Ang iyong organisasyon ay lumikha lamang ng isang bagong programa, at kailangan mong ipaalam sa iyong mga kliyente ang tungkol dito. Ang pinakamadaling paraan upang gawin ito ay upang ipadala sa bawat kliyente ang isang sulat na nagpapaalam sa kanya tungkol sa programa. Upang makuha ang pansin ng kliyente, ang iyong sulat ay dapat na makatawag pansin upang mabasa niya ito, at ang iyong sulat ay dapat na nagbibigay-kaalaman upang maunawaan niya kung ano talaga ang programa. Kahit na ang programa ay makikinabang sa iyong kliyente, ang mga tao ay madalas na nag-aatubili na basahin ang mga direktang mga sulat, kaya dapat mong hulihin ang eksaktong tamang balanse sa pagitan ng impormasyon at panghihikayat.
I-type ang petsa, at laktawan ang isang linya. Gamitin ang function ng pag-mail ng mail sa iyong programa sa pagpoproseso ng salita upang idagdag sa mga pangalan at address ng mga kliyente, o alisin ang mga ito kung mas gusto mo ang pangkalahatang sulat.
Laktawan ang isang karagdagang linya at i-type ang "Mahal na G./Ms. (Pangalan ng Client)" na sinusundan ng isang colon, o i-type ang "Dear Valued Client" na sinusundan ng isang colon para sa pangkalahatang pagbati. Tandaan, gayunpaman, ang mga tao ay mas malamang na magbasa ng mga mensahe na partikular na hinarap sa kanila, kaya kung maaari kang magdagdag sa mga pangalan at address ng mga kliyente, dapat mo itong gawin.
Simulan ang sulat sa isang bagay na kukunin ang pansin ng mga kliyente. Ang may-katuturang katotohanan o istatistika ay maaaring maging interesado sa kanila; halimbawa. "Alam mo ba na masisiguro mo na ang iyong mga anak ay $ 50.00 sa isang buwan sa aming bagong programa?" Simula sa isang direktang benepisyo tulad nito ay mahuli ang pansin ng mga kliyente at hikayatin silang magbasa nang higit pa.
Bigyan ang mga pangkalahatang detalye tungkol sa programa. Magbigay ng sapat na impormasyon na ang mga kliyente ay maaaring gumawa ng isang kaalamang desisyon ngunit hindi kaya magkano na ikaw ay mapuspos ang mga ito ng maayos na pag-print. Sabihin sa kanila kung saan nila makuha ang mga detalye; halimbawa, ilagay sa iyong mga detalye sa Web site at isang packet ng welcome, kasama ang application ng programa.
Sabihin sa mga kliyente kung ano ang dapat gawin kung interesado sila. Magbigay ng isang numero ng telepono o Web site kung saan maaari silang mag-sign up. Magbigay ng may-katuturang mga petsa, lugar at deadline, kung naaangkop.
Isara ang titik sa pamamagitan ng pag-type ng "Taos-puso," at laktawan ang tatlong linya ng linya. I-type ang iyong pangalan. I-print ang mga titik sa Web site ng iyong samahan at lagdaan ang iyong pangalan sa itaas ng iyong nai-type na pangalan sa bawat letra. Kung hindi mo ma-sign ang bawat kopya, gumawa ng isang graphic ng iyong pangalan at ipasok ito sa dokumento kaya kapag nag-print ka ng mga titik, magkakaroon sila ng "pirma."
