Kapag ang iyong kumpanya o organisasyon ay may mahalagang impormasyon upang makipag-usap at ang iyong mga karaniwang channel ay hindi sapat, magplano ng isang taktikal na komunikasyon proyekto na customized sa nilalaman at mga pangyayari. Ang mga pahayag na nakikinabang mula sa mga pasadyang plano ay kadalasan ay makabuluhang isang beses, hindi regular na mga kaganapan, tulad ng pagbabago sa pamumuno ng ehekutibo, pagkuha ng mga plano at mga layoffs, pagbabago sa mga benepisyo ng empleyado at paglilipat ng mga pasilidad ng kumpanya. Kadalasan nilang kinasasangkutan ang mga panlabas at panloob na mga mambabasa. Ang pagsasagawa ng isang taktikal na komunikasyon sa plano ng proyekto ay tumutulong na matiyak na isasaalang-alang mo ang mga mahahalagang tanong: sino ang kailangang marinig kung ano, mula kanino, sa anong paraan, kailan at papalapit sa kung anong katapusan? Ang isang plano ay kinikilala rin ang mga gawain, pananagutan at mga takdang panahon --- pagpapaputok ng trabaho ng pamamahala ng proyekto.
Linawin at kumpirmahin bago ka magplano. Kilalanin ang "may-ari" ng proyekto --- karaniwang ang taong nagtatalaga nito --- sino ang magpapayo at aprubahan ang iyong plano. Gamit ang may-ari ng proyekto: - Kumpirmahin ang kaisipan ng nilalaman ng anunsyo, nais na mga kinakailangan sa pag-time at pagiging kompidensiyal. Kumpirmahin kung ang mga hindi pangkaraniwang sensitibo o pangyayari ay umiiral, tulad ng mga legal o mga kinakailangan sa pag-uulat ng pagiging miyembro. - Patunayan kung paano ang proyekto ay umaangkop bilang taktika sa overarching relasyon sa publiko at komunikasyon estratehiya. - Kumuha ng mga mapagkukunan para sa mas detalyadong impormasyon at input na kakailanganin mo, halimbawa, tagapangasiwa ng human resources ng iyong kumpanya o chairman ng executive search committee. - Kilalanin ang mga kinakailangan sa pag-apruba at pag-uulat para sa iyong proyekto. Sumang-ayon kung pipiliin mo ang proyektong impormal o istraktura ng isang pangkat ng proyekto. - Kilalanin ang mga kinakailangan sa pag-apruba para sa mga produktong gawaing umaagos mula sa plano, halimbawa, pagrepaso sa pamamagitan ng legal, human resources at mga tagapangasiwa ng pananalapi o ng mga partikular na ehekutibo. - I-istilong mga parameter para sa mga mapagkukunang kinakailangan tulad ng mga inaasahan sa badyet at paggamit ng mga ahensya sa labas.
I-kristal ang layunin at mga layunin. Ang layunin ay kung ano ang nais mong gawin, karaniwang nagsisimula sa "Upang …" Ang mga layunin ay karaniwang nagsisimula sa mga pandiwa ng pagkilos --- ang mga ito ang nais mong gawin sa pamamagitan ng kailan, ipinahayag bilang mga proseso o ninanais na mga kinalabasan. Sa liwanag na iyon, ang layuning gawin ang iyong anunsyo sa isang tiyak na petsa ay isang layunin. Ang layunin ay maaaring "upang matugunan ang mga pangangailangan at mga kagustuhan ng mga may-katuturan para sa napapanahon at makatotohanang impormasyon tungkol sa (paksa), sa isang paraan na nagpapatunay sa imahe at mga halaga ng kumpanya." Isalaysay ang layuning iyon pabalik sa pag-overarching relasyon sa publiko at diskarte sa komunikasyon.
Mga stakeholder ng profile at madla. Ang madiskarteng pagpaplano ay malamang na nakilala ang mga target na komunikasyon sa malawak na mga stroke. Para sa iyong pantaktika proyekto, patalasin ang focus. Ang mga stakeholder ay mga grupo o indibidwal na maaapektuhan ng partikular na impormasyong nais mong ibahagi at sa gayon ay mga pangunahing tagapakinig. Idagdag sa listahan ng iba pang mga madla kung saan nais mong lumikha, magbago o magpatibay ng mga pananaw. Gumamit ng isang talahanayan o spreadsheet na may mga sumusunod na heading ng haligi upang ibuod ang iyong pagtatasa ng: - Seguridad sa Seguridad. Bigyan ang bawat isa ng isang pangalan at kung kailangan ang talababa na kasama ng mga nasasakupan. Sub-segment ng isang grupo kung ang mga pangangailangan sa komunikasyon ay magkakaiba sa loob ng grupo. Halimbawa: lahat ng empleyado, empleyado ng mga apektadong dibisyon, superbisor. Itanong: "Sino ang kailangan o gustong malaman tungkol dito --- at bakit?" Halimbawa, isaalang-alang ang mga pangunahing customer, mga may-ari ng equity, ang pangkalahatang publiko, mga kasamahan sa iyong industriya, mga pampulitikang katawan at mahahalagang supplier. Piliin kung ang mga news media outlet ay naka-target na mga segment o sa halip ay nagtatrabaho bilang mga channel upang maabot ang mga segment tulad ng pangkalahatang publiko at komunidad ng negosyo. --Need / Message. Kahit na ang layunin ng kamalayan at pag-unawa ay para sa lahat ng mga madla, ang ilan ay maaaring magkaroon ng mga espesyal na pangangailangan. Maaaring naisin ng mga empleyado na malaman kung paano sila maaapektuhan ng pagsasara ng opisina, halimbawa, o mga miyembro ng samahan ang proseso kung saan magtagumpay ang isang namumunong tagapagpaganap na pinuno. Ang mga miyembro ng lupon, mga tagapangasiwa, mga superbisor at mga tagapamahala ng account ay kabilang sa mga hindi nangangailangan ng balita kundi ang iyong plano para sa pakikipag-usap dito, lalo na kung sila ay maglalaro ng isang papel. Kilalanin ang mga pangunahing mensahe para sa bawat segment. --Key Communicator. Mula sa kanino ang inaasahan ng bawat segment o gustong marinig ang iyong balita? Tukuyin ang tagapagsalita na maging "mukha" ng komunikasyon sa bawat grupo --- na sinipi sa isang release ng balita, halimbawa, o humantong sa isang kumperensya sa mga empleyado. Bagaman maaaring asahan ng komunidad ng negosyo na marinig mula sa punong ehekutibong opisyal, mas gusto ng mga empleyado na ipaalam ng kanilang mga tagapamahala at mga pangunahing customer sa pamamagitan ng kanilang mga tagapamahala ng account.
Magplano ng cascade sequence at channels. Kung nahuli ka na sa pamamagitan ng pag-aaral muna mula sa isang pahayagan ng malaking pagbabago ang iyong kumpanya ay nagpaplano, nauunawaan mo ang prinsipyo ng "walang mga surpresa" at ang kahalagahan ng cascading na impormasyon upang matiyak na walang mga surpresa mangyari. Sa isang pansamantalang talahanayan ng pagtatrabaho o spreadsheet, ilista ang iyong mga segment ng target sa pagkakasunud-sunod ng mga ito upang ipaalam, na nagtatrabaho pabalik mula sa petsa at oras na ang iyong impormasyon ay mas malawak na kilala (kadalasan ang oras ng isang pangkalahatang paglabas ng balita). Kahit na ang ilang mga distribusyon ay maaaring sabay-sabay, isaalang-alang kung ang ilang mga segment ay nangangailangan ng paunang paunawa ng mga komunikasyon na dumating. Halimbawa, maaaring mangailangan ng mga tagapangasiwa ng oras upang maghanda para sa mga tanong ng empleyado at maaaring malugod na mapapansin ng mga miyembro ng board ang nagbabantang mga artikulo sa pahayagan. Sa haligi sa tabi ng bawat segment, tukuyin ang (mga) channel kung saan ang komunikasyon ay gagawin. Ang mga channel ay mga pamamaraan ng pamamahagi ng impormasyon na kadalasang kinasasangkutan ng mga kaganapan at nakasulat na nilalaman. Mga halimbawa: - Para sa ehekutibong koponan, namamahala sa mga miyembro ng lupon, mga pangunahing ulo ng departamento at superbisor --- paunang abiso sa pamamagitan ng email. - Para sa mga empleyado --- paunang paunawa ng email, mga pagpupulong ng kagawaran, videoconference, nilalaman ng website. - Para sa pangunahing mga constituents --- paunang abiso sa pamamagitan ng fax at email, live na pagtatanghal. - Para sa pangkalahatang publiko --- pamamahagi ng pangkalahatang paglabas ng balita, pagpupulong ng balita, nilalaman ng website.
Kilalanin ang mga kinakailangang collaterals. Ang mga collaterals ay ang mga materyales na ginamit sa pagpapatupad ng iyong plano sa komunikasyon ng proyekto --- mga dokumento at mga audiovisual tulad ng mga larawan at pag-record. I-classify ang mga ito bilang: - Mga collaterals ng Foundation, para gamitin sa maraming mga segment. Mga halimbawa: release ng balita, sheet ng katotohanan, Q & A, mga litrato, nilalaman ng website. - Mga collaterals ng seguridad, ang mga komunikasyon na pumupunta sa mga partikular na madla na tumutugon sa kanilang mga pangangailangan at kagustuhan at sa "boses" ng kanilang ginustong tagapagsalita. Kadalasan ang mga memo mula sa Key Communicator ng segment na naglalakip ng mga kopya ng mga collaterals ng pundasyon sa itaas, partikular na ang mga paglabas ng balita. "Nais kong ipaalam sa iyo na ang kumpanya ay nagpapahayag sa huli ngayong hapon na ang balita na …" Ang mga collateral na ito ay maaaring kasama rin ang mga punto ng pakikipag-usap, mga balangkas ng nilalaman, o AVs para sa mga Key Communicator tulad ng mga miyembro ng ehekutibong koponan at superbisor. - Mga collateral ng payo, mga memo mula sa iyo sa iba na inaasahang makibahagi sa proyekto, na lumalabas sa kanila ng plano sa komunikasyon at sa kanilang inaasahang mga tungkulin dito. Maglakip ng mga may-katuturang kopya ng pundasyon at mga collaterals sa segment. Sa isang talahanayan o spreadsheet, tukuyin ang bawat collateral ang sumusunod: Pangalan, Key Communicator, Nakatalagang sa, Draft na Petsa ng Pagkuha, Kinakailangang Mga Kinakailangan, Huling Petsa ng Pagkakasakit.
Kumpirmahin ang kinakailangang suporta. Tukuyin kung anong suporta ang kinakailangan ng iyong proyekto at kumpirmahin ang availability nito. Kung walang umiiral na suportang suporta, gumamit ng isang talahanayan o spreadsheet upang detalyado kung paano makakakuha ka ng suporta tulad ng sumusunod, pagkilala ng Suporta sa Item, Pinagmulan, at Gastos: - Pag-iimbak ng mga collaterals - Pagkakatipon ng mga listahan ng pamamahagi na may impormasyon ng contact para sa iyong mga segment ng target - Kapasidad at responsibilidad para sa mga pagpapadala ng masa tulad ng mga email ng grupo - Mga Pagkakaloob para sa mga pulong ng grupo, mga kumperensya ng balita at iba pang nauugnay na mga kaganapan.
Detalye ng proyekto roll-out. Gumamit ng isang talahanayan o spreadsheet sa sunud-sunod na listahan at magtatag ng tiyempo para sa bawat aktibidad na iyong pinaplano para sa iyong mga pag-roll ng komunikasyon. Kilalanin kung sino ang gagawa kung ano at kung kailan, at gagamitin din ang mga collaterals. Isaalang-alang ang mga heading na hanay na ito: Numero, Petsa at Oras, Aktibidad, Mga Collateral na Gagamitin, Responsableng Tao (Mga) at Katayuan o Mga Tala. Magplano upang isama ang Detalye ng Roll-Out ng Proyekto sa mga collateral ng advisory na iyong ibinibigay sa iba na may bahagi dito, tulad ng mga miyembro ng executive team, supervisor at mga tauhan ng suporta.
Planuhin ang pag-follow-up ng proyekto. Gumamit ng isang talahanayan o spreadsheet sa detalye tulad follow-up bilang: - Mga katanungan sa post-anunsyo mula sa mga parokyano tulad ng mga empleyado at media ng balita - Pagsusuri ng Proyekto, malamang na kasama ang tagumpay ng pagpapatupad ng proyekto at mga subjective na pagtasa ng tugon ng madla
Gumawa ng badyet. Kilalanin ang mga inaasahang gastos na kaayon ng mga patakaran sa pananalapi ng iyong samahan. Maaaring kailanganin mong kilalanin ang mga hindi pa kasama sa umiiral na badyet para sa pangkalahatang suporta sa komunikasyon.
Kunin ang iyong plano sa proyekto na naaprubahan. Ibigay ang iyong trabaho sa may-ari ng proyekto para sa pag-apruba bago ka magsimula ng pagpapatupad at humingi ng mga mungkahi sa pagpapabuti. Lagyan ng paliwanag ang iyong dokumento sa panukala na may maikling buod ng executive. Sundin ang balangkas na ito at isama ang iyong mga talahanayan / spreadsheet bilang kapalit ng detalyadong salaysay: - Pangkalahatang Buod - Layunin at Layunin ng Proyekto - Mga Tipo at Mga Madla (talahanayan o spreadsheet) - Detalye ng Roll-Out ng Komunikasyon (talahanayan o spreadsheet) --Collaterals (talahanayan o spreadsheet) --Follow-Up Plans --Needed Support --Budget
Mga Tip
-
Kung nagpapahintulot ang kumpidensyal, kumunsulta sa mga miyembro ng stakeholder at madla o sa mga nagtatrabaho sa kanila upang mas mahusay na maunawaan ang kanilang mga pangangailangan at interes ng impormasyon. Bukod sa iyong karaniwang mga channel sa komunikasyon, magplano ng mga espesyal na kaganapan para sa di-pangkaraniwang balita upang ipahiwatig ang "pagiging espesyal" nito.
Babala
Ang ilang mga anunsyo ay maaaring sumailalim sa mga batas at regulasyon sa paggawa at mga mahalagang papel. Tingnan ang mga punong legal at human resources.
