Habang ang Digital Age ay lumilikha ng mas kaunting papel, lumalaki ang demand sa electronic storage. Ang mga alituntunin na itinatag ng pangkat ng pamamahala ng impormasyon ng isang organisasyon upang lumikha, ma-access, mag-imbak at malaon ay sirain ang mga rekord na magdikta sa mga tuntunin ng siklo ng buhay ng electronic record. Kabilang sa siklo ng buhay ng mga electronic record ang paglikha, paggamit, imbakan at disposisyon para sa karamihan ng mga entidad ng negosyo at pamahalaan. Ang ilang mga organisasyon ay nag-archive ng ilang mga tala na itinuturing na napakahalaga, bilang huling yugto ng siklo ng buhay kung hindi sila nawasak.
Paglikha
Ang isa sa mga pinakamalaking hamon para sa anumang sistema ng pamamahala ng electronic ay upang idokumento ang pinanggagalingan ng mga bagong rekord sa isang lohikal at pare-parehong paraan para magamit sa hinaharap, pagkuha at imbakan. Ano ang bumubuo ng isang rekord ay itinatag sa pamamagitan ng manu-manong patakaran ng organisasyon na nakasulat sa mga pederal at estado batas sa isip. Kung tama na nakilala sa simula ng siklo ng buhay, ang isang rekord ay madaling mapuntahan hanggang sa magamit ang kapakinabangan ng rekord at mawawasak ito. Depende sa organisasyon, ang ilang mga rekord ay awtomatikong nalikha ng system kapag ang ilang data ay ipinasok sa computer. Ang ibang mga sistema ay nangangailangan ng isang indibidwal upang lumikha ng isang talaan ng mano-mano.
Gamitin
Sa sandaling ang isang rekord ay nilikha sa elektronikong paraan, ito ay karaniwang ipinamamahagi at ginagamit bilang tool na pang-impormasyon para sa mga layuning pang-negosyo o sa pamahalaan. Para sa kadahilanang ito, ang mga talaan ay naka-imbak sa isang repository para sa madaling pag-access. Habang aktibo, karamihan sa mga talaan ay warehoused, ngunit na-access sa pamamagitan ng isang database na may pagkilala ng impormasyon na label ang record.
Imbakan at Pagpapanatili
Matapos magamit ang isang file at hindi na kailangan ng regular, ang isang talaan ay madalas na nakaimbak bilang hindi aktibo. Ang mga rekord ay dapat na nakaimbak para sa pag-access bago maubos na ayon sa mga tuntunin na nakasaad bilang patakaran sa organisasyon. Ang bahagi ng dahilan para sa naturang diin sa tamang imbakan ay may kaugnayan sa mga isyu sa privacy. Ang maingat na patakaran sa organisasyon ay tumutukoy sa seguridad bilang pangunahing bahagi ng pagpapanatili ng responsableng rekord.
Disposition
Ang mga rekord ay dapat ma-access para sa isang tiyak na bilang ng mga taon upang sumunod sa mga batas ng pederal at estado. Karamihan sa patakaran ng organisasyon tungkol sa pagpapanatili ng rekord at disposisyon ay gumagamit ng mga pederal at estado na batas bilang pinakamababang mga kinakailangan para sa pagpapanatili ng rekord. Ang mga negosyo ay nagtatabi ng mga rekord para sa mga layuning litigasyon, kung sakaling sila ay pinilit na ipagtanggol ang ilang mga pagkilos ng negosyo na kinuha sa nakaraan. Ang mga rekord na itinatapon ay mahalaga. Dahil ang mga elektronikong file ay maaaring maibalik sa mga dalubhasang kamay, kritikal na mabubura ang mga elektronikong file nang walang posibleng paraan upang mabawi ang impormasyon.
