Maraming mga pamamaraan at proseso sa pagkuha, ngunit may ilang mga pamamaraan na dapat na pangkaraniwan sa lahat ng mga kagawaran ng pagkuha. Kabilang dito ang pagpili ng supplier, humihiling ng impormasyon, pagsusumite ng malambot, pagsusuri ng tender, award ng kontrata at inspeksyon..
Pinili ng Supplier
Ang mga samahan sa pangkalahatan ay mayroong ginustong listahan ng mga inaprubahang supplier na pinananatili ng departamento ng pagkuha. Ang mga ito ay mga kumpanya na sa pamamagitan ng isang proseso ng pagpili at natagpuan upang pinakamahusay na masiyahan ang mga pangangailangan ng isang kumpanya.
Humihiling ng Impormasyon
Kapag mayroong isang kinakailangan upang bumili ng mga item na ang kasalukuyang ginustong mga supplier ay hindi mapagkukunan, ang isang kumpanya ay karaniwang pagsisiyasat sa merkado. Ang pangangailangan ay ipapadala sa mga piniling supplier na hihilingin para sa isang bid. Para sa mga kahilingan na mababa ang halaga, isang impormal na kahilingan para sa impormasyon o isang kahilingan para sa isang quote ay ipinadala sa mga natukoy na mga supplier. Para sa mas mataas na halaga ng mga item, ang isang ganap na proseso ng tender ay susundan. Ito ay maaaring madalas tumagal ng hanggang anim na buwan mula sa pagkakakilanlan ng pangangailangan sa huling kontrata award.
Malambot na Pagbabalik
Ang mga supplier ay karaniwang hinihiling na ibalik ang kanilang mga tenders sa isang pinangalanang opisyal sa pamamagitan ng isang tinukoy na oras at petsa. Ang mga bid ay maaaring magsama ng isang paglalarawan ng serbisyo o kalakal na inihahandog ng tagapagtustos, ang iminungkahing gastos para sa pagsasakatuparan ng kinakailangang trabaho o pagbibigay ng kinakailangang mga supply, impormasyon sa pananalapi ng kumpanya at anumang mga katanungan na hiniling ng pagbili ng organisasyon ng potensyal na tagapagtustos.
Tender Evaluation
Kapag ang mga tenders / bids ay ibinalik, ang isang organisasyon sa pagbili ay karaniwang may isang tinukoy na oras kung saan upang suriin ang mga pagbabalik, gumawa ng isang desisyon sa kontrata at ipagbigay-alam sa matagumpay at hindi matagumpay na mga supplier. Bago ang pagpapadala ng mga dokumento na malambot, ang isang organisasyon sa pagbili ay magkakaroon ng pamantayan sa pagmamarka laban sa kung aling mga kandidato ay mamarkahan at namarkahan. Ang mga pagsasaalang-alang tulad ng presyo at kalidad ay karaniwang pamantayan ng pagmamarka.
Award ng Kontrata
Kapag ang mga tenders ay na-evaluate at nakapuntos, ang mga supplier ay maabisuhan sa isang pag-apruba o isang pagtanggi. Ang mga matagumpay na tagatustos ay aabisuhan din sa pamamagitan ng sulat. Ang pagkuha ng pinakamahusay na pagsasanay upang mag-alok ng hindi matagumpay na mga supplier ng pagkakataon para sa isang debriefing. Ito ay nagbibigay-daan sa kanila upang malaman kung bakit ang kanilang bid ay hindi pinili at upang mas mahusay na maunawaan ang mga tenders sa hinaharap.
Konklusyon ng Kontrata
Kapag ang serbisyo / supply ay naihatid, susuriin ng organisasyon sa pagbili na natugunan ang kalidad, dami at detalye. Sa puntong ito, ang organisasyon ay magbibigay ng pagbabayad. Sa maraming mga kaso, ito ay karaniwang kasanayan upang magkaroon ng isang pulong ng post-kontrata sa pagitan ng pagbili ng organisasyon at supplying organisasyon. Nagbibigay ito ng pagkakataon para sa bawat panig na mag-alok ng feedback at bumuo ng isang dokumentong post-mortem para sa mga aktibidad sa pagkontrata sa hinaharap.
