Kapag nagpatakbo ka ng pulong ng club, kausap ka nang sabay-sabay ang lahat ng miyembro ng club, magplano ng mga aktibidad sa hinaharap sa club at gumawa ng mga mahahalagang desisyon. Upang epektibong mapatakbo ang pulong, dapat kang organisado at magkaroon ng plano. Ang tagapamahala ng pulong ay nagpapanatili ng kaayusan sa buong pulong habang nakikipag-usap sa lahat ng mga paksa sa agenda ng pulong.
Maghanda nang maaga. Magpasya kung ano ang iyong mga layunin para sa pulong at bumuo ng isang partikular na plano ng pagkilos upang matugunan ang mga layuning iyon. Gumawa ng isang listahan ng mga paksang iyong itatala at gumawa ng mga kopya ng listahang ito para sa pamamahagi sa mga miyembro ng club.
Lumikha ng isang kaakit-akit na kapaligiran. Maghatid ng mga pampalamig bago ang pulong at magkaroon ng malambot na musika sa paglalaro ng mga miyembro ng club na pumasok sa lugar ng pulong. Ito ay lilikha ng isang kapaligiran na naghihikayat sa mga miyembro na magpahinga at makisalamuha bago magsimula ang pagpupulong.
Magsimula sa oras. Gumawa ng isang anunsyo limang minuto bago plano mong magsimula. Habang ang mga miyembro ng club ay nakahanap ng pag-upo, ibigay ang mga kopya ng agenda ng pagpupulong. Pinapayagan nito ang mga miyembro ng club na repasuhin ang agenda habang naghahanda ka na magsimula.
Ipakilala ang mga bagong miyembro ng club. Ang mga sesyon ng Icebreaker ay ang pinakamahusay na paraan upang ipakilala ang mga bagong miyembro. Ipahayag sa kanila kung saan sila lumaki, kung saan sila nagpunta sa paaralan at bakit sila nagpasya na sumali sa iyong club.
Suriin ang mga minuto mula sa nakaraang pulong. Ipinaaalala nito ang mga miyembro ng club ng mga aksyon na kinuha sa panahon ng huling pagpupulong at nagbibigay ng mga bagong miyembro ng mas mahusay na pag-unawa sa kasalukuyang mga paksa sa pagpupulong.
Manatili sa gawain. Laging sundin ang agenda ng pagpupulong. Kung gusto ng isang tao na talakayin ang isang paksa na wala sa iyong agenda, isulat ang paksa sa isang magkakahiwalay na papel at harapin ito sa susunod na pagpupulong.
Payagan ang oras para sa mga tanong at sagot. Ang mga miyembro ng Club ay malamang na may mga katanungan, kaya maging handa upang sagutin ang mga ito. Hilingin sa mga may katanungan na itaas ang kanilang kamay at tawagin ang bawat miyembro ng isa-isa. Ito rin ay isang magandang pagkakataon upang hikayatin ang mga miyembro ng club na gumawa ng mga mungkahi para sa mga pagpupulong sa hinaharap.
Tapusin ang oras. Ang pagkakaroon ng isang tiyak na oras ng pagtatapos ay tumutulong upang mapanatili ang facilitator sa track. Kung ang mga miyembro ng club ay may mga karagdagang katanungan o alalahanin, anyayahan silang makipag-usap sa iyo pagkatapos ng adjourns ng pagpupulong.
