Huwag kailanman maliitin ang halaga kung gaano kalaki ang epekto sa etiquette ng telepono sa mga customer na nakikipag-ugnay sa iyong call center. Ang wastong etiketa ng telepono ay mahalaga sa isang mahusay na karanasan sa customer bilang kaalaman sa produkto o serbisyo at mga kasanayan sa paglutas ng problema. Ang parehong mga bagong-upa at patuloy na pagsasanay ay mahalaga sa parehong magturo at palakasin ang kasanayan sa telepono call center etiquette.
Pinakamahusay na Mga Kasanayan sa Etiquette ng Telepono
Ang mga pamamaraan ng call center ay dapat na mag-focus sa mga pinakamahusay na kasanayan para sa mahusay na tuntunin ng magandang asal ng telepono. Kabilang dito ang paggamit ng isang pormal na pagbati kung saan malinaw mong sinasabi ang iyong pangalan, pagtugon sa isang tumatawag gamit ang ginoo o ginang at hindi kailanman nakakaabala sa tumatawag. Ang pagpapaalam sa isang tumatawag upang tapusin ang isang pag-iisip o pangungusap ay hindi lamang magalang, kundi kailangan din upang maunawaan ang layunin ng tawag, o magbalangkas ng mga tanong upang tanungin kapag natapos na ang tumatawag, kaya lahat ay nasa parehong pahina. Ang pag-iwas sa pagkain o pag-inom habang nasa isang tawag ay isang pinakamahusay na kasanayan sa pag-iisip.
Vocal Etiquette
Sa kabila ng mahusay na intensyon, madali itong hindi makaligtaan ang tuntunin ng tinig sa boses sa isang busy call center. Kahit na ang iyong mga salita at impormasyon ay tama, kung paano makakapaghatid ka ng isang mensahe ay maaaring humantong sa isang hindi matagumpay na tawag. Tone, inflection, pitch, rate at lakas ng tunog ang lahat ng mga kritikal sa magandang vocal etiquette. Pag-highlight sa mga tamang salita o parirala, isang mas mababang pitch, nagsasalita nang dahan-dahan at malinaw, at hindi nagsasalita nang mahinahon o masyadong malakas ay mahalaga. Huwag ipagwalang-bahala ang iyong tono ng boses, na nakikipag-usap kung ano ang nararamdaman mo tungkol sa tumatawag.
