Ang bawat kumpanya ay may iba't ibang mga patakaran tungkol sa mga pagpupulong. Sinusunod ng ilan ang isang impormal na proseso, habang ang iba ay nangangailangan ng mas pormal na istraktura. Bilang isang tagapamahala o may-ari ng negosyo, mahalagang malaman kung paano magsagawa at tapusin ang pormal at impormal na mga pulong. Mapapabuti nito ang komunikasyon at humantong sa isang mas produktibong resulta.
Ano ang Kahulugan ng Pagtawid sa Isang Pulong?
Ang terminong "adjourn" ay nagmumula sa mga salitang Latin Ad (sa) at Diurnus (araw-araw). Bagaman maraming tao ang gumamit ng salitang magkakasabay sa pagtawag sa isang pagtatapos sa isang pulong, ang "pagtigil" ay tunay na nangangahulugan ng paglipat ng isang pulong, o isang item sa agenda, sa ibang araw. Halimbawa, ang mga miyembro ng board ng kumpanya ay maaaring magtaguyod ng isang pagpupulong kung ito ay hindi posible upang talakayin ang mga isyu sa kamay dahil ang pangunahing impormasyon ay nawawala. Ang pag-advertise ay nangangahulugang ang pagpupulong ay muling ipagpapatuloy kapag handa na ang lahat upang talakayin ang pinag-uusapang isyu. Hindi pareho ang pagwawakas o pagtatapos ng pulong, kapag ang lahat ng mga isyu ay nalutas.
Ano ang Mga Panuntunan ng Proseso para sa mga Pulong?
Ang ilang mga organisasyon, kapansin-pansin ang mga korte ng batas, mga unibersidad, mga ahensya ng pamahalaan at malalaking organisasyon ay sumusunod sa mga itinakdang patakaran para sa pag-uugali ng pormal na pagpupulong. Sa ilalim ng Batas ng Order ni Robert na Bagong Binagong, halimbawa, ang sinuman ay maaaring magpasa ng paggalaw upang makapagpapatuloy ng isang pagpupulong sa ilang mga pagkakataon, halimbawa:
- Sa kawalan ng isang korum
- Tulad ng nakalagay sa batas ng organisasyon ng organisasyon
- Kapag nakarating ang mga miyembro ng lupon sa pagtatapos ng agenda
- Sa kaso ng isang emergency o agarang panganib, tulad ng mga alarma sa sunog na lumalabas sa gusali.
Habang ang mga maliliit na negosyo ay malamang na hindi sumunod sa mga patakaran ni Robert, nagbibigay sila ng isang simpleng balangkas para sa "opisyal na" pagtigil ng isang pulong.
Mga Pamamaraan sa Pagpapatuloy ng isang Pagpupulong
Ang pulong ay maaaring adjourned alinman sa simula o sa anumang yugto. Kung ikaw ang chairman, gumawa ng isang plano upang matiyak na ang lahat ay tumatakbo nang maayos. Pagkatapos talakayin ang adyenda, suriin kung sinuman ang nagnanais na magsagawa ng isang galaw upang itigil ang pagpupulong. Magtanong ng isa sa pamamagitan ng pagsasabi "Nakaririnig ba ako ng isang kilos upang makapanatili?" Dapat na malinaw na tukuyin ng motion to adjourn ang oras at petsa ng susunod na pagpupulong pati na rin ang anumang mga kagyat na bagay na nangangailangan ng espesyal na sesyon bago ang susunod na pangkalahatang pulong. Sa ilalim ng mga panuntunan ni Robert, ang paggalaw ay kailangang pangalagaan at hindi maaaring susugan o debahin.
Ang isang pulong ay maaaring adjourned nang walang galaw kung ang korum ay hindi naroroon o sa kaso ng isang kagipitan. Kung ang araw na iyon ay isang pampublikong bakasyon, ang pulong ay maaaring adjourned hanggang sa susunod na araw ng trabaho, sa parehong oras at lugar. Susundan ng isang naidalang pulong ang parehong pagkakasunud-sunod ng negosyo bilang orihinal na pulong. Sa pagsasara ng mga pangungusap, maaaring pag-usapan ng chairman ang araw at oras para sa susunod na pagpupulong. Maaari rin siyang magbigay ng impormasyon sa pakikipag-ugnay, salamat sa mga kalahok at gumawa ng mga huling paalala na paalala. Kung sakaling ang pagtigil ay 90 araw o higit pa, ang bawat kalahok ay bibigyan ng paunawa ng petsa at lugar.
Pag-adjourning isang Mas Pormal na Pagpupulong
Hindi lahat ng pagpupulong ay pormal; samakatuwid, hindi lahat ng mga pagpupulong ay nangangailangan ng paggalaw upang manatili. Ang mga pulong sa pagbebenta ay isang magandang halimbawa.Ang mga ito ay tiyak na mahalaga, at ang lahat ng mga sales reps ay inaasahang dumalo. Ngunit ang layunin ng mga pulong ng mga benta ay para sa sales manager na maghatid ng impormasyon sa kawani, marahil ay nagbibigay ng mga tip at bigyan ng lakas at pag-asa, o upang bigyan ng pansin ang mga taong nahulog ng mga layunin o nabigo upang buksan ang kinakailangang gawaing papel. Walang pagboto sa panahon ng pulong, gayunpaman, dahil ang opinyon ng sales manager ay ang mahalaga. Matapos magsagawa ng isang pulong kung saan ang isang tao ay namamahala, magiging hangal na humiling ng isang paggalaw upang matigil. Ang benta manager ay maaaring magtanong kung may anumang mga katanungan, at pagkatapos ng pagsagot sa kanila, sabihin lang, "Iyan lang ang nais kong masakop ngayon. Kunin ang ilan sa mga bagong polyeto habang iniwan mo at gamitin ang mga ito upang ipaliwanag ang hindi kapani-paniwalang mga benepisyo ng mahusay na produktong ito!"
Ang mga pulong kung saan nagtitipon ang mga tagapangasiwa upang talakayin ang mga problema at solusyon ay isa pang halimbawa. Ang mga tagapamahala ay walang oras para sa isang pormal na pagpupulong na may motions at segundo, o kailangan nila ng isa. Alam nila kung ano ang tungkol sa pagpupulong, kaya walang kailangang agenda. Walang sinuman ang kumukuha ng mga minuto. Patuloy nilang tatalakayin ang mga isyung ito sa susunod na pagpupulong, kaya't maaari nilang itago ang pulong. Ngunit isang pormal na pagtatapos sa pulong ay magiging mahirap at hindi naaangkop. Ang mga pagkakataon, ang pulong ay naka-iskedyul para sa isang may hangganan na oras, tulad ng 30 o 60 minuto. Kapag ang oras ay may, sasabihin ng isang tao, "Punan natin ang talakayang ito sa susunod na buwan" samantalang ang iba naman ay nagtatanggal ng pinto upang bumalik sa trabaho.
