriin ang lahat ng spelling, grammar at punctuation. Bilang kahalili, maaari niyang gamitin ang tampok na pag-check ng spell-and-grammar ng kanyang word processing program. Naka-double check ang pangalan, pamagat at address ng tatanggap.
