Ito ay hindi pangkaraniwan para sa mga may-ari ng negosyo at mga tagapagbigay ng serbisyo sa mga customer na walang karga. Halimbawa, kung ikaw ay isang taga-disenyo ng web at ang proyektong pinagtatrabahuhan mo ay tumatagal ng mas maraming oras at pagsisikap kaysa sa iyong naisip, maaaring gusto mong singilin ang higit pa. Sa kasong ito, makatuwiran na mag-isyu ng debit memo o debit note sa iyong kliyente. Malawakang ginagamit ang dokumentong ito sa lahat ng mga industriya para sa karagdagang pagsingil, mga transaksyon sa bangko at higit pa.
Mga Tip
-
Ang debit memorandum, o debit memo, ay isang form na ibinigay ng mga nagbebenta upang ipaalam sa mga customer na hindi pa nila sisingilin o sapat na sisingilin. Ito ay may tungkulin upang pamahalaan ang balanse dahil sa isang partikular na invoice at upang itama ang mga pagkakamali sa pagsingil.
Ano ang isang Debit Memorandum?
Sabihin nating nagmamay-ari ka ng digital marketing agency, at ang isa sa iyong mga kliyente ay humihiling ng karagdagang mga serbisyo pagkatapos ng paglalagay ng isang order.Maaari kang mag-isyu ng debit memo o bagong invoice na sumasakop sa mga serbisyong ito. Kung pipiliin mo ang unang pagpipilian, kinakailangan na i-record ang debit memo sa buwanang pahayag ng mga natitirang mga account na maaaring tanggapin.
Ang mga bangko ay nag-isyu ng mga memo ng debit upang ipaalam sa mga kostumer ang tungkol sa mga singil para sa mga pagbabayad ng pautang, interes, mga singilin na check check, debit ng DDA at mga singil sa kredito at iba pa. Ang dokumentong ito ay maaari ding gamitin upang singilin ang isang komisyon o mabawi ang isang balanse sa kredito na natitira sa isang account ng customer. Isipin ito bilang isang impormal na invoice.
Debit vs. Credit Memos
Bilang isang may-ari ng negosyo, mahalaga na maunawaan mo ang pagkakaiba sa pagitan ng mga memo ng debit at credit. Ang huli ay ginagamit upang bawasan ang halaga na nabibili ng isang bumibili sa vendor. Inirereklara ng mga mamimili ang pagbabawas na ito sa kanilang mga balanseng babayaran sa account, habang itinatala ito ng mga vendor sa kanilang mga balanseng account na maaaring tanggapin.
Sa pangkalahatan, ang mga kumpanya ay nag-isyu ng isang credit memo kapag ang mga bayarin na sisingilin sa isang kliyente ay masyadong mataas. Halimbawa, maaaring mag-isyu ang isang pabrika ng $ 2,000 na invoice para sa 200 yunit ng mga kalakal kung saan nagkakahalaga ang bawat yunit ng $ 10. Ang mamimili ay nagpapaalam sa pabrika na ang limang mga yunit ay may depekto. Sa kasong ito, maaaring mag-isyu ang pabrika ng isang memo ng kredito na $ 50 at itala ang transaksyon sa mga account na maaaring tanggapin.
Ang halagang tinukoy sa credit memo ay maaaring ibalik sa bumibili o magamit sa isang pagbili. Tulad ng isang debit memorandum, ang dokumentong ito ay karaniwang para sa isang nakaraang invoice. Ang parehong mga dokumento ay may tungkulin upang iwasto ang mga pagkakamali sa pagsingil at mga error sa invoice.
Paglikha ng isang Memo ng Debit
Ang isang debit memo ay medyo simple upang lumikha. Una, tukuyin kung gaano karaming pera ang utang ng iyong customer. Susunod, pumili ng isang format, tulad ng isang slip sa pagbabayad o isang nakasulat na titik. Isama ang sumusunod na impormasyon sa debit note:
- Pangalan ng pangalan at impormasyon ng negosyo
- Ang iyong pangalan ng negosyo at mga detalye ng pagkontak
- Ang numero ng pagpaparehistro ng buwis ng iyong kumpanya
- Numero ng reference ng customer (opsyonal)
- Numero at petsa ng invoice
- Maikling paglalarawan ng mga kalakal o serbisyo na binili
- Halaga ng utang ng bumibili
- Mga tuntunin sa pagbabayad, kabilang ang anumang mga late fees na maaaring mag-aplay
Sabihin ang dahilan kung bakit nag-isyu ka ng debit memo. Ilarawan kung ano ang utang at kung bakit. Gumamit ng propesyonal na tono. Kung ang debit note ay nauugnay sa isang nakaraang invoice, isama ang numero nito sa iyong tala. Depende sa iyong mga kagustuhan, maaari kang gumamit ng program ng spreadsheet, isang word processor, software sa pagsingil o mga template ng debit note. Maraming mga website, tulad ng Smartsheet, Template.net at Biztree, ay nagbibigay ng mga libreng template na maaaring ipasadya ayon sa iyong mga pangangailangan. Ang kailangan mo lamang gawin ay punan, i-download at i-print ang form.
Kapag tapos ka na, ipadala ang debit memo sa iyong mga kliyente. Kung hindi sila nagbabayad sa oras, lumikha at magpadala ng isa pang debit note. Isaalang-alang ang paggamit ng program ng software tulad ng QuickBooks upang mapanatili ang tumpak na mga tala ng iyong mga memo ng debit at kredito, mga invoice at iba pang mga dokumento sa pananalapi.
