Ang mga memo ay kadalasang ipinadala sa maraming tao sa isang pagkakataon at hindi sinadya upang maging personalized tulad ng isang sulat ng negosyo. Ang isang memo ng negosyo ay isinulat upang magbigay ng pagtuturo o upang ipaalam sa isang madla. Ang madla na iyon ay maaaring mga miyembro ng iyong organisasyon o isang third party, tulad ng isang kliyente. Kapag sumusulat ng memo ng kliyente, mas mahalaga pa para manatiling propesyonal sa iyong memo at magbigay ng maraming impormasyon. Ang mga karagdagang materyales, tulad ng impormasyon tungkol sa iyong kumpanya, ay maaaring kasama sa memo ng kliyente.
Lumikha ng heading para sa iyong client memo. Ang mga heading na kategorya ay ang, Mula, Petsa at Paksa. Dapat na isama sa seksyong To sa lahat ng mga kliyente kung kanino ka nagpapadala ng memo. Ang iyong pangalan ay napupunta sa seksyong Mula. Ang petsa ng pagpapadala mo ng memo ay dapat na nakasulat pagkatapos ng "Petsa," at ang paksa ng memo ay dapat na malinaw na ipaliwanag ang layunin, tulad ng "Karagdagang Impormasyon na Kinakailangan sa Proyekto ng Website."
Isulat ang unang talata sa iyong kliyente sa isip. Ang unang talata ay dapat na ilang mga pangungusap na madaling ipaliwanag ang iyong layunin para sa memo. Gamit ang halimbawa ng proyekto ng website, ipapaliwanag mo ang proyektong pinagtatrabahuhan mo para sa kliyente, kung bakit kailangan mo ng karagdagang impormasyon at kung ano ang impormasyon na iyon. Ito ay isang buod, kaya walang mga detalye na kailangang isama pa.
Isulat ang katawan ng memo, na karaniwan nang ilang talata. Ito ay kung saan mo isasama ang mga detalye para sa sanggunian ng kliyente. Halimbawa, maaari mong pag-usapan ang tungkol sa kung anong aspeto ng proyektong website na may problema ka at kung anong partikular na impormasyong kailangan mo mula sa kliyente.
Isama ang mga hakbang na kailangan mo upang kunin ng kliyente, kung naaangkop, sa panapos na talata. Ang nagbibigay-kaalaman na mga memo, tulad ng pag-update ng kliyente sa isang bagong patakaran ng kumpanya, ay hindi nangangailangan ng seksyon na ito. Sa halimbawa ng proyekto sa website, gayunpaman, kakailanganin mong ipaliwanag sa kliyente kung paano mo gustong ipadala sa iyo ang karagdagang impormasyon. Kung walang aksyon ang kailangan ng kliyente, maaari mong ibigay ang iyong impormasyon sa pakikipag-ugnay kung sakaling siya ay may mga tanong. Huwag kalimutang pasalamatan siya sa kanyang panahon.
