Ang epektibong mga titik ng negosyo ay isang mahalagang kasangkapan sa arsenal ng bawat negosyante. Kahit na inilaan upang ibenta ang isang produkto o serbisyo, o upang ipakilala lamang ang manunulat, ang isang epektibong liham ng negosyo ay dapat magkaroon ng ilang mga pangunahing katangian upang makakuha ng isang mambabasa na tumugon nang may pabor. Ang sulat ay dapat tumawag sa tumatanggap sa aksyon at kumbinsihin siya na gawin ang nais ng manunulat. Ang lahat ng mga epektibong mga titik ng negosyo ay may mga tiyak na katangian sa karaniwan.
Kumpletuhin ang Impormasyon
Ang isang epektibong liham ng negosyo ay may lahat ng impormasyon na kailangan ng isang mambabasa na kumilos nang angkop. Ang mga titik ay malinaw na nagsasabi kung sino ang liham at kung saan at kung paano tumugon. Ipinahayag nito kung ano ang tungkol sa sulat, kung kailangan ang pagkilos, kung saan dapat gawin ang aksyon at kung bakit dapat gawin ngayon ang pagkilos. Ang sulat ng negosyo ay puno ng impormasyon at walang nag-iiwan. Ito ay may isang malinaw na tawag sa pagkilos at nagsasabi sa tatanggap kung paano gumanap ang pagkilos na iyon.
Brevity
Ang epektibong liham ng negosyo ay hindi mabulaklak o gayak. Ito ay ekstrang at sa punto. Walang nasayang na mga salita. Ang wika ay maikli sa paghahatid nito upang ang mambabasa ay naiwan na lamang ang impormasyong kinakailangan. Ang isang sulat ng negosyo ay hindi isang lugar upang ipakita ang mga malalaking salita o tula. Ang epektibong mga titik ng negosyo ay maikli at sa punto.
Mga Benepisyo, Hindi Mga Tampok
Ang mabisang mga titik ng negosyo ay nakatuon sa mga benepisyo para sa tatanggap, hindi sa mga tampok ng produkto o impormasyon. Sinasagot nito ang tanong para sa mambabasa: "Ano ang nasa para sa akin?" Ang isang negosyo sulat ay isinasaalang-alang ang mga limitasyon ng oras ilagay sa mambabasa at ang mga pangangailangan na ang mga mambabasa ay nagdadala sa talahanayan. Nagtuturo ito sa kanila, na ginagawang madali para sa mambabasa na gawin ang nais na pagkilos. Ang mga liham sa negosyo ay tumutuon sa kung paano matutulungan ng manunulat ng sulat ang mambabasa, hindi kung bakit dapat tulungan ng mambabasa ang manunulat.
Pagtutukoy
Gumamit ng tiyak na wika kapag nagsusulat ng mga liham ng negosyo. Sabihin sa mga mambabasa kung ano ang maaari nilang asahan mula sa mga produkto, serbisyo o negosyo. Huwag gumamit ng malabo na wika na maaaring magwawalang-hiya sa kanila. Gumamit ng mga halimbawa, kung kinakailangan, upang higit pang linawin ang wika upang gawing malinaw ang sulat ng negosyo sa mambabasa. Kung ang isang pangako ay ginawa sa isang sulat, siguraduhin na ang negosyo ay maaaring i-back up ito. Gayundin, gamitin ang mga pandiwa sa pagkilos sa halip na mga passive verb upang bigyan ang iyong mga pangungusap ng lakas.
Kalinawan
Iwasan ang paggamit ng pag-uusap kung hindi kinakailangan sa pagsisikap na makipag-usap nang malinaw. Mahalaga na linawin nang eksakto kung ano ang nag-aalok ng sulat at kung ano ang hinihiling ng sulat na gawin ng mambabasa. Kung hindi, hindi maaaring gawin ng mambabasa ang aksyon na hiniling, at ang sulat ay hindi magiging epektibo. Gumamit ng malinaw, malakas na wika upang bigyan ng diin ang dapat gawin ng mambabasa pagkatapos mabasa ang sulat ng negosyo. Ang mga maikling pangungusap na may malakas, naaaksyunan na mga pandiwa ay inirerekomenda upang hikayatin ang mambabasa na kumilos.
Etiquette
Siguraduhin na sundin ang tamang tuntunin ng magandang asal sa mga titik ng negosyo. Tiyaking alamin ang wastong pangalan at pagbaybay ng taong tatanggap ng liham. Pakinggan ang mga ito nang naaangkop. Tumugon sa lahat ng mga titik na nangangailangan ng return reply. Sa pamamagitan ng pagsunod sa tamang asal, ipinakikita ng isang negosyante na may tamang paggalang siya sa taong kanyang sinulatan. Ang paggalang na iyan ay maaaring mahahaba sa pagsasagawa ng tawag sa pagkilos.
Pagkatama
Mula sa pag-format ng sulat sa katumpakan ng tagatanggap, isang liham ng negosyo ang dapat pindutin ang maraming mga wastong tala upang maging epektibo. Siguraduhin na ito ay ipinadala sa tamang tao, sa tamang departamento, sa tamang kumpanya. Siguraduhin na ang sulat ay papunta sa tamang tao upang gawin ang aksyon na hinihiling sa kanya ng sulat. Basahin ang liham at hatulan kung tama o tama ang wika para sa taong pinapadala mo ito - hindi masyadong pormal o impormal. Kapag handa nang ipadala ito, i-double check ang pag-format ng isang huling beses para sa mga error.
