Maraming mga organisasyon ay may mga problema, at upang magsulat ng isang memo tungkol sa paglutas ng problema dapat mong sundin ang mga tukoy na hakbang.. Bago ka makapagsulat ng isang memo kailangan mo ang lahat ng impormasyon na nauukol sa problema pati na rin ang mga indibidwal na kasangkot. Minsan ang paglutas ng problema ay isang bagay ng pagpapabuti ng komunikasyon.
Tukuyin o tukuyin ang problema ay. Ang iyong memo ay dapat magsimula sa isang pahayag ng problema. Ito ay isang mabilis na buod ng kung ano ang problema. Tiyaking inilagay mo ang impormasyong ito sa pinakasimpleng term na posible upang maunawaan ng lahat ng kasangkot ang problema.
Alamin ang mga posibleng dahilan ng problema. Ang iyong plano sa pagkilos ay maaaring magamit sa pag-aalis ng mga sanhi.
Isulat kung sino at ano ang apektado ng problema. Ilista ang lahat ng mga tao at kagawaran na apektado at ipaliwanag kung paano. Halimbawa, ang isang hindi sapat na sistema ng computer ay makakaapekto sa departamento ng serbisyo ng customer dahil hindi ito magagawang tumawag nang mabilis. Ito ay maaaring mabawasan ang kakayahang kumita ng isang kumpanya dahil ang mahinang serbisyo sa customer ay maaaring maging sanhi ng pagkawala ng market share.
Gumawa ng isang listahan ng mga posibleng solusyon sa problema. Ang isang solusyon ay maaaring maging isang kumpletong pag-upgrade sa sistema ng computer. Ang isa pang posibleng solusyon ay ang pag-upa ng higit pang mga kinatawan ng serbisyo sa customer upang mahawakan ang labis na mga tawag dahil sa isang mahinang sistema. Isulat ang maraming mga solusyon sa suliranin na maaari mong makabuo.
Magrekomenda ng pinakamabuting solusyon. Ipaliwanag kung bakit ang paraan na iyong pinili ay ang pinakamahusay. Tukuyin kung sino ang tutulong sa pagpapatupad nito. Dapat na isama ng iyong rekomendasyon ang mga gastos na magaganap. Siguraduhin na ang solusyon ay may panimulang oras at pagtatapos ng oras. Balangkasin ang mga indibidwal o mga kagawaran na lalahok sa solusyon.
