Ang mga titik ay ang pinakamahusay na paraan upang matiyak na ang mga empleyado o mga customer ay aabisuhan ng pagbabago sa patakaran. Ang mga tao ay may posibilidad na huwag pansinin ang mga palatandaan at mga email dahil sila ay bombarded sa maraming mga advertisement at mga mensahe sa email sa bawat araw. Ang mga titik, sa kabilang banda, ay mas mahirap na huwag pansinin dahil iniugnay sila sa pormalidad at mahahalagang mensahe. Ang mga liham ng pag-abiso ay simple upang isulat at napaka epektibo.
Mag-load ng letterhead ng kumpanya sa iyong printer. Karamihan sa mga kumpanya ay may mga patakaran na ang mga opisyal na komunikasyon ay dapat na sa letterhead dahil ito ay tumutulong na ihatid ang ideya ng pagkakapare-pareho at awtoridad.
Buksan ang titik sa pamamagitan ng pag-type ng petsa. Kung ang sulat ay papunta sa isang indibidwal, i-type ang pangalan at address ng tatanggap. Kung ang sulat ay bahagi ng isang pagpapadala ng masa ng mga katulad na abiso, huwag i-type ang pangalan, o gamitin ang tampok na mail-merge sa iyong programa sa pagpoproseso ng salita upang ipasok ang mga pangalan.
Simulan ang sulat sa pamamagitan ng pag-type ng "Dear Mr./Ms (Pangalan)" na sinusundan ng isang colon, o para sa isang mas pangkalahatang mailing na "Dear Valued Customer" o isang katulad na kasiya-siya.
Simulan ang sulat sa pamamagitan ng pagpapaliwanag ng sitwasyon. Kung sumusulat ka upang magbigay ng masamang balita, tulad ng sa isang paunawa ng mga overdue na mga libro o ng isang nakaraang bayarin, ipaliwanag kung ano ang para sa bill at kung gaano kadalas ito. Kung nagsusulat ka upang ipaalam ang mga customer tungkol sa isang pagbabago sa patakaran, ipaliwanag ang problema na lumikha ng pangangailangan para sa pagbabago ng patakaran.
Ipaliwanag ang paunawa nang malinaw at maikli upang ang tagasuporta ay hindi makaligtaan ang mensahe. Ibigay ang mga may-katuturang petsa para sa kung kailan magkakabisa ang patakaran.
Bigyan ang impormasyon ng pagkilos tulad ng anumang mga deadline o pamamaraan na dapat sundin ng tatanggap ng sulat. Ibigay ang iyong impormasyon sa pakikipag-ugnay kung sakaling may mga tanong.
Isara ang sulat sa pamamagitan ng pagpapasalamat sa empleyado o kostumer para sa kanyang pansin, at i-type ang iyong pangalan. Mag-sign in sa puwang sa itaas ng iyong pangalan.
Mga Tip
-
Panatilihin ang maikling titik at bagay ng katotohanan. Kung humihingi ka ng paumanhin sa napakaraming mga customer o empleyado ay maaaring bigyang-kahulugan ito bilang indikasyon na maaari silang magtaltalan sa paunawa o pagbabago ng patakaran.
