Mayroong maraming mga katangian sa epektibong pagsusulat ng ulat sa negosyo. Halimbawa, dapat na balangkas ng mga tagapamahala ang kanilang mga ulat nang maaga upang isama nila ang lahat ng kinakailangang impormasyon. Bukod pa rito, dapat ipaliwanag ng mga tagapamahala ang mga espesyal na termino o salita na nasa labas ng basikong kaalaman ng mambabasa. Gayunpaman, ang limang pangunahing katangian ay malamang na salungguhit ang pinaka-epektibong mga ulat sa negosyo.
Pagkumpleto
Ang mga ulat ay kailangang kumpleto sa kung ano ang kanilang sinusubukan upang ihatid. Ang pinakamahusay na paraan upang matiyak ang kumpletong pagsusulat ng ulat ay upang tiyakin na saklaw mo ang lahat ng iyong mga layunin. Halimbawa, ang mga layunin ng isang ulat sa pananaliksik sa pagmemerkado ay maaaring upang matukoy ang mga antas ng kasiyahan ng customer na may mga produkto, presyo at serbisyo sa customer. Karagdagan pa, maaaring kasama sa iyong layunin ang paghahanap ng kung bakit ang ilang mga customer ay tumigil sa pagbili ng iyong mga produkto o serbisyo. Ang istruktura ng isang karaniwang ulat ng negosyo ay may kasamang isang pagpapakilala, katawan at konklusyon. Dapat mo ring isama ang isang executive buod para sa mga tagapamahala o kasamahan na lamang magkaroon ng panahon upang i-scan ang mga resulta ng iyong ulat. Gumamit ng mga bullet point sa iyong executive summary, at i-highlight lamang ang pinaka makabuluhang mga punto o natuklasan.
Katumpakan
Ang iyong mga ulat ay dapat na maging tumpak kapag nagsasabi ng mga katotohanan o mga numero. Halimbawa, maaaring gusto ng mga tagapamahala sa pagmemerkado na mag-intersperse ng impormasyon sa pananalapi sa kanilang mga ulat. Ang tagapamahala ng pananalapi ay maaaring magbigay ng marketing research manager sa quarterly sales at profit figures para sa dalawang magkakaibang taon. Nasa sa manedyer ng pananaliksik sa pagmemerkado na iuulat ang mga benta at kita nang tumpak kapag isinama ang mga ito sa isang ulat. Katulad nito, kakailanganin mong i-back up ang ilan sa iyong mga pahayag na may mga sanggunian. Samakatuwid, kailangan mong tiyakin na lubos mong nauunawaan ang mga pahayag ng ibang may-akda bago gumawa ng anumang mga sanggunian sa kanila.
Paggamit ng Simpleng Wika
Ang mensahe sa iyong ulat ay dapat na simple, ayon sa website Entrepreneur. Dapat mong isulat ang iyong mga ulat na parang tumutugon ka sa isang taong may junior high education. Gumamit ng mga simpleng salita at mga paliwanag para sa mga abstract na ideya o paksa. Ang isang tagapamahala ay dapat ding maiwasan ang paggamit ng mga teknikal na termino kapag tinutugunan ang mga miyembro ng madla mula sa labas ng kanyang larangan. Halimbawa, ang mga propesyon sa pananaliksik sa pagmemerkado ay dapat gumamit ng mga salita tulad ng "multiple choice" at "fill-in-the-blank" bilang kapalit ng mga terminong pananaliksik sa marketing na "open-ended" at "closed-ended." Gayundin, panatilihin ang mga pangungusap na maikli at sa punto.
Tamang Spelling, Bantas at Pandiwa Tense
Walang simpleng dahilan para sa pag-uulat ng mga ulat na may mga spelling o grammatical na mga pagkakamali. Laging patakbuhin ang iyong mga ulat sa pamamagitan ng spell checker sa iyong computer. Magkaroon ng ibang tao na suriin ang iyong ulat para sa posibleng mga error sa grammatical o paggamit ng maling verb tenses. Siguraduhing isama mo ang mga kuwit, mga panahon, mga markang tanong at mga tandang pananaw sa tamang lugar ng lahat ng mga ulat.
Gumamit ng Isang Aktibong Boses
Ang aktibong boses ay nagpapahintulot sa iyo na sumulat nang may awtoridad sa iyong mga ulat, kumpara sa tinig na tinig. Gumamit ng mga salita o parirala tulad ng pinaandar, pinamamahalaang at sinusuri sa halip ng kanilang mga katumbas na katumbas: pagsasagawa, pangangasiwa at pagsuri. Gumamit ng mga salita na nagtatapos sa "ed," habang kinakatawan nila ang mas aktibong boses.
