Ang lahat ng mga kumpanya na umarkila at nagpapanatili ng mga empleyado ay dapat magpanatili ng isang empleyado o tauhan ng file para sa bawat empleyado na kanilang inaupahan Ang mga tagapamahala ng mapagkukunan ng tao ay dapat mag-ingat na huwag isama ang sensitibong impormasyon sa isang pangkalahatang file ng empleyado, tulad ng mga rekord ng clearance ng medikal, pinansyal, kriminal o seguridad. Ang mga uri ng impormasyon ay dapat na naka-imbak sa isang secure na lokasyon, ayon sa estado at pederal na batas. Ang iba pang uri ng di-sensitibong impormasyon ay dapat itago sa isang nakalaang file ng empleyado upang pahintulutan ang pagsusuri ng empleyado o gamitin bilang katibayan sa paglilitis sa trabaho.
Mga paunang Rekord sa Pagtatrabaho
Ang impormasyon tungkol sa mga komunikasyon sa pre-empleyo, paglalarawan sa posisyon, mga kopya ng isang paunang aplikasyon ng trabaho, ipagpatuloy, mga tala sa pakikipanayam, mga alok sa trabaho, anumang mga pormularyo ng pagpapatunay na nilagdaan, tulad ng pagbabasa at pag-unawa ng isang handbook ng empleyado, ay dapat itago sa file ng empleyado.
Pasahod, Payroll At Impormasyon sa Buwis
Kasama sa mga uri ng mga dokumento ang mga talaan ng oras sheet, W-4 na mga form na nakumpleto ng empleyado, mga talaan ng pagdalo, mga awtorisasyon sa direktang deposito, taunang mga pahayag ng W-2 at mga utos ng suporta sa bata na nakakaapekto sa mga sahod ng empleyado.
Mga Pagsusuri sa Pagganap, Mga Pagsusuri at Mga Pangyayari
Kung ang iyong kumpanya ay nagsasagawa ng pana-panahong mga review ng pagganap, ang isang kopya ng bawat pagsusuri tungkol sa isang partikular na empleyado ay dapat ilagay sa file ng tauhan ng empleyado. Bukod pa rito, ang anumang mga insidente tungkol sa mga hindi pagkakaunawaan sa iba pang mga empleyado o pamamahala, mga isyu sa pag-uugali, mga pattern ng pagliban, mahihirap na pagganap ng trabaho at nakasulat na mga babala ay dapat na nabanggit sa file.
Pagsasanay At Edukasyon
Maraming mga posisyon ang nangangailangan ng paunang at patuloy na pagsasanay, edukasyon o sertipikasyon. Ang mga tagapag-empleyo ay dapat magtabi ng rekord ng lahat ng mga programa sa pagsasanay na natapos ng empleyado. Kung ang empleyado ay inisyu ng isang sertipiko ng pagkumpleto para sa isang partikular na kurso na nauukol sa trabaho, ang isang kopya ay dapat itabi sa file.
Emergency Contacts At Mga Benepisyo
Ang lahat ng mga tagapag-empleyo ay dapat magtabi ng isang listahan ng mga kontak sa emerhensiya para sa bawat empleyado sa file nang walang kinalaman kung ang kapaligiran ng trabaho ay mapanganib. Bukod pa rito, ang lahat ng mga benepisyo na nauugnay sa posisyon ng empleyado ay dapat maitala. Maaaring kabilang sa mga benepisyo ang bayad na bakasyon, segurong medikal, mga programa sa pag-bayad sa pag-aaral at iba pang saklaw.
