Ang isang maliit na sistema ng cash ay tumutulong sa mga negosyo na magbayad ng maliliit na gastusin nang walang pagtatala ng bawat transaksyon. Ito ay isang hiwalay na pondo ng cash na inilaan upang magbayad para sa mga supply o iba pang mga gastos sa mababang dolyar. Upang makontrol nang wasto ang petty cash fund at maitala nang wasto ito para sa mga layunin ng buwis, ang pondo ay dapat na naka-imbak sa isang ligtas na lokasyon at madalas na magkasundo.
Petty Cash System
Habang ang ilang mga tingian negosyo ay nagpapatakbo ng maliliit na gastusin sa labas ng kanilang mga kuryente, ang isang tamang sistema ng pera sa pera ay nangangahulugan ng pagtatabi ng isang nakapirming halaga ng pera sa isang kahon o drawer at ginagamit ito upang magbayad para sa maliliit na gastusin. Ang mga resibo para sa mga gastos ay papasok sa kahon kasama ang anumang pagbabago mula sa mga transaksyon. Ang kabuuan ng mga resibo at ang natitirang cash ay dapat palaging katumbas ng halaga na iyong sinimulan. Halimbawa, kung mayroon kang $ 100 na cash cash pondo at gumastos ng $ 27.52 sa mga supply ng opisina, ang iyong resibo para sa pagbili kasama ang natitirang pera sa pondo ay magbibigay ng hanggang $ 100.
Mga resibo
Ang IRS ay nangangailangan ng mga resibo para sa lahat ng gastos na higit sa $ 75, ngunit isang magandang ugali na makakuha ng mga resibo para sa bawat transaksyon sa cash, gaano man kaunti. Ang mga resibo ay magbibigay ng backup sa mga maliit na tseke ng muling pagdadagdag sa cash kapag kailangan mo pang itaas ang pondo. Kapag bumaba ang maliit na cash, palaging suriin ang balanse sa mga resibo bago magdagdag ng higit pa. Upang palitan ang pondo, magsulat ng isang kumpanya ng tseke sa "Petty Cash," cash ito at idagdag ang pera sa kahon. Ang mga resibo at maliit na cash reconciliation sheet ay papunta sa bookkeeper para makapasok sa sistema ng accounting.
Pag-uulat
Ang maliit na cash reconciliation sheet at mga resibo ay ang backup para sa maliit na check ng muling pagkarga ng cash. Ipasok ang mga ito bilang isang transaksyon sa rehistro ng bangko at ilaan ang mga sub-kabuuan sa bawat kategorya. Halimbawa, kung ang mga resibo ay nagdaragdag ng hanggang $ 97.12 at kumakatawan sa $ 29.88 sa mga supply ng opisina, $ 43.02 sa pagpapanatili at $ 24.22 sa pag-promote, ang transaksyon ay nag-debit ng Bangko $ 97.12 at kredito Mga Kagamitan sa Opisina $ 29.88, Pagpapanatili $ 43.02 at Promotion $ 24.22.
Pagpapanatiling Mga Rekord
Tulad ng ibang gastusin sa negosyo, hinihiling ng IRS na panatilihin mo ang mga resibo at iba pang back up para sa pitong taon. Ilakip ang mga resibo sa likod ng maliit na cash reconciliation sheet at file kapag ipinasok. Iimbak ang iyong mga resibo sa maliwanag na liwanag. Ang ilang mga resibo na naka-print sa thermal paper ay maglaho bago ang kinakailangan para sa imbakan ay natutugunan.
