Ang sistema ng pag-invoice ay ang puso ng mga account ng mga account receivable. Ang mga invoice ay inihanda batay sa mga produkto o serbisyo na ibinebenta. Ang data mula sa invoice ay tumutugma sa mga journal sa sales, mga rekord ng account ng mga customer, mga balanseng account na maaaring tanggapin at mga journal sa cash account, bukod sa iba pang mga talaan ng negosyo.
Electronic at Manual
Ang mga sistema ng software na ginagamit para sa invoice ay nangangailangan ng maliit na negosyo na magpasok ng paunang data bago mag-print ng mga invoice. Hinihingi ng bawat system ang iba't ibang mga variable at hihikayat ang gumagamit tungkol sa kung ano ang kinakailangan. Pagkatapos ay isasama ng elektronik na sistema ang data sa mga account na maaaring tanggapin. Sa kabaligtaran, kapag nag-set up ng isang manwal na sistema, ang may-ari ng maliit na negosyo o tagapag-book ng aklat ay nagpasiya kung ano ang kinakailangan at inilahad ito bilang bahagi ng sistema ng accounting nang naaayon. Hindi alintana kung ang maliit na negosyo ay nagbibigay ng serbisyo o nagbebenta ng mga produkto, ang isa sa mga paunang hakbang sa pag-set up ng isang sistema ng pag-i-invoice ay upang matukoy kung ano ang isasama sa invoice bilang karagdagan sa naturang mga pangunahing kaalaman bilang impormasyon ng contact.
Pagdaragdag ng System
Ang bawat invoice ay dapat maglaman ng isang natatanging numero ng pagkakakilanlan batay alinman sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod ng mga benta o ng numero ng customer. Sa alinmang paraan pinipili ng may-ari ng maliit na negosyo, ang mga natatanging numero na ito ay maaaring gamitin upang i-reference ang isang partikular na invoice sa hinaharap.
Invoice Body
Sa ilalim ng seksyong paglalarawan ng invoice, ang tagapangasiwa ng libro ay nais na magdagdag ng na-itemize na impormasyon upang alam ng customer kung ano mismo ang mga dokumento ng invoice. Halimbawa, ang isang invoice para sa serbisyo na nagsasabing "tawag sa serbisyo" ay masyadong malabo para sa alinman sa customer o maliit na negosyo na gagamitin para sa susunod na reference. Gayunpaman, kung ang paglalarawan ay nagsasabi ng isang bagay na mas tukoy tulad ng "Pinalitan ang mga filter, nilinis ang mga tagahanga, sinubok na pag-aapoy," parehong alam ng kostumer at service provider nang eksakto ang gawaing isinagawa. Kung ang singil ay sa bawat serbisyo o sa oras, ang detalyeng ito ay dapat na kasama sa paglalarawan. Kapag ang invoice ay para sa mga produkto, isama ang mga dami at presyo bawat yunit. Ang impormasyon na ito ay tumutugma sa mga entry sa journal ng benta.
Mga Tuntunin ng Credit
Tukuyin ang mga kredito sa mga kredito na inaalok ng mga customer at isama ito sa invoice. Halimbawa, kung agad na inaasahan ang pagbabayad, dapat na dalhin ng invoice ang notasyon na "Dapat bayaran dahil sa resibo." Sa panahon ng proseso ng pagbebenta, kung ang customer ay sinabi na mayroon siyang 30 araw na bayaran, isama ito bilang takdang petsa sa invoice.
Pagdadala sa Lahat ng Magkasama
Ang sistema ng pag-invoice ay kumpleto kapag naaangkop sa tamang lugar sa proseso ng accounting. Pagkatapos na maihanda ang mga invoice, oras na upang mangolekta ng mga account na maaaring tanggapin. Ang isang kopya ng bawat invoice ay ipapadala sa koreo, at ang negosyo ay may isang kopya. Ang halaga ng invoice ay nai-post sa account ng customer sa journal ng benta. Kapag natanggap ang pagbabayad, ang halaga ay ibabawas mula sa account ng customer sa journal ng benta at idinagdag sa cash account ng negosyo. Sa katapusan ng buwan, maaaring pag-aralan ng may-ari ng maliit na negosyo ang mga account upang tandaan ang anumang natitirang mga invoice at ang pangangailangan upang mag-follow up sa paghahanap ng pagbabayad, tulad ng pagpapadala ng pangalawang kopya ng invoice na minarkahan ng "nakaraang dapat bayaran."
