Sa ngayon, maraming mga negosyo at mga ahensya ng estado ang pinalitan ang gastos sa account sa mga plano sa pagbabayad. Pinipigilan ng plano ng pagsasauli ng nagugol na ito ang mga empleyado mula sa paggamit ng mga account ng corporate o estado ng gastos para sa iba pang mga dahilan kaysa sa naaprubahang mga gastusin. Gayunpaman, maaari mong mahanap ang mahirap upang subaybayan ang mga item sa mga resibo; kung minsan ang mga personal na gastusin ay magkakasama sa mga gastusin sa negosyo at ikaw ay may pananagutan sa pag-uulat ng problema at pagtanggap lamang ng pagsasauli ng nagugol na utang mo para sa opisyal na negosyo. Kapag nangyari ito, hihilingin sa iyo na magsulat ng isang liham upang ipaliwanag ang mga resibo at linawin kung aling mga gastos ang kailangang ibalik.
Simulan ang sulat sa pamamagitan ng pag-type ng petsa. Laktawan ang isang linya at i-type ang pangalan at pamagat ng contact ng tao, ang pangalan ng kumpanya, at ang address ng kumpanya sa magkakahiwalay na linya. Laktawan ang isa pang puwang ng linya at i-type ang "Dear Ms./Mr. (Apelyido)" na sinundan ng colon.
Kilalanin ang iyong sarili at ipaliwanag agad ang layunin ng iyong sulat. Halimbawa, "Ang pangalan ko ay Jill Harrison mula sa Accounting Department, at ako ay sumusulat upang ipaliwanag ang aking mga resibo mula sa aking kamakailang paglalakbay na may kaugnayan sa negosyo sa Akron upang linawin kung aling mga item ang dapat kong ibalik para sa at kung alin ang aking mga personal na gastusin na hindi nangangailangan pagbabayad."
Detalye ng mga gastos na dapat bayaran sa isang listahan na may bilang, at sumangguni sa naaangkop na resibo at petsa ng resibo upang tulungan ang taong pagpoproseso ng pagbabayad. Kung ang iyong organisasyon ay gumagana sa bawat batayan, kung saan ay inilaan mo lamang ang isang partikular na halaga ng dolyar para sa pagkain, tuluyan o iba pang mga item bawat araw, bawasan ang mga gastos sa bawat araw upang makita ng processor kung nanatili ka sa ilalim ng halaga ng diem.
Ilista ang mga gastos na lumitaw sa mga resibo na iyong mga personal na gastusin. Hindi mo kailangang ipaliwanag kung ano ang mga ito, sabihin lamang na ito ang iyong personal na singil. Magbigay din ng kabuuang mga gastos na ito. Maaari ring hilingin sa iyong negosyo o organisasyon na tanggalin ang mga nauugnay na singil sa buwis na may kaugnayan sa mga personal na item mula sa halaga ng pagbabayad.
Ibigay ang mga kabuuan sa katapusan ng kung ano ang dapat mong ibalik para sa, kasama ang kabuuan ng kung ano ang iyong tinatanggihan sa pagbabayad. Ang dalawang numero na ito ay dapat magdagdag ng hanggang sa kabuuang halaga ng dolyar sa mga resibo. Bigyan ang halaga ng dolyar na hinihiling mo sa pagsasauli ng ibinayad para sa at ang halaga ng dolyar na tinatanggihan mo sa pagbabayad; Kadalasang nangangailangan ang mga organisasyon mong ilagay ang mga pahayag na ito sa malinaw na wika para sa mga legal na dahilan.
Salamat sa processor para sa kanyang oras at humingi ng paumanhin para sa abala ng pagkakaroon ng pag-uri-uriin sa pamamagitan ng mga resibo. Ibigay ang numero ng telepono ng iyong trabaho at email address kung sakaling mayroon siyang mga katanungan tungkol sa mga singil sa mga resibo.
Isara ang titik sa pamamagitan ng pag-type ng "Taos-puso," at laktawan ang tatlong linya ng linya. I-type ang iyong buong pangalan at pamagat. I-print ang sulat sa letterhead ng kumpanya at lagdaan ang iyong pangalan sa itaas ng nai-type na pangalan. Gumawa ng isang kopya ng parehong sulat at mga resibo at panatilihin ang mga ito para sa iyong mga rekord. Ipadala ang sulat sa contact person na magpoproseso ng reimbursement.
