Sa pamamagitan ng proactive public relations strategy, ang isang kumpanya ay nagsasagawa ng panloob na pag-audit, kinikilala ang mga positibong tatak o mga mensahe ng produkto, at pagkatapos ay gumagamit ng iba't ibang mga tool sa PR upang ipaalam ito. Ang isang reaktibo na diskarte sa PR, sa kabilang banda, ay isang diskarte para sa pagsugpo ng mga negatibong kaganapan pagkatapos ng mangyari ito - kahit na ang mga matagumpay na kumpanya ay madalas na plano kung paano tumugon sa iba't ibang uri ng mga negatibong gawain bago mangyari ito.
Proactive PR at ang Promotional Mix
Ang proactive PR ay nangangahulugan na ang isang kumpanya ay gumagamit ng mga pagkakataon sa relasyon sa publiko bilang isang add-on sa bayad na mga mensahe sa advertising. Ang isang pag-audit ng PR ay isang estratehikong ebalwasyon ng mga lider ng kumpanya ng mga positibong katangian, gawain at parangal ng negosyo o mga produkto nito. Ang review na ito ay nakahanay nang malapit sa mga pangunahing benepisyo ng mga plano ng kumpanya upang itaguyod sa pamamagitan ng advertising. Kasunod ng pag-audit, ang departamento sa pagmemerkado ay maaaring bumuo ng isang estratehiya para sa komunikasyon, at maglalabas ng isang iskedyul para sa media coverage at PR activities.
Mga Proactive na Benepisyo at Mga Tool
Ang isang nakakahimok na pakinabang ng PR ay ang pagkakalagay ng mensahe ay walang gastos. Bagaman ang PR mismo ay nagsasangkot ng ilang mapagkukunan ng laang-gugulin, ang aktwal na coverage ng media ay libre. Ang kahusayan na ito ay nagbibigay-daan sa isang proactive na negosyo upang lubos na mapalawak ang abot at pag-uulit ng mga mensahe ng kanyang tatak na lampas sa kung ano ang badyet nito ay nagbibigay-daan. Sa pagiging proactive, ang kumpanya ay mas mahusay na nilagyan upang kontrolin ang "pampublikong pag-uusap" tungkol sa kanyang tatak. Ang mga pangunahing tool para sa proactive PR ay ang mga release ng pahayag, mga kwento ng balita, mga newsletter, mga kumperensya at mga interbyu. Habang walang garantiya ang media ay magpapakita ng isang mensahe tulad ng inilaan, ang proactive PR ay nagsasama ng mga pagsisikap upang bumuo ng mga relasyon sa mga lokal na miyembro ng media.
Reactive PR and Negative News
Sa kabila ng pinakamahusay na pagsisikap, walang negosyo na may 100 porsiyento na kontrol sa pampublikong pag-uusap tungkol sa tatak nito. Gayundin, ang mga kumpanya ay hindi perpekto, at ang mga pagkakamali ng mga tao sa anumang antas ng organisasyon ay maaaring humantong sa negatibong publisidad. Ang reaktibo PR ay tumutukoy sa kung paano pinangangasiwaan ng isang kumpanya ang mga negatibong pag-uusap sa merkado. Kung ang media ay nagpapatakbo ng isang kuwento tungkol sa isang negosyante na nagdadaya sa negosyo, halimbawa, ang kumpanya ay nangangailangan ng isang plano upang gumanti. Gumagamit ang mga samahan ng marami sa parehong mga tool upang labanan ang mga negatibong balita tulad ng ginagawa nila upang ma-promote ang mga positibong mensahe. Ang isang kumpanya ay maaaring magpadala ng pahayag o pahayag upang ipagtanggol ang posisyon nito. Upang tumugon sa mas nakakapinsala na balita, humihingi ng paumanhin o direktang tanggihan ang isang claim, ang mga lider ng kumpanya ay maaaring humawak ng isang press conference.
Reactive PR Limitations
Ang Reactive PR ay may ilang mga limitasyon, dahil ang mga kumpanya ay hindi maaaring magplano para sa marami sa mga mas nakakubli o hindi maarok na mga pangyayari na maaaring maranasan nila. Gayunpaman, ang matagumpay na mga kumpanya ay may posibilidad na magplano ng angkop na reaksyon sa harap ng halos anumang kahirapan. Ang kabiguang tumugon sa isang napapanahong paraan - o pagtugon sa isang paraan na nagbibigay-diin sa apoy ng isang galit na media o pampubliko - ay maaaring magpalala ng tatak ng paghihirap. Sa kaibahan, ang mga kumpanya na naghahanda ng isang komprehensibong reaktibo na diskarte ay maaaring mapigilan ang pinsala sa tatak o kahit na baligtarin ang negatibong momentum. Ang isang pahayag o kumperensya ng balita na kinikilala ang mga pagkakamali at gumawa ng mga partikular na pagpapahusay ay maaaring maglaman ng isang mapagpatawad na madla, halimbawa.
