Ang email ay isang mahalagang bahagi ng maraming trabaho at negosyo. Ang mga komunikasyon sa email ng negosyo ay gumagawa ng impresyon na halos kasinghalaga ng mga pakikipag-usap sa harap-ng-mukha, at maaaring magtagal. Ang email ng negosyo ay dapat palaging magpapakita ng propesyonalismo at magkaroon ng isang layunin sa negosyo. Madali itong mahulog sa masamang mga gawi sa email, kaya ang palaging kamalayan at pagbabantay tungkol sa email verbiage ay kinakailangan at mahalaga sa isang propesyonal na imahe ng negosyo.
Patlang ng Paksa
Ang field na paksa ay mahalaga tulad ng katawan ng email. Ito ay isang propesyonal na heading sa iyong email na mensahe at nangangailangan ng mga salita na sumasalamin sa iyon. Gumamit ng wastong gramatika sa patlang ng paksa na walang maling spelling, at gumamit ng naaangkop na mga upper at lower case letter. Ibigay ang layunin ng iyong email sa isang maikli at maikli na parirala. "Tungkol sa Winfield Project," "Pagkuha ng Bumalik sa Iyo Tungkol sa Iyong Account," "Mga Tanong sa Software sa Oras at Pagdalo" ay mga halimbawa ng mga linya ng paksa tulad ng negosyo para sa mga mensaheng e-mail. Huwag gumamit ng slang, napakarumi na wika o kahit kaswal na parirala tulad ng "Hi," "Paano ito Pupunta?" O "Tanong."
Pagbati at Pag-sign-off
Gumamit ng mga propesyonal na pagbati at pag-sign-off upang panatilihin ang iyong mga elektronikong komunikasyon na kaayon sa mga propesyonal na imahe ng negosyo na nais mong ihatid sa pamamagitan ng email. Kahit na nag-e-email ka ng isang mahabang panahon, pamilyar na pakikipag-ugnayan sa negosyo kung kanino mayroon kang madalas na sulat, panatilihin ang iyong mga pagbati at pag-sign-off propesyonal at magalang. Para sa mga bago at hindi pamilyar na mga contact, gamitin ang "Mahal na G. Smith" at "Bumabati" para sa pagbati at pag-sign-off. Para sa higit pang pamilyar na mga contact, "Dear Amy" at "Pinahahalagahan ko ito!" Ay mas impormal na pa rin propesyonal.
Pag-format, Mga Attachment at Lagda ng Mga File
Ang pag-format sa email ng negosyo ay hindi kailangan at maaaring maging sanhi ng email na mahuli sa mga filter ng spam. Gumamit ng mga attachment nang may pag-aalaga at tanging may kauna-unahang kaalaman at pag-apruba ng tatanggap, lalo na ang malalaking mga attachment. Ang mga file ng lagda ay dapat na maikling hangga't maaari.
Wika at Tono
Ang wika at tono ng mga komunikasyon sa email ay dapat na propesyonal tulad ng iba pang mga nakasulat na komunikasyon. Gumamit ng kagandahang-loob, mahusay na gramatika, spelling, bokabularyo at bantas. Gumamit ng karaniwang wika ng negosyo, walang slang, kalapastanganan o kaswal na mga parirala. Mahalagang gumamit ng maalalahanin, magiliw na tono sa email. Huwag magsulat ng email kapag galit, sira o bigo. Ito ay dumating sa tono kahit na hindi sinasadya. Sumakay ng mas maraming pag-aalaga sa mga email na pang-wording tulad ng sa pakikipag-usap sa telepono at sa mukha sa mga kasosyo sa negosyo.
Mga Ipinagbabawal na Email
Huwag sumulat ng tatlong talata kung may sapat na dalawang pangungusap. Huwag gumamit ng email upang magalit sa galit o inis o sa disiplina sinuman. Huwag magpadala ng mga email nang magmadali - maglaan ng oras upang reread, i-spell-check at i-verify ang address ng tatanggap bago magpadala. Huwag abusuhin ang carbon copy at blind carbon copy sa mga email. Huwag gumamit ng email sa trabaho para sa mga layuning hindi gumagana.
