Ang pag-oorganisa ng isang opisina ng batas ay isang mahusay na paraan para sa mga paralegal, mga legal na kalihim at mga ligal na katulong upang suportahan ang mga abugado. Sa mga maliliit na tanggapan ng batas, ang mga abogado ay maaaring mag-ayos ng kanilang sarili. Karamihan sa mga opisina ng batas ay may sentralisadong sistema ng pag-file, at ang mga file ng kaso ay sinisiyasat lamang sa mga abogado kapag kinakailangan para sa gawaing pangyayari. Dahil ang mga abugado ay naglalaan ng kanilang oras na nakikipagkita sa mga kliyente, dumadalo sa mga paglilitis sa korte, pagkuha ng mga pagtantya at pagsasagawa ng iba pang mga gawain sa kaso, umaasa sila sa organisasyon ng opisina upang makahanap ng mga gawaing papel kapag kinakailangan.
Mga Prospective Cases
Ang bawat abogado sa opisina ng batas ay nangangailangan ng isang sistema para sa pagsubaybay ng impormasyon na may kaugnayan sa mga prospective na kaso.Si Jim Wirken, abogado ng paglilitis sa sibil at tagapangulo ng lupon ng Wirken Law Group sa Kansas City, ay nagrerekomenda sa paggamit ng isang porma na tinatawag na isang Ulat ng Ulat ng Bagong Programa. Ang standard na form na ito ay tumutulong sa isang abogado na subaybayan ang isang prospective na impormasyon ng client, itago ang mga tala tungkol sa mga pag-uusap tungkol sa bagay at oras ng rekord na ginugol sa pagkonsulta sa bagay na ito. Kung ang isang file ng kaso ay binuksan sa ibang pagkakataon, maaaring gamitin ng isang abogado o taong may suporta ang form na ito upang lumikha ng isang file na papel at isang bagong file sa isang sistema ng database ng pamamahala ng kaso.
File Organization
Ang organisasyon ng file ay ang susi sa pag-aayos ng isang tanggapan ng batas. Ang prosesong ito ay mahalaga para sa pag-aayos ng mga file ng kaso at para sa pag-aayos ng mga talaan ng accounting. Tinutulungan din ng organisasyon ng file ang isang tanggapan ng batas na pinutol ang mga pananaw ng kliyente ng pag-aabuso sa karamdaman at pinadali ang pagpapanatili ng kliyente. Para sa mga file ng papel, ang isang opisina ng batas ay dapat bumuo ng isang sistema para sa pag-aayos ng bawat folder ng file. Halimbawa, sa bawat seksyon ng isang file, ang parehong uri ng mga dokumento ay dapat ilagay sa bawat oras. Sa bawat seksyon, ang mga dokumento ay maaaring mangailangan ng mga kulay na mga tab (na may mga numero o petsa) upang ipahiwatig kung saan nagsisimula at nagtatapos ang bawat dokumento. Ang mga papeles ay dapat na isumite sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod, alinman sa pinakabagong dokumento sa itaas o sa likod ng bawat seksyon.
Ang isang law firm ay maaaring bumuo ng isang file folder gabay at ibigay ito sa lahat ng mga empleyado. Maaaring kailanganin ng mga bagong clerks sa pag-file ang pagsasanay upang maunawaan ang gabay ng file. Ang mga abugado at legal na kawani ng suporta ay dapat umasa sa mga propesyonal na kawani ng pag-file para sa karamihan ng mga gawain sa pag-file.
Electronic Data Storage
Ang isang organisasyon ay maaari ding gumamit ng isang sistema ng database ng pamamahala ng kaso upang subaybayan ang impormasyon sa kaso at accounting. Ang ilang mga sistema ng pamamahala ng database ay kinabibilangan ng kakayahang mag-attach ng mga fax, elektronikong dokumento at mga na-scan na dokumento sa mga file ng kaso sa electronic database. Ang ilang mga database system ay lalong kapaki-pakinabang para sa mga di-regular na gawain, tulad ng pag-check kung ang isang abogado ay may kontrahan ng interes sa kumakatawan sa isang kliyente (na maaaring humantong sa isang etikal na paglabag).
Ang mga empleyado at mga abogado ay dapat tumanggap ng pagsasanay sa kung paano gamitin ang sistema ng pamamahala ng database upang mag-imbak ng elektronikong impormasyon. Maaaring naisin ng isang opisina ng batas na limitahan ang mga profile ng mga gumagamit na maaaring magpasok o magtanggal ng mga tala upang maiwasan ang pagkawala ng mahalagang impormasyon ng kliyente.
