Ang isang sponsor ay maaaring makinabang sa mga programa at kaganapan ng iyong samahan sa pamamagitan ng pagbibigay ng pinansiyal na suporta o pagbibigay ng mga suplay o iba pang mga kalakal. Kapag humiling ka ng pag-sponsor mula sa isang korporasyon o isang negosyo, mahalaga na magsulat ng isang sulat na malinaw na humihingi ng kung ano ang kailangan ng iyong organisasyon. Mahalaga rin ang mga organisasyon na isaalang-alang kung paano nila matatanggap ng publiko ang mga sponsor bago magsulat ng isang pormal na kahilingan.
Gumawa ng isang listahan ng lahat ng mga potensyal na sponsor, at tukuyin kung alin sa mga nais mong isumite ang isang sponsorship letter.
Alamin kung sino ang dapat isumite sa pamamagitan ng paghahanap ng pangalan ng general manager o may-ari ng kumpanya. Ang ilang mga kumpanya ay may isang partikular na tao na sinusuri ang lahat ng mga kahilingan ng donasyon.
Balangkasin ang mga pangangailangan ng kaganapan ng iyong organisasyon sa pamamagitan ng paggawa ng isang malinaw na balangkas ng mga supply na kakailanganin mo upang makumpleto ang kaganapan at ang mga pangangailangan sa pananalapi upang makatulong na gawing matagumpay ang iyong kaganapan.
I-type ang petsa na iyong ipapadala ang iyong sulat. Sa madaling salita, kung isinulat mo nang maaga ang sulat, gamitin ang petsa na plano mong i-mail ang liham.
I-type ang pamagat ng taong nais mong tawagan pati na rin ang mailing address ng taong iyon.
Sumulat ng isang paglalarawan ng iyong samahan, kabilang ang kapag ito ay itinatag at ang misyon ng kumpanya. Ilarawan ang kaganapan kung saan humihiling ka ng pagpopondo, kasama ang dahilan kung bakit ang kahalagahan ay mahalaga sa iyong kumpanya. Isama ang petsa at oras ng kaganapan. Ilarawan kung sino ang dadalo at kung anong publisidad ang iyong inaasahan.
Hilingin ang pag-sponsor ng kumpanya sa pamamagitan ng pag-iingat kung gaano ang pasasalamat sa iyong organisasyon kung maaari nilang isponsor ang kaganapan sa anumang kapasidad.
Magbigay ng mga detalye kung ano ang maaari mong mag-alok ng kumpanya bilang kapalit ng kanilang pag-sponsor. Dapat itong isama ang paglalathala ng kontribusyon ng kumpanya sa mga taunang ulat at / o mga newsletter pati na rin ang publisidad para sa mga ito sa Web site ng iyong samahan. Siguro ay isama ang ilang mga signage o pagkilala sa aktwal na kaganapan.
Isara ang sulat sa pamamagitan ng pagpapasalamat sa kanila sa paglaan ng oras upang suriin ang iyong kahilingan para sa pag-sponsor.
I-type ang iyong pangalan, address, at numero ng telepono.
Lagdaan ang iyong buong pangalan, at isama ang iyong posisyon sa loob ng iyong organisasyon.
Ihanda ang sulat sa pamamagitan ng pagpapadala nito sa sobre ng laki ng negosyo, at tiyakin na may tamang selyo. Kung mayroon kang isang polyeto para sa kaganapan, maaari mong piliin na isama ang isang kopya para sa repasuhin ng potensyal na sponsor.
