Ang trabaho ng isang pulong tagaplano ay maaaring maging daunting ibinigay ang bilang ng mga detalye na kasangkot sa pagpaplano at pagtatanghal ng isang conference conference, ngunit kung tinatamasa mo ang hamon ng multitasking at kilala para sa pagiging isang master sa mga detalye ng juggling, ikaw ay handa na mabuti para sa trabaho.
Mga bagay na kakailanganin mo
-
Listahan ng check ng Master
-
Kontrata ng Tagapagsalita
-
Lugar
-
Plano ng backup na pang-emergency
Magsimulang magplano ng pagpupulong ng iyong speaker nang hindi bababa sa isang taon nang maaga-mas mahaba kung ang mga taong nais mong itanghal bilang mga nagsasalita ng bisita ay mga kalalakihan at kababaihan na may mataas na profile na ang mga kalendaryo ay puno ng mga taon nang maaga. Gumawa ng isang master check list na mga detalye ng bawat gawain na dapat maganap upang dalhin ang mga speaker sa kumperensya at ang mga supply, kagamitan at mga probisyon na dapat makuha sa pagtataguyod ng kaganapan.
Mag-book ng isang conference venue sa isang madaling maabot na lokasyon na conveniently matatagpuan malapit sa paliparan, pampublikong transportasyon, hotel, restaurant at iba pang mga amenities bilang mga tauhan sa mga venue na ito ay bihasa upang hawakan ang mga crowds ng pagpupulong 24/7. Tanungin ang iyong abugado na mag-draft ng isang karaniwang kontrata sa pagsasalita upang mayroon kang isang legal na umiiral na kasunduan sa bawat nagsasalita upang ipakita at makilahok sa kaganapan.
Magtrabaho sa iyong agenda sa pagpupulong upang ang mga nagsasalita ay naka-iskedyul na may layunin. Magtalaga ng mga pinaka-dynamic na nagsasalita upang mahawakan ang pangunahing tono at pangwakas na mga puwang upang ang mga dadalo ay nasasabik ng mga komento ng una at inspirasyon ng mga salita ng huling isa. Ihayag ang mga nagsasalita ng iyong mga limitasyon sa oras at ipilit sa kanila ang kahalagahan ng pag-iiwan ng oras sa mga tanong sa larangan.
Mga suplay ng pagkakasunod-sunod, mga talahanayan ng pagpaparehistro, ayusin ang mga arkila ng kagamitan, signage, badge at credit card / cash resibo na sistema para sa mga hindi bumili ng advance ticket. Magpadala ng iskedyul ng pagkumpirma sa mga speaker conference ilang buwan bago ang petsa upang payagan ang mga kalahok ng maraming oras upang gumawa ng mga plano sa transportasyon. I-verify ang mga responsibilidad ng iyong samahan, hal., Ang mga pag-reimbursement ng airfare, prebooked na tuluyan o mga limitasyon sa paggastos ng bawat-diem, at tiyakin na ang mga nagsasalita ay makatatanggap ng isang listahan ng mga social event kung saan inanyayahan sila bilang bahagi ng kanilang pagbisita.
Magkaroon ng isang backup na plano na sumasaklaw sa mga posibilidad na sakuna: ang kamatayan o pinsala ng isang tagapagsalita o isang huling-minuto na pagbabago ng lugar. Magtalaga ng mga boluntaryo upang kumilos bilang host ng bawat tagapagsalita at magreserba ng limousine o mga serbisyo ng taxi upang magmaneho ng mga speaker kung ang transportasyon ay hindi kabilang sa mga responsibilidad ng host. Kumpletuhin ang mga huling minuto na mga gawain tulad ng pag-order ng mga meryenda at mga kaso ng tubig para sa mga nagsasalita.
Palakasin ang iyong lakas para sa huling araw ng preconference - kung ang mga audio visual aid ay pupunta na, ang mga kuwarto ng hotel ay magaganap at ang mga eroplano ay naantala, ito ay tapos na ang oras kung saan ang mga bagay ay mawalan ng kontrol. Panatilihin ang iyong mga wits tungkol sa iyo at umasa sa iyong master checklist. Sa sandaling nakasulat ka ng postconference na mga pasasalamat sa mga nagsasalita, gawin ang iyong sarili ng isang pabor at kumuha ng bakasyon. Nakuha mo na ito.
