Ang mabuting pamamahala ng proyekto ay nangangahulugan ng pagdodokumento kung ano ang iyong gagawin at kung ano ang nagawa.Parehong ang charter ng proyekto at saklaw ng proyekto ay nilikha nang maaga sa yugto ng pagsisimula ng isang proyekto, at bawat isa ay makakatulong upang patnubayan ang proyekto sa tamang direksyon. Habang pareho ang mga dokumentong ito ay mahalaga sa pagkuha ng isang proyekto mula sa lupa, mayroon silang malaking iba't ibang mga layunin, madla at nilalaman.
Awtorisasyon
Ang charter ay may isang pangunahing layunin: upang pahintulutan ang isang project manager na gumamit ng natukoy na mga mapagkukunan upang makumpleto ang isang proyekto. Pangalawa, ang charter ay dapat magtalaga ng sponsor ng proyekto. Ang dalawang mga tao ay pamahalaan at suportahan ang proyekto sa maraming mga koponan at sa pamamagitan ng ilang mga phases. Ang charter ay dapat na isang maigsi dokumento na nagsisimula sa isang maikling pagpapakilala sa proyekto na kasama ang mga layunin, layunin at target na petsa ng pagtatapos; isama ang isang talahanayan na naglilista ng tagapamahala ng proyekto, sponsor at anumang iba pang mga tagapangasiwa ng ehekutibo; at isara ang mga lagda sa pinangalanang mga kalahok. Ang karta ay dapat na bihira na mas mahaba kaysa sa dalawang pahina.
Pag-apruba
Dahil ang charter ay pinirmahan ng hindi bababa sa isang miyembro ng senior kawani, ang sponsor, ito ay nagbibigay sa dokumentado ng validity ng proyekto. Ang charter ay kadalasang inihatid sa mga ehekutibo o iba pang mga miyembro ng mataas na ranggo ng koponan at nagsisilbing abiso na ang proyekto ay naaprubahan. Dahil maraming mga proyekto ang pinamamahalaan sa mga kagawaran, ang pag-apruba na ito ay nagsisilbing paunawa sa iba pang mga koponan na kinakailangan ang kanilang kooperasyon. Kadalasan, ipinakita ang charter kasama ang isang kaso ng negosyo, at ang dalawang dokumentong ito ay nagtala ng dahilan para sa proyekto.
Mga Layunin
Tinutukoy ng saklaw ng proyekto ang mga parameter ng proyekto. Sa una, ang isang paunang dokumento ng saklaw ay inihanda (kasama ang charter at iba pang mga dokumento ng pagsisimula) upang i-map out ang mga layunin. Ang dokumentong ito ay kadalasang ipinapahayag sa mga nangunguna sa koponan na mag-aambag ng mga miyembro sa koponan ng proyekto, bagaman hindi ito kasama kung paano makukumpleto ang mga gawain. Halimbawa, sa isang proyektong pagtatayo, ilalarawan ng paunang saklaw ang istraktura na itinatayo, kabilang ang bilang ng mga kuwarto, ang square footage at ang bilang ng mga pasukan.
Pananagutan
Ang dokumento ng saklaw ay makakatulong sa mga stakeholder na matukoy kung kumpleto ang isang proyekto. Dahil tinukoy ng dokumento ng saklaw kung ano ang ilalabas ng proyekto, kapaki-pakinabang ito sa buong proyekto para sa pagtukoy kung ang proyekto ay nasa iskedyul upang magtagumpay nang matagumpay. Kung ang iyong proyekto ay upang ipatupad ang isang suite ng software na kasama ang tatlong mga application, at nakumpleto mo ang dalawa, hindi mo naihatid sa iyong ipinangako na saklaw. Ang mga dokumento ng saklaw ay kadalasang nagbabago sa panahon ng isang proyekto para sa kadahilanang ito. Hindi tulad ng isang charter, ang mga dokumento ng saklaw ay itinuturing na "living" na mga dokumento, at, tulad ng bagong impormasyon ay natuklasan, ang mga layunin ay maaaring mabago.
