Ang memorandum ng negosyo, o memo, ay isa sa pinakasimpleng paraan upang ipaalam sa mga kasamahan at mga tauhan ng isang paparating na pagpupulong. Ang isang epektibong paunawa ng pulong ay magbibigay ng pangunahing impormasyon sa pagpupulong sa isang malinaw, maigsi at propesyonal na paraan.
Kaugnay na Impormasyon
- Sumunod sa pangkalahatang format na four-point para sa heading, na dapat isama Upang, Mula sa, Petsa at Paksa sa pabilog para sa pulong ng iyong kawani _._ Dapat na isama ng field na "Upang" ang lahat ng taong iniimbitahan sa pulong. Ang "From" ay maglilista ng iyong pangalan at pamagat ng trabaho. Petsa ng abiso sa araw na ito ay ipinamamahagi. Isulat kung ano ang tungkol sa memo sa field na "Subject", tulad ng, "Mga Tagapangasiwa 'sa Agosto 15, 2019."
- Sabihin ang layunin ng pulong sa pambungad na talata kasama ang lahat ng mga pangunahing may-katuturang impormasyon, kabilang ang oras at lokasyon. Halimbawa, "Ang layunin ng pulong ay upang talakayin ang binagong plano ng insentibo ng empleyado. Magsisimula ang pulong sa 3 p.m. sa pangunahing silid ng pagpupulong at huling para sa isang oras. Ang lahat ng mga tagapamahala at supervisor ay kailangang dumalo. "
- Magbigay ng buod kung ano ang sasaklawin sa panahon ng pagpupulong sa katawan ng memo. Panatilihing maikli ang impormasyon, kung maaari; iwan ang mga detalye upang talakayin sa aktwal na pagpupulong. Halimbawa, "Bilang resulta ng iyong feedback, ilalabas ng kumpanya ang binagong plano ng insentibo ng empleyado sa Setyembre 1, 2019. Ang bagong plano ay gagantimpalaan ang mga benta ng mga benta, kaysa sa mga indibidwal lamang kapag nakamit nila ang kanilang mga buwanang at quarterly na mga layunin. Kinikilala namin ang benepisyo ng aming mga kawani ng benta na nagtatrabaho sa mga koponan at umaasa na palakasin ang trend na ito sa mga pinansiyal na insentibo. "
Mga Tip
-
Ang lahat ng impormasyon sa paunawa ay dapat may kaugnayan sa pulong. Iwasan ang pagsasama ng impormasyon na may kaugnayan sa anumang mga kaugnay na isyu ng kumpanya na hindi tatalakayin sa pulong.
Bago ang pulong
- Ipaalam ang mga tatanggap ng paunawa kung kailangan nila upang maghanda sa anumang paraan o basahin ang mga materyales bago pumasok sa pulong. Ang isang halimbawa ay maaaring: "Ikaw ay i-email sa bawat binagong format at patakaran ng plano ng insentibo sa pagtatapos ng araw. Mangyaring suriin nang maaga ang mga dokumento nang sa gayon ay handa ka upang talakayin ang mga nilalaman at humingi ng paglilinaw kung saan ito kinakailangan."
- Sabihin sa mga inanyayahang ipamahagi ang agenda ng pagpupulong. Halimbawa: "Ipapamahagi ko ang agenda sa pamamagitan ng email nang hindi bababa sa 24 na oras bago ang pulong. Pakisuri ang agenda sa pagtanggap."
- Hilingin sa mga imbitasyon na ipaalam sa iyo kaagad kung hindi sila maaaring dumalo sa pulong, kaya maaari kang mag-iskedyul ng oras upang masuri ang impormasyon sa kanila. Kahit na nagpapadala ka ng isang mandatoryong memo sa pagpupulong, ang ilang empleyado o mga paanyaya ay maaaring bakasyon o wala sa bayan sa isang paglalakbay na may kaugnayan sa trabaho.
Mga Tip
-
Ipaalam sa mga inaanyayahan kung handa mong sagutin ang mga tanong tungkol sa paksa ng pagpupulong nang maaga o kung ang lahat ng mga paglilinaw ay dapat na direksiyon sa aktwal na pagpupulong. Magkaloob ng isang numero ng telepono ng contact o email address kung magpapadala ka ng mga katanungan nang maaga.
